Organiser une fête foraine : l’ordre des préparatifs

Une fête foraine repose sur une bonne circulation entre les stands, une caisse bien préparée et des bénévoles présents au bon moment. Commence par réserver la salle, puis fixe rapidement le nombre d’exposants et les activités prévues. Les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être traités avant les achats. La veille, prépare la signalétique, les billets de tombola, les lots et le plan des tables ; le jour même, garde du temps pour tester la sonorisation et installer chaque stand.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Inviter les exposants
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Répartir les bénévoles
7
Consigner les activités du stand
2 personnes
8
Rassembler les lots de la tombola
2 personnes
9
Créer des autocollants de prix
2 personnes
10
Préparer les billets de tombola
2 personnes
11
Imprimer la signalisation
12
Élaborer la disposition des tables
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer les en-cas
3 personnes
16
Préparer le café et le thé
2 personnes
17
Ouvrir la salle
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Aménager les stands
6 personnes
21
Suspendre la décoration
3 personnes
22
Tester le système de sonorisation
2 personnes
23
Préparer l’entrée et la caisse
2 personnes

Événement

24
Accueillir les visiteurs
3 personnes
25
Tenir les stands
8 personnes
26
Servir le café et le thé
3 personnes
27
Servir des amuse-bouches
3 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Vendre des billets de loterie
2 personnes
30
Organiser le tirage de la loterie
2 personnes
31
Informer les visiteurs de la fermeture

Suivi

32
Clôturer la caisse
2 personnes
33
Démonter les stands
6 personnes
34
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
35
Faire la vaisselle
3 personnes
36
Rassembler les déchets
2 personnes
37
Nettoyer la salle
3 personnes
38
Trier les objets empruntés
2 personnes
39
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables de standqté 8
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 12
Ballonsqté 80
Guirlandesqté 10
Compositions floralesqté 8
Étiquettes de prixqté 150

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Caisses à monnaieqté 3
Calculatricesqté 3
Listes de prixqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle avant de contacter les exposants : il te faut connaître les horaires d’ouverture, la capacité disponible et le temps réellement prévu pour l’installation.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, idéalement deux semaines avant la fête. Cela évite d’acheter les en-cas, boissons, café et thé au dernier moment.
Prépare la caisse séparément au moins la veille : billets de tombola, listes de prix, calculatrices et caisses à monnaie doivent être regroupés par poste.
Dessine la disposition des tables avant l’ouverture et prévois des passages suffisamment larges pour les visiteurs. Installe d’abord les tables et les chaises, puis les stands et la décoration.
Teste le système de sonorisation et le microphone avant l’arrivée du public. Garde les rallonges et multiprises accessibles, et affecte chaque bénévole à un stand ou à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête foraine ?: Prévois au moins quatre semaines pour réserver la salle, inviter les exposants et envoyer les invitations. Garde les deux derniers jours pour les achats, les lots de tombola, la signalétique et la mise en place.
Quand faut-il demander les inscriptions et les besoins alimentaires ?: Demande les inscriptions dès l’envoi des invitations et fixe une date limite environ deux semaines avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses et d’adapter les achats.
Quand installer les stands d’une fête foraine ?: Installe les tables, les chaises et les stands le jour même, au moins deux heures avant l’arrivée des visiteurs. Termine ensuite la décoration, la caisse et le test du son afin de garder une marge pour les oublis.
Comment organiser la caisse et la tombola ?: Prépare la caisse, les billets, les lots, les étiquettes de prix et les listes de prix la veille. Pendant la fête, confie la caisse et la tombola à des personnes distinctes pour éviter les erreurs de comptage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.