Checklist para organizar una convención de fantasía
Organizar una convención de fantasía requiere coordinar muchas piezas: invitados, talleres, partidas de RPG, cosplay, concursos y zonas de descanso. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que suele hacerse, desde reservar el lugar hasta abrir las puertas. También contempla detalles que se suelen dejar para el último momento, como las preferencias dietéticas, las acreditaciones, el plano de las salas y la comprobación del equipo audiovisual. Úsala para repartir responsabilidades y revisar el montaje sin depender de la memoria.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Contactar a los ponentes y coordinadores de talleres
2 personas
Contactar con proveedores y vendedores
2 personas
Hacer reservas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar las inscripciones del taller
2 personas
Inscribirse en el concurso de cosplay
2 personas
Elaborar preguntas del quiz
2 personas
Distribuir las mesas de RPG
2 personas
Hacer el plano
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Cerrar el acceso
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar el photocall
3 personas
Montar mesas de RPG
3 personas
Montar la sala del taller
3 personas
Montar la sala del quiz
2 personas
Preparar las mesas de venta
3 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Probar el material de presentación
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
Abrir la entrada
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Indicar a los visitantes las salas
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Acompañar las conferencias
2 personas
Guiar talleres
4 personas
Coordinar sesiones de RPG
5 personas
Recibir a los vendedores
2 personas
Atender la zona de ventas
2 personas
Presentar el concurso de cosplay
3 personas
Coordinar al jurado de cosplay
3 personas
Presentar el concurso de fantasía
2 personas
Entregar premios
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Actualizar los cambios del programa
Registrar objetos perdidos
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
Cerrar la zona de ventas
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 4
- Percheroscant. 4
- Mantelescant. 18
- Mesas altascant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 150
- Platos de postrecant. 100
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras de aguacant. 8
Decoración
- Banderas de fantasíacant. 12
- Guirnaldascant. 10
- Hiedra artificialcant. 8
- Velas LEDcant. 40
- Cofres del tesorocant. 4
- Espadas de atrezzocant. 6
- Figuras de dragóncant. 4
- Photowall
- Accesorios para el photocallcant. 25
- Pegamento y cinta adhesivacant. 10
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Memorias USBcant. 4
- Baterías externascant. 6
- Despertadorescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzascant. 6
- Cucharonescant. 8
- Abrebotellascant. 4
- bandejascant. 6
Registro
- Mesas de registrocant. 2
- Portanombrescant. 120
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Cajas registradorascant. 2
- Bandejas para efectivocant. 2
- Pulserascant. 120
Artículos de papel
- Folletos del programacant. 150
- Planoscant. 120
- Formularios de inscripcióncant. 150
- Hojas del quizcant. 120
- Formularios de evaluacióncant. 30
- Papel A4cant. 2
- Carteles direccionalescant. 20
- Rotuladorescant. 30
Material de juego
- Sets de dados de RPGcant. 20
- Cubetas para dadoscant. 6
- Cartascant. 12
- Bloc de notascant. 30
- Lápicescant. 60
- Miniaturascant. 80
- Tapetes de juegocant. 6
- Cronómetros de arenacant. 6
Premios
- Premios de medallascant. 6
- Tarjetas regalocant. 6
- Trofeoscant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Focos LEDcant. 6
- Bateríascant. 40
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 4
- Carro de limpieza
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de anunciar nada: necesitas confirmar aforo, mesas, sillas, proyectores, pantallas, altavoces y micrófonos disponibles.
- Publica el programa cuando ya tengas confirmados a los ponentes y coordinadores de talleres. Deja al menos una revisión antes de imprimirlo para evitar cambios en horarios o salas.
- Controla por separado las inscripciones generales, los talleres y el concurso de cosplay. Comprueba cada lista y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
- Prepara el plano y distribuye las mesas de RPG antes del montaje. Así sabrás dónde colocar mesas altas, taburetes, percheros, photowall y las zonas de circulación.
- Haz una comprobación final de materiales y enfría las bebidas antes de abrir el recinto. Las acreditaciones, el programa impreso, los vasos reutilizables y los accesorios del photocall suelen quedarse para el final.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar una convención de fantasía?
- Empieza al menos 3 meses antes de la fecha prevista. Ese margen permite fijar lugar y programa, contactar con ponentes y proveedores, abrir inscripciones y corregir cambios antes de imprimir acreditaciones y programas.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una convención de fantasía?
- Ábrelas cuando el lugar, la fecha y la estructura básica del programa estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Mantén una lista separada para talleres y otra para el concurso de cosplay.
- ¿Cuándo se prepara el programa de la convención?
- Prepara un primer programa entre 4 y 6 semanas antes y revísalo una semana antes del evento. Imprime la versión definitiva solo después de confirmar ponentes, salas, horarios y mesas de RPG.
- ¿Qué hay que revisar el día antes de una convención de fantasía?
- El día anterior comprueba materiales, equipo audiovisual, acreditaciones, plano, programa impreso y lista de la compra. Enfría las bebidas y deja preparado el montaje de mesas y sillas para que la apertura no dependa de una sola persona.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!