Que faut-il acheter pour une convention fantasy ?

Une convention fantasy demande plus qu’une décoration thématique : il faut aménager les espaces de jeux, les ateliers, l’accueil, les costumes et les pauses. Prévoyez du mobilier modulable, de la vaisselle réutilisable et un équipement audiovisuel adapté au programme. Les badges, les supports imprimés et le matériel de signalétique sont souvent oubliés jusqu’à la dernière semaine. Cette liste rassemble les achats et le matériel à prévoir pour accueillir les participants dans de bonnes conditions.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteauxqté 4
Nappesqté 18
Tables hautesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Bannières fantasyqté 12
Guirlandesqté 10
Lierre artificielqté 8
Bougies LEDqté 40
Mallettes au trésorqté 4
Épées artificiellesqté 6
Figurines de dragonqté 4
Mur photo
Accessoires de fond photoqté 25
Colle et ruban adhésifqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 6
Réveilsqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 8
Tire-bouchonsqté 4
plateauxqté 6

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Supports de badges nominatifsqté 120
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Caissesqté 2
Plateaux pour espècesqté 2
Braceletsqté 120

Papeterie

Flyers du programmeqté 150
Plansqté 120
Formulaires d'inscriptionqté 150
Feuilles de quizqté 120
Formulaires d’évaluationqté 30
Papier A4qté 2
Panneaux indicateursqté 20
Marqueursqté 30

Matériel de jeu

Jeux de dés RPGqté 20
Bacs à désqté 6
Cartes à jouerqté 12
Blocs-notesqté 30
Crayonsqté 60
Miniaturesqté 80
Tapis de jeuqté 6
Sabliersqté 6

Prix

Prix médaillesqté 6
Chèques-cadeauxqté 6
Trophéesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Pilesqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Chariot de nettoyage

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 3 paquets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 10 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Ginger ale - 6 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Glaçons - 15 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Pretzels - 6 sacs
- Popcorn - 6 sachets
- Croustillants de riz - 4 paquets
- Dés de fromage - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Mandarines - 4 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce salsa - 2 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Miniwraps - 150 pièces
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Petits pains multicéréales - 80 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Tartinades végétariennes - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Garniture pour wraps au houmous - 3 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Laitue - 4 pièces
- Œufs - 60 pièces
- Farine - 3 kilos
- Levure chimique - 2 sachets
- Sucre vanillé - 2 sachets
- Cannelle - 1 pot
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Chocolat noir - 2 kilos
- Chocolat au lait - 2 kilo
- Mélange de bonbons - 4 kilo
- Guimauves - 2 kilo
- Biscuits sans allergènes - 4 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Garniture végane - 1 kilo
- Wraps vegan - 30 pièces
- Serviettes - 600 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs poubelle bleus - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons

Conseils

Prévoyez une place assise par participant pour les conférences et les tables de RPG, puis ajoutez 10 % de chaises pour les intervenants, les accompagnants et les changements de salle.
Pour les boissons, comptez 2 à 3 verres réutilisables par personne sur la journée si aucun lavage n’est possible entre les pauses. Ajoutez une carafe d’eau par table de 6 à 8 personnes.
Réservez au moins un portant à vêtements pour 20 à 30 participants costumés et prévoyez un portemanteau près de l’entrée. Les accessoires de cosplay encombrants ne doivent pas bloquer les passages.
Testez les ordinateurs portables, projecteurs, écrans, haut-parleurs et microphones 24 heures avant l’ouverture. Gardez les câbles, adaptateurs et rallonges dans une caisse identifiée pour éviter une recherche au dernier moment.
Achetez la décoration avant l’installation finale : les bannières, guirlandes, lierre artificiel, bougies LED et accessoires photo nécessitent souvent de la colle ou du ruban adhésif. Gardez une réserve d’environ 10 % pour les éléments abîmés pendant le montage.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une convention fantasy ?: Prévoyez une chaise par participant assis, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 100 personnes, cela représente environ 110 chaises, sans compter les sièges réservés aux intervenants si ceux-ci ne sont pas inclus.
Combien de gobelets faut-il pour une convention fantasy ?: Comptez 2 à 3 gobelets réutilisables par personne pour une journée sans lavage intermédiaire. Pour 100 participants, prévoyez donc 200 à 300 gobelets, davantage si les pauses sont nombreuses.
Quand acheter la décoration et le matériel technique ?: Achetez la décoration et la vaisselle au moins 2 à 3 semaines avant l’événement. Vérifiez les projecteurs, écrans, microphones et haut-parleurs 24 heures avant l’ouverture, avec tous les câbles et adaptateurs nécessaires.
Combien de tables faut-il pour les jeux de rôle ?: Prévoyez une table par groupe de RPG, avec 5 à 7 chaises autour selon le format des parties. Ajoutez une table pour l’accueil, une pour les ateliers et une zone séparée pour les boissons si le lieu le permet.

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