Organiser un atelier de feedback sans rien oublier
Un atelier de feedback demande plus qu’une salle et quelques questions. Il faut cadrer le programme, préparer les supports, répartir les rôles et vérifier la technique avant l’arrivée des participants. Cette checklist regroupe les 42 tâches et 27 fournitures du plan, de la réservation de la salle au premier tour de retours. Utilise-la pour avancer dans l’ordre et éviter les oublis de dernière minute, notamment les besoins alimentaires, les badges et les câbles de présentation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle d’atelier
Élaborer le programme et les méthodes de travail
2 personnes
Rédiger les questions de feedback
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Répartir les facilitateurs et les rôles
2 personnes
Préparer les feuilles de travail et les formulaires
2 personnes
Préparer la présentation et le minuteur
Envoyer la confirmation aux participants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Stocker le catering au frais
2 personnes
Tester la technique à l’avance
Événement
Ouvrir et vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher l'équipement de présentation
Préparer le matériel de travail
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Assurer l’accueil et l’enregistrement
2 personnes
Présenter l'atelier
Animer le premier tour de retours
3 personnes
Servir les boissons et les snacks de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer le deuxième tour de retours
3 personnes
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Animer la troisième série de retours
3 personnes
Recueillir les points d’action
2 personnes
Clôturer l'atelier
Suivi
Rassembler les déchets et la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Débrancher et emballer le matériel technique
2 personnes
Stocker la restauration restante
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Traiter les formulaires de feedback
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de travailqté 6
- Chaisesqté 36
- Table d'inscription
- Table de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 36
- Verres à eauqté 36
- Assiettesqté 36
- Couvertsqté 36
- Saladiers de serviceqté 8
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Carafes d’eauqté 4
- Glacièresqté 2
- Cuillères de serviceqté 8
Décoration
- Porte-nomsqté 36
- Chemins de tableqté 6
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Courses
- Courses
Conseils
- Commence par réserver la salle et définir le programme avant d’envoyer les invitations. Prévois ensuite un délai suffisant pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
- Rédige les questions de feedback avant de préparer les feuilles de travail. Teste-les avec une personne en amont afin de vérifier que chaque question peut être traitée dans le temps prévu.
- Envoie une confirmation aux participants après la clôture des inscriptions, avec les horaires et les informations pratiques. Mets à jour la liste des participants jusqu’au jour de l’atelier pour préparer les badges nominatifs.
- Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises à l’avance. Le jour même, branche l’équipement avant l’accueil plutôt que pendant l’installation des groupes.
- Prépare la salle en installant les tables de travail, les chaises et la table d’inscription avant l’arrivée du premier participant. Garde le catering au frais et installe le café, le thé et les carafes d’eau juste avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Comment organiser un atelier de feedback ?
- Commence par réserver la salle, puis définis le programme, les méthodes et les questions. Enchaîne avec les invitations, les inscriptions, la répartition des rôles, la préparation des supports et un test technique avant le jour J.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier de feedback ?
- Envoie-les dès que la salle, la date et le programme provisoire sont fixés. Prévois ensuite un délai d’au moins quelques jours pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et mettre à jour la liste des participants.
- Quel matériel prévoir pour un atelier de feedback ?
- Prévois des tables et des chaises, une table d’inscription, des porte-noms, les feuilles de travail, un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur, un câble HDMI, des rallonges et des multiprises. Ajoute aussi le matériel de café, les carafes d’eau et les éléments de nettoyage.
- Que vérifier le jour d’un atelier de feedback ?
- Ouvre la salle en avance pour vérifier les tables, les chaises, l’équipement de présentation et le matériel de travail. Prépare ensuite l’accueil, les badges, le café et le thé avant l’arrivée des participants, puis lance le premier tour de retours selon le programme.
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