Cómo organizar una feria sin perder el control
Organizar una feria requiere cerrar primero la sala y los expositores, y dejar la decoración para el final. El orden de las mesas, la entrada, la caja y los horarios de montaje determinan que el público circule sin problemas. También conviene recoger con antelación las preferencias dietéticas y confirmar quién atiende cada puesto. Este plan reúne la preparación, el montaje, la atención a los visitantes y el desmontaje en una secuencia práctica.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Invitar a los expositores
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Asignar voluntarios
- 7
Registrar las actividades del stand
2 personas
- 8
Recopilar premios de la rifa
2 personas
- 9
Crear etiquetas de precios
2 personas
- 10
Preparar boletos de lotería
2 personas
- 11
Imprimir señalización
- 12
Desarrollar la distribución de las mesas
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Enfriar bebidas
2 personas
- 15
Preparar aperitivos
3 personas
- 16
Preparar café y té
2 personas
- 17
Abrir la sala
2 personas
- 18
Montar mesas
4 personas
- 19
Colocar las sillas
3 personas
- 20
Montar los puestos
6 personas
- 21
Colgar la decoración
3 personas
- 22
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 23
Preparar la entrada y la taquilla
2 personas
Evento
- 24
Recibir a los visitantes
3 personas
- 25
Atender los puestos
8 personas
- 26
Servir café y té
3 personas
- 27
Servir aperitivos
3 personas
- 28
Rellenar las bebidas
2 personas
- 29
Vender boletos de la lotería
2 personas
- 30
Realizar el sorteo
2 personas
- 31
Informar a los visitantes sobre el cierre
Seguimiento
- 32
Cerrar la caja
2 personas
- 33
Desmontar los puestos
6 personas
- 34
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 35
Lavar la vajilla
3 personas
- 36
Recoger la basura
2 personas
- 37
Limpiar la sala
3 personas
- 38
Clasificar los artículos prestados
2 personas
- 39
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 80
- Mesas de puestocant. 8
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Decoración
- Mantelescant. 12
- Globoscant. 80
- Guirnaldascant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Etiquetas de preciocant. 150
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cajas de caudalescant. 3
- Calculadorascant. 3
- Listas de precioscant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de piecant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la sala y confirma a los expositores al menos 4 semanas antes. Pide también sus necesidades de mesa, perchero, taburete o toma eléctrica para no rediseñar la distribución el día anterior.
- Define la distribución de las mesas 7 días antes y deja pasillos de al menos 1,2 metros. Marca cada puesto con su número para que el montaje no dependa de explicaciones improvisadas.
- Asigna los voluntarios por turnos de 2 horas: uno para la entrada, otro para la rifa y al menos uno para atender los puestos. Entrega las listas de precios, las calculadoras y las cajas de caudales antes de abrir.
- Prepara la comida y las bebidas el mismo día, pero enfría las bebidas desde la noche anterior. Para una feria de 4 horas, calcula aproximadamente 2 bebidas por visitante y reserva una zona separada para café, té y aperitivos.
- Haz una prueba del micrófono y del sistema de sonido 60 minutos antes de recibir al público. Comprueba también los alargadores, las regletas, la señalización, los boletos de la rifa y el cambio de la taquilla; son detalles que suelen descubrirse demasiado tarde.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva la sala y contacta con los expositores primero; las invitaciones, las inscripciones y las preferencias dietéticas pueden cerrarse durante las 2 semanas siguientes.
- ¿Cómo distribuir las mesas de una feria?
- Dibuja el plano al menos 7 días antes y deja pasillos de 1,2 metros como mínimo. Coloca la entrada y la taquilla en un punto visible, y evita bloquearla con mesas o puestos.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria?
- Para una feria pequeña, asigna al menos 1 persona a la entrada, 1 a la rifa y 1 para incidencias y apoyo a los puestos por cada turno de 2 horas. Si hay más de 20 puestos, añade una persona de coordinación.
- ¿Cuándo hay que preparar las bebidas y los aperitivos?
- Compra los productos entre 1 y 2 días antes y enfría las bebidas la noche anterior. Prepara los aperitivos el mismo día, unas 2 horas antes de abrir, y deja el café y el té para los últimos 30 minutos.
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