Organiser une convention fantasy sans rien oublier

Une convention fantasy demande plus qu’un décor avec des bannières et des figurines de dragon. Il faut coordonner le programme, les intervenants, les ateliers, les inscriptions, le cosplay, les tables de RPG et toute l’installation sur place. Cette checklist de 78 tâches et 83 fournitures suit l’ordre logique, de la réservation du lieu jusqu’à l’ouverture des portes. Elle t’aide aussi à anticiper les éléments souvent préparés trop tard : badges, signalétique, besoins alimentaires et tests audiovisuels.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Contacter les intervenants et les animateurs d’atelier
2 personnes
Contacter les fournisseurs et vendeurs
2 personnes
Faire les réservations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions aux ateliers
2 personnes
Inscrire au concours de cosplay
2 personnes
Préparer les questions du quiz
2 personnes
Répartir les tables de RPG
2 personnes
Créer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Baliser l’entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les panneaux d’information
2 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Monter le mur photo
3 personnes
Installer les tables de RPG
3 personnes
Aménager la salle d’atelier
3 personnes
Aménager la salle de quiz
2 personnes
Installer les tables de vente
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les espaces
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Animer les conférences
2 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Animer des sessions de RPG
5 personnes
Accueil des vendeurs
2 personnes
Assurer le stand de vente
2 personnes
Animer le concours de cosplay
3 personnes
Accompagner le jury de cosplay
3 personnes
Animer le quiz fantasy
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Mettre à jour les changements de programme
Enregistrer les objets trouvés
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Fermer l'espace de vente
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteauxqté 4
Nappesqté 18
Tables hautesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Bannières fantasyqté 12
Guirlandesqté 10
Lierre artificielqté 8
Bougies LEDqté 40
Mallettes au trésorqté 4
Épées artificiellesqté 6
Figurines de dragonqté 4
Mur photo
Accessoires de fond photoqté 25
Colle et ruban adhésifqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 6
Réveilsqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 8
Tire-bouchonsqté 4
plateauxqté 6

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Supports de badges nominatifsqté 120
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Caissesqté 2
Plateaux pour espècesqté 2
Braceletsqté 120

Papeterie

Flyers du programmeqté 150
Plansqté 120
Formulaires d'inscriptionqté 150
Feuilles de quizqté 120
Formulaires d’évaluationqté 30
Papier A4qté 2
Panneaux indicateursqté 20
Marqueursqté 30

Matériel de jeu

Jeux de dés RPGqté 20
Bacs à désqté 6
Cartes à jouerqté 12
Blocs-notesqté 30
Crayonsqté 60
Miniaturesqté 80
Tapis de jeuqté 6
Sabliersqté 6

Prix

Prix médaillesqté 6
Chèques-cadeauxqté 6
Trophéesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Pilesqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Chariot de nettoyage

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de contacter les intervenants : le programme dépendra de la capacité des salles, du nombre de tables de RPG et des espaces nécessaires pour les ateliers et le concours de cosplay.
Ouvre les inscriptions suffisamment tôt pour suivre séparément les participants, les ateliers et le concours de cosplay. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires afin d’éviter les changements de dernière minute.
Prépare le programme, les questions du quiz et le plan des espaces avant l’impression. Garde une version numérique à jour : les horaires ou les salles peuvent encore changer après l’impression des badges et du programme.
Teste les ordinateurs portables, projecteurs, écrans, haut-parleurs et microphones avant l’arrivée du public. Prévois aussi le ruban adhésif et la colle pour fixer la signalétique, les bannières et les éléments du mur photo.
Le jour J, ouvre le lieu assez tôt pour installer tables, chaises, tabourets, portants et porte-manteaux. Mets les boissons au frais avant l’accueil et balise l’entrée avant que les premiers visiteurs ne cherchent leur salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une convention fantasy ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et publier la promotion. Ajoute 2 à 3 semaines si le programme comporte plusieurs ateliers, un concours de cosplay et des tables de RPG.
Quand ouvrir les inscriptions pour une convention fantasy ?: Ouvre le formulaire environ 6 à 8 semaines avant la convention. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, de répartir les tables de RPG, d’inscrire les participants au cosplay et de recueillir les besoins alimentaires.
Quand préparer les badges et le programme ?: Prépare les badges nominatifs et le programme 7 à 10 jours avant l’événement, une fois les horaires et les salles presque définitifs. Imprime une petite réserve de badges vierges pour les changements de dernière minute.
Quel matériel prévoir pour les conférences et les ateliers ?: Vérifie au moins 5 jours avant la convention les ordinateurs portables, projecteurs, écrans de projection, haut-parleurs et microphones. Fais un test complet dans le lieu, avec les branchements et les fichiers réellement utilisés le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.