Qué necesitas para una convención de fantasía
Una convención de fantasía necesita más que disfraces y decoración temática. Esta lista reúne el mobiliario, la vajilla, los elementos decorativos y el equipo para recibir al público, organizar talleres, partidas de RPG, concursos y presentaciones. Antes de comprar, calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y separa lo que se monta el día anterior de lo que debe estar listo al abrir. También conviene revisar con tiempo las necesidades técnicas de ponentes y coordinadores.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 4
- Percheroscant. 4
- Mantelescant. 18
- Mesas altascant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 150
- Platos de postrecant. 100
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras de aguacant. 8
Decoración
- Banderas de fantasíacant. 12
- Guirnaldascant. 10
- Hiedra artificialcant. 8
- Velas LEDcant. 40
- Cofres del tesorocant. 4
- Espadas de atrezzocant. 6
- Figuras de dragóncant. 4
- Photowall
- Accesorios para el photocallcant. 25
- Pegamento y cinta adhesivacant. 10
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Memorias USBcant. 4
- Baterías externascant. 6
- Despertadorescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzascant. 6
- Cucharonescant. 8
- Abrebotellascant. 4
- bandejascant. 6
Registro
- Mesas de registrocant. 2
- Portanombrescant. 120
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Cajas registradorascant. 2
- Bandejas para efectivocant. 2
- Pulserascant. 120
Artículos de papel
- Folletos del programacant. 150
- Planoscant. 120
- Formularios de inscripcióncant. 150
- Hojas del quizcant. 120
- Formularios de evaluacióncant. 30
- Papel A4cant. 2
- Carteles direccionalescant. 20
- Rotuladorescant. 30
Material de juego
- Sets de dados de RPGcant. 20
- Cubetas para dadoscant. 6
- Cartascant. 12
- Bloc de notascant. 30
- Lápicescant. 60
- Miniaturascant. 80
- Tapetes de juegocant. 6
- Cronómetros de arenacant. 6
Premios
- Premios de medallascant. 6
- Tarjetas regalocant. 6
- Trofeoscant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Focos LEDcant. 6
- Bateríascant. 40
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 4
- Carro de limpieza
Catering
- Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Chocolate caliente - 3 paquetes
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 10 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 2 kilos
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Ginger ale - 6 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Agua sin gas - 18 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 4 cajas
- Cubitos de hielo - 15 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Pretzels - 6 bolsas
- Palomitas - 6 bolsas
- Galletas de arroz - 4 bolsas
- Dados de queso - 3 kilo
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 5 kilos
- Plátanos - 4 kilos
- Mandarinas - 4 kilos
- Pepinos - 3 kilos
- Zanahorias - 3 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Pimientos - 2 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Salsa de salsa - 2 botes
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Mini wraps - 150 unidades
- Panecillos blancos - 100 unidades
- Panes multicereal - 80 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Untables vegetarianos - 2 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Relleno para wraps de hummus - 3 kilo
- Rúcula - 1 kilo
- Lechuga - 4 piezas
- Huevos - 60 unidades
- Harina - 3 kilo
- Levadura en polvo - 2 sobres
- Azúcar vainillado - 2 sobres
- Canela - 1 tarro
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 120 unidades
- Mini muffins - 120 unidades
- Chocolate negro - 2 kilo
- Chocolate con leche - 2 kilo
- Mezcla de dulces - 4 kilos
- Malvaviscos - 2 kilos
- Galletas sin alérgenos - 4 paquetes
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Coberturas veganas - 1 kilo
- Wraps veganos - 30 unidades
- Servilletas - 600 unidades
- Pajitas de papel - 200 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas de basura azules - 50 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiador de inodoro - 3 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Esponjas - 12 unidades
- Guantes de goma - 12 pares
- Jabón de manos - 8 botellas
- Desinfectante de manos - 8 botellas
Consejos
- Calcula al menos una silla por asistente sentado y reserva entre un 5 % y un 10 % adicional para cambios de última hora. Para las mesas de RPG, cuenta una mesa por grupo y comprueba el plano antes del montaje.
- Prepara la vajilla según el aforo confirmado: vasos reutilizables, platos, cubiertos y servilletas para cada persona, más un 10 % extra. Las tazas de café y las jarras de agua suelen olvidarse hasta el mismo día.
- Prueba portátiles, proyectores, pantallas, altavoces y micrófonos al menos 24 horas antes. Lleva cables, adaptadores y cinta adhesiva de repuesto: una presentación sin conexión o un micrófono sin batería puede retrasar todo el programa.
- Monta la decoración temática con pegamento y cinta adhesiva sin bloquear salidas ni pasillos. Coloca el photocall, los accesorios, las banderas, las guirnaldas y las velas LED antes de abrir el acceso, no durante la llegada del público.
- Enfría las bebidas y prepara las bandejas de servicio con antelación. Revisa las preferencias dietéticas y separa los alimentos o utensilios especiales por zonas para evitar confusiones durante los descansos.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una convención de fantasía?
- Calcula una silla por persona que deba sentarse y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Si esperas 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas, además de las necesarias para ponentes y personal.
- ¿Cuándo debo comprobar el equipo audiovisual?
- Haz una primera prueba entre 48 y 72 horas antes y una segunda comprobación el día anterior. Verifica cada portátil, proyector, pantalla, altavoz y micrófono en la sala donde se utilizará.
- ¿Cuántos vasos y platos compro para el evento?
- Compra una unidad por asistente para cada pieza de vajilla reutilizable y añade un 10 % extra. Para 100 personas, prepara al menos 110 vasos, platos, cubiertos y platos de postre si ambos servicios están previstos.
- ¿Cuándo hay que montar la decoración de la convención?
- Monta la decoración principal el día anterior o, como mínimo, dos horas antes de abrir el acceso. Deja para el final únicamente los elementos frágiles, los accesorios del photocall y aquello que pueda estorbar durante el montaje del mobiliario.
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