Zo organiseer je een overzichtelijke fancyfair
Een fancyfair organiseren begint niet met versiering, maar met de zaalindeling en de afspraken met standhouders. Leg daarna vast welke activiteiten, loterij en catering je aanbiedt, zodat je weet hoeveel tafels, vrijwilligers en servies nodig zijn. Werk met één centraal overzicht voor aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligerstaken. Op de dag zelf draait alles om een vroege opbouw: kramen, kassa, bewegwijzering, koffie en geluidsinstallatie moeten klaarstaan voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Zaal reserveren
- 2
Standhouders uitnodigen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Vrijwilligers indelen
- 7
Kraamactiviteiten vastleggen
2 personen
- 8
Loterijprijzen verzamelen
2 personen
- 9
Prijzenstickers maken
2 personen
- 10
Loterijbriefjes voorbereiden
2 personen
- 11
Bewegwijzering printen
- 12
Tafelindeling uitwerken
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Dranken koelen
2 personen
- 15
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 16
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 17
Zaal openen
2 personen
- 18
Tafels opstellen
4 personen
- 19
Stoelen plaatsen
3 personen
- 20
Kramen inrichten
6 personen
- 21
Versiering ophangen
3 personen
- 22
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 23
Ingang en kassa klaarzetten
2 personen
Event
- 24
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 25
Kramen bemannen
8 personen
- 26
Koffie en thee serveren
3 personen
- 27
Hapjes serveren
3 personen
- 28
Dranken bijvullen
2 personen
- 29
Loterijbriefjes verkopen
2 personen
- 30
Loterijtrekking uitvoeren
2 personen
- 31
Bezoekers informeren over sluiting
Nazorg
- 32
Kassa afsluiten
2 personen
- 33
Kramen afbreken
6 personen
- 34
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 35
Servies afwassen
3 personen
- 36
Afval verzamelen
2 personen
- 37
Zaal schoonmaken
3 personen
- 38
Geleende spullen sorteren
2 personen
- 39
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 80
- Kraamtafelsaantal 8
- Kapstokkenaantal 2
- Krukkenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Ballonnenaantal 80
- Slingersaantal 10
- Bloemstukkenaantal 8
- Prijskaartjesaantal 150
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Geldkistjesaantal 3
- Rekenmachinesaantal 3
- Prijslijstenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Staande lampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de zaal zodra je een datum hebt en werk daarna de tafelindeling uit. Houd ruimte vrij voor de ingang, kassa, koffiehoek, kapstokken en looppaden; een fancyfair loopt snel vast als bezoekers tussen kraamtafels moeten draaien.
- Nodig standhouders vroeg uit en sluit de aanmeldingen op een vaste datum, bijvoorbeeld twee weken voor de fancyfair. Vraag meteen naar tafelbehoefte, activiteiten en dieetwensen, zodat je de indeling en hapjes niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
- Maak de kassa vóór de opbouw compleet met geldkistjes, rekenmachines, prijslijsten en prijskaartjes. Plan minimaal twee vrijwilligers per kassa- of verkoopplek, zodat er altijd iemand kan afrekenen terwijl de ander bezoekers helpt.
- Plan de opbouw achteruit vanaf de openingstijd. Reken op minstens 2 uur voor tafels, stoelen, kramen, versiering, bewegwijzering, koffie en loterijmateriaal; test de geluidsinstallatie en microfoon voordat de zaal opengaat.
- Koel dranken en bereid hapjes niet pas tijdens de ontvangst. Zet koffie en thee in thermoskannen klaar, label dieetopties apart en wijs één vrijwilliger aan voor aanvullen en opruimen, zodat standhouders hun kraam kunnen bemannen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een fancyfair organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met de zaal, standhouders en vrijwilligers. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de datum en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken vooraf.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fancyfair?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per kraam of activiteit, plus 2 mensen voor de ingang en kassa, 1 voor koffie en hapjes en 2 voor opbouw en opruimen. Voor een fancyfair met 10 kramen kom je daarmee meestal uit op ongeveer 16 vrijwilligers, waarbij mensen elkaar kunnen afwisselen.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een fancyfair op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en 30 minuten extra als de zaalindeling nog niet definitief is. Zet eerst tafels en stoelen neer, richt daarna de kramen in en doe als laatste de kassa, catering, bewegwijzering en techniek.
- Hoeveel drinken en hapjes heb je nodig voor een fancyfair?
- Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon, plus ongeveer 2 kleine hapjes per bezoeker. Koop extra voor vrijwilligers en houd dieetwensen apart bij; plan daarvoor ongeveer 10 procent van het totale aanbod.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!