Fantasy-Convent organisieren: die komplette Checkliste

Ein Fantasy-Convent braucht früh eine klare Struktur: Termin und Ort, Programm, Anmeldungen und Helfer müssen aufeinander abgestimmt sein. Plane Workshops, RPG-Tische und den Cosplay-Wettbewerb nicht erst in der letzten Woche, weil freie Plätze und Technik schnell knapp werden. Kurz vor dem Termin zählen Raumplan, Namensschilder, gedrucktes Programm sowie Getränke und Materialien. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Referenten und Workshopleiter ansprechen
2 Personen
Lieferanten und Verkäufer ansprechen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Workshop-Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Cosplay-Wettbewerb anmelden
2 Personen
Quizfragen zusammenstellen
2 Personen
RPG-Tische einteilen
2 Personen
Lageplan erstellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programm drucken
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Eingang absperren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Infotafeln aufstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Fotowand aufbauen
3 Personen
RPG-Tische einrichten
3 Personen
Workshopraum einrichten
3 Personen
Quizraum einrichten
2 Personen
Verkaufstische aufstellen
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Präsentationsmaterial testen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Eingang öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Besucher zu den Räumen leiten
2 Personen
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
Vorträge betreuen
2 Personen
Workshops betreuen
4 Personen
RPG-Sitzungen leiten
5 Personen
Verkäufer empfangen
2 Personen
Verkaufsstand betreuen
2 Personen
Cosplay-Wettbewerb moderieren
3 Personen
Cosplay-Jury begleiten
3 Personen
Fantasy-Quiz präsentieren
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Programmänderungen aktualisieren
Fundgegenstände registrieren
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
Verkaufsbereich schließen
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien einpacken
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Dankesnachricht versenden
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 18
StehtischeAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Dekoration

Fantasy-BannerAnz. 12
GirlandenAnz. 10
Künstlicher EfeuAnz. 8
LED-KerzenAnz. 40
SchatztruhenAnz. 4
Künstliche SchwerterAnz. 6
DrachenfigurenAnz. 4
Fotowand
Fotowand-AccessoiresAnz. 25
Kleber und KlebebandAnz. 10

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
USB-SticksAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
WeckerAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
TablettsAnz. 6

Registrierung

RegistrierungstischeAnz. 2
NamensschildhalterAnz. 120
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
KassenAnz. 2
BargeldschälchenAnz. 2
ArmbänderAnz. 120

Papierwaren

ProgrammflyerAnz. 150
PläneAnz. 120
AnmeldeformulareAnz. 150
QuizformulareAnz. 120
BewertungsformulareAnz. 30
A4-PapierAnz. 2
WegweiserAnz. 20
StifteAnz. 30

Spielmaterial

RPG-WürfelsätzeAnz. 20
WürfelkästenAnz. 6
SpielkartenAnz. 12
NotizblöckeAnz. 30
BleistifteAnz. 60
MiniaturenAnz. 80
SpielmattenAnz. 6
SanduhrenAnz. 6

Preise

MedaillenpreiseAnz. 6
GeschenkgutscheineAnz. 6
TrophäenAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
BatterienAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 3
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
Reinigungswagen

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Raumaufteilung spätestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Für Workshops, Quiz, RPG-Tische und den Cosplay-Wettbewerb brauchst du feste Zeitfenster, Räume und verantwortliche Personen.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Teilnahmebedingungen und Workshop-Plätze feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular und prüfe die Anmeldungen mindestens zweimal pro Woche.
Plane Technik und Sitzplätze pro Programmpunkt. Prüfe Projektoren, Leinwände, Lautsprecher, Mikrofone und Laptops 7 Tage vorher und teste sie am Veranstaltungstag noch einmal vor dem Einlass.
Drucke Programm, Lageplan und Namensschilder nicht erst am Vorabend. Rechne pro angemeldeter Person mit einem Namensschild und drucke etwa 10 Prozent Reserve.
Kläre den Aufbau mit konkreten Zeiten: Stelle Tische und Stühle zuerst auf, richte danach Bar, Kleiderständer und Dekoration ein und stelle die Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt. Klebeband, Kleber und Ersatzmaterial werden beim Dekorieren häufig vergessen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Fantasy-Convent planen?: Beginne etwa 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Ort, Programm und Referierenden. Die Anmeldung und Werbung können anschließend 6 bis 8 Wochen vor dem Termin starten.
Wie viele Sitzplätze braucht ein Fantasy-Convent?: Plane für jeden angemeldeten Gast einen Sitzplatz bei Workshops, Quiz und RPG-Runden. Ergänze je Raum 10 Prozent Reserve, damit verspätete Anmeldungen oder zusätzliche Teilnehmende nicht sofort zum Problem werden.
Wann sollte die Technik für einen Fantasy-Convent geprüft werden?: Kontrolliere Laptops, Projektoren, Leinwände, Lautsprecher und Mikrofone 7 Tage vorher. Teste am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass Bild, Ton und Stromanschlüsse.
Wie viel Reserve sollte man für Namensschilder und Geschirr einplanen?: Drucke etwa 10 Prozent mehr Namensschilder als Anmeldungen vorliegen. Bei Bechern, Tellern und Besteck sind ebenfalls 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll, besonders wenn Getränke und Essen über mehrere Stunden angeboten werden.

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