Wohltätigkeitsbasar organisieren: der praktische Ablauf
Ein Wohltätigkeitsbasar braucht vor allem eine klare Reihenfolge: Erst stehen Saal, Standbetreiber und Helfer fest, danach folgen Anmeldungen, Tombola und Einkauf. Plane die Tischaufteilung früh, weil Messetische, Kleiderständer und Stromanschlüsse nicht beliebig passen. In den letzten Tagen werden Preisschilder, Losbriefe und Beschilderung fertiggestellt. Am Veranstaltungstag beginnt der Aufbau mehrere Stunden vor dem Einlass, damit Kasse, Stände, Kaffee und Technik getestet sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Standbetreiber einladen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Freiwillige einteilen
- 7
Standaktivitäten festhalten
2 Personen
- 8
Tombolapreise sammeln
2 Personen
- 9
Preisetiketten erstellen
2 Personen
- 10
Losbriefe vorbereiten
2 Personen
- 11
Beschilderung drucken
- 12
Tischplanung ausarbeiten
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
2 Personen
- 15
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 16
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 17
Saal öffnen
2 Personen
- 18
Tische aufstellen
4 Personen
- 19
Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Stände einrichten
6 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 22
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 23
Eingang und Kasse einrichten
2 Personen
Event
- 24
Besucher empfangen
3 Personen
- 25
Stände besetzen
8 Personen
- 26
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 27
Snacks servieren
3 Personen
- 28
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 29
Lotterielose verkaufen
2 Personen
- 30
Lotterieziehung durchführen
2 Personen
- 31
Besucher über Schließung informieren
Nachbereitung
- 32
Kasse abschließen
2 Personen
- 33
Stände abbauen
6 Personen
- 34
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 35
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 36
Abfall sammeln
2 Personen
- 37
Saal reinigen
3 Personen
- 38
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
- 39
Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 80
- MessetischeAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
- HockerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- BallonsAnz. 80
- GirlandenAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 8
- PreisschilderAnz. 150
Ausstattung
- Beschallungsanlage
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- GeldkassettenAnz. 3
- TaschenrechnerAnz. 3
- PreislisteAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- StehlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Saal und lade Standbetreiber frühzeitig ein. Fordere Anmeldungen spätestens 2 bis 3 Wochen vorher an und erfasse dabei auch Ernährungswünsche sowie benötigte Standfläche.
- Teile die Helfer nicht nur für den Aufbau ein. Plane mindestens eine Person für Eingang und Kasse, eine für die Tombola und feste Ablösungen für besetzte Stände ein.
- Lege Tischplanung und Standaktivitäten vor dem Einkauf fest. So weißt du, wie viele Tische, Stühle, Messetische, Kleiderständer und Verlängerungskabel tatsächlich gebraucht werden.
- Bereite Tombola und Preisauszeichnung spätestens 3 Tage vorher vor. Preise, Losbriefe und Preislisten sollten nach Stand oder Gewinn sortiert sein, damit am Veranstaltungstag niemand suchen muss.
- Öffne den Saal mindestens 3 Stunden vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte danach Stände und Kasse ein und teste Beschallungsanlage, Mikrofon, Kaffeemaschinen und Wasserkocher vor dem Einlass.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Wohltätigkeitsbasar organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit der Saalreservierung und der Einladung der Standbetreiber. Zwei bis 3 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Helferplanung und Ernährungswünsche abgeschlossen sein.
- Wie viele Helfer braucht ein Wohltätigkeitsbasar?
- Plane mindestens 1 Person für Eingang und Kasse, 1 für die Tombola, 2 bis 4 für den Aufbau und zusätzlich Ablösungen für die Stände ein. Bei vielen Besuchern sollte die Kasse nie nur nebenbei besetzt sein.
- Wann sollte man die Tombola für einen Basar vorbereiten?
- Sammle Tombolapreise spätestens 2 Wochen vorher und erstelle Preisschilder sowie Losbriefe 3 bis 5 Tage vor dem Basar. Sortiere die Gewinne anschließend nach Losnummer oder Kategorie.
- Wie lange vorher muss der Saal am Veranstaltungstag geöffnet werden?
- Öffne den Saal mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Für Tische, Stühle, Dekoration, Standaufbau, Kasse, Getränke und einen Techniktest brauchst du sonst schnell mehr Zeit als geplant.
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