Fantasy-Convent: Einkaufsliste und Ausstattung

Für eine Fantasy-Convent brauchst du mehr als Banner und Kostüme. Neben Tischen, Sitzplätzen und Geschirr müssen Technik, Beschilderung und thematische Dekoration rechtzeitig bereitstehen. Plane Getränke, Kaffee und Snacks nach der Teilnehmerzahl und halte zusätzliche Becher sowie Besteck bereit. Diese Einkaufsliste deckt die Ausstattung für Workshops, Vorträge, RPG-Runden, den Cosplay-Wettbewerb und gemeinsame Pausen ab.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 18
StehtischeAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Dekoration

Fantasy-BannerAnz. 12
GirlandenAnz. 10
Künstlicher EfeuAnz. 8
LED-KerzenAnz. 40
SchatztruhenAnz. 4
Künstliche SchwerterAnz. 6
DrachenfigurenAnz. 4
Fotowand
Fotowand-AccessoiresAnz. 25
Kleber und KlebebandAnz. 10

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
USB-SticksAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
WeckerAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
TablettsAnz. 6

Registrierung

RegistrierungstischeAnz. 2
NamensschildhalterAnz. 120
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
KassenAnz. 2
BargeldschälchenAnz. 2
ArmbänderAnz. 120

Papierwaren

ProgrammflyerAnz. 150
PläneAnz. 120
AnmeldeformulareAnz. 150
QuizformulareAnz. 120
BewertungsformulareAnz. 30
A4-PapierAnz. 2
WegweiserAnz. 20
StifteAnz. 30

Spielmaterial

RPG-WürfelsätzeAnz. 20
WürfelkästenAnz. 6
SpielkartenAnz. 12
NotizblöckeAnz. 30
BleistifteAnz. 60
MiniaturenAnz. 80
SpielmattenAnz. 6
SanduhrenAnz. 6

Preise

MedaillenpreiseAnz. 6
GeschenkgutscheineAnz. 6
TrophäenAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
BatterienAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 3
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
Reinigungswagen

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Heiße Schokolade - 3 Packungen
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfettmilch - 10 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 2 Kilo
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Ginger Ale - 6 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Stillwasser - 18 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 4 Kisten
- Eiswürfel - 15 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Brezeln - 6 Beutel
- Popcorn - 6 Beutel
- Reiswaffeln - 4 Beutel
- Käsewürfel - 3 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 5 Kilo
- Bananen - 4 Kilo
- Mandarinen - 4 Kilo
- Gurken - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Salsasoße - 2 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Mini-Wraps - 150 Stück
- Weiße Brötchen - 100 Stück
- Mehrkornbrötchen - 80 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Frischkäse - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Vegetarische Aufstriche - 2 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilo
- Hummus-Wrap-Füllung - 3 Kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Salat - 4 Köpfe
- Eier - 60 Stück
- Mehl - 3 kilo
- Backpulver - 2 Tütchen
- Vanillezucker - 2 Beutel
- Zimt - 1 Glas
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 120 Stück
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Dunkle Schokolade - 2 Kilo
- Milchschokolade - 2 Kilo
- Süßigkeitenmix - 4 Kilo
- Marshmallows - 2 Kilo
- Allergiefreie Kekse - 4 Packungen
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Vegane Aufstriche - 1 Kilo
- Vegane Wraps - 30 Stück
- Servietten - 600 Stück
- Papierstrohhalme - 200 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Blaue Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Toilettenreiniger - 3 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Schwämme - 12 Stück
- Gummihandschuhe - 12 Paar
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flaschen

Tipps

Rechne pro Person mit mindestens 2 bis 3 Getränken für die erste Stunde und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser in Kannen bereit und kühle die Getränke spätestens am Vorabend.
Plane bei Geschirr mindestens 1,5 Becher, Tassen, Teller und Bestecksets pro angemeldeter Person ein. Für Dessertteller und Servierschalen reichen meist 1 bis 1,2 Stück pro Person, sofern du zwischendurch spülst.
Für Workshops und RPG-Runden brauchst du ausreichend Tische und Stühle: Rechne pro Workshop-Tisch mit 4 bis 6 Sitzplätzen. Halte 10 Prozent zusätzliche Stühle für spontane Teilnehmende und Helfer zurück.
Prüfe die Technik mindestens 48 Stunden vor Beginn. Für Vorträge und Quiz brauchst du je nach Raum mindestens einen Projektor, eine Leinwand, Lautsprecher und ein Mikrofon; nimm außerdem passende Kabel und Klebeband mit.
Dekoration wird häufig zu spät befestigt: Banner, Girlanden, künstlicher Efeu, LED-Kerzen und Fotowand sollten am Vortag sortiert und beschriftet werden. Plane für die Fotowand mindestens 10 Accessoires ein und sichere lose Elemente mit Kleber oder Klebeband.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Fantasy-Convent?: Du brauchst Mobiliar, Geschirr, Getränke, Technik, Beschilderung und thematische Dekoration. Plane zusätzlich Ausstattung für Workshops, RPG-Tische, den Cosplay-Wettbewerb und eine Fotowand ein; die Technik sollte mindestens 48 Stunden vorher geprüft werden.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Fantasy-Convent?: Rechne mit mindestens 1,5 Bechern, Tassen, Tellern und Bestecksets pro angemeldeter Person. Bei 40 Gästen sind das jeweils mindestens 60 Stück; Dessertteller kannst du mit 40 bis 48 Stück kalkulieren, wenn zwischendurch gespült wird.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Fantasy-Convent?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Für 40 Gäste und eine vierstündige Veranstaltung ergibt das ungefähr 200 bis 240 Getränke, zusätzlich zu Wasser in Kannen.
Wann muss ich die Sachen für die Fantasy-Convent besorgen?: Bestelle oder leihe Mobiliar und Technik mindestens 2 Wochen vorher. Kaufe haltbare Dekoration und Einwegmaterialien etwa 7 Tage vorher, frische Verpflegung 1 bis 2 Tage vorher und stelle die Getränke am Vorabend kalt.

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