Fancyfair organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen
Een Fancyfair vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en bezoekers regelen. Je stemt de zaal, standhouders, vrijwilligers, loterij, catering en geldstromen op elkaar af. Begin ongeveer acht weken vooraf met de basis en werk in de laatste week vooral details en aantallen bij. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke indeling, een bemande ingang en een korte opbouwplanning. Met deze checklist zie je welke onderdelen wanneer geregeld moeten zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaal reserveren
Standhouders uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
Kraamactiviteiten vastleggen
2 personen
Loterijprijzen verzamelen
2 personen
Prijzenstickers maken
2 personen
Loterijbriefjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering printen
Tafelindeling uitwerken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kramen inrichten
6 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Ingang en kassa klaarzetten
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Kramen bemannen
8 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Loterijbriefjes verkopen
2 personen
Loterijtrekking uitvoeren
2 personen
Bezoekers informeren over sluiting
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Kramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 80
- Kraamtafelsaantal 8
- Kapstokkenaantal 2
- Krukkenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Ballonnenaantal 80
- Slingersaantal 10
- Bloemstukkenaantal 8
- Prijskaartjesaantal 150
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Geldkistjesaantal 3
- Rekenmachinesaantal 3
- Prijslijstenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Staande lampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de tafelindeling uiterlijk één week vooraf vast. Noteer per kraam de standhouder, benodigde ruimte en eventuele stroomaansluiting, zodat je op de opbouwdag niet opnieuw hoeft te schuiven.
- Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en tel het aantal verwachte bezoekers drie dagen vooraf opnieuw. Koop hapjes en drank daarna pas definitief in, met aparte opties voor bekende allergieën.
- Maak voor vrijwilligers diensten van ongeveer twee uur en wijs per dienst een aanspreekpunt aan. Plan extra bezetting bij de ingang en kassa tijdens het eerste uur, wanneer bezoekers tegelijk binnenkomen.
- Test de geluidsinstallatie, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de zaal opengaat. Leg geldkistjes, rekenmachines en prijslijsten niet los op tafels, maar controleer per kraam of alles compleet is.
- Zet opbouw en openingstijd op één tijdlijn met vaste momenten. Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, kramen, bewegwijzering, versiering, koffie en thee; zo blijft er tijd over voor een laatste controle.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Fancyfair organiseren?
- Reserveer de zaal en nodig standhouders ongeveer acht weken vooraf uit. Verstuur uitnodigingen bij voorkeur vier tot zes weken voor de Fancyfair, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Fancyfair?
- Reken op minimaal één vrijwilliger per kraam of activiteit en plan daarnaast twee mensen voor ingang en kassa. Werk met diensten van ongeveer twee uur en zorg dat tijdens het eerste uur alle afgesproken posten bemand zijn.
- Wanneer moet ik de boodschappen voor een Fancyfair doen?
- Doe houdbare boodschappen twee tot drie dagen vooraf en haal verse hapjes zo laat mogelijk, bij voorkeur de dag ervoor. Koel de dranken op de dag zelf en controleer drie dagen vooraf de definitieve bezoekersaantallen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een Fancyfair op te bouwen?
- Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw van tafels, stoelen, kramen, versiering, bewegwijzering en de koffiehoek. Test de geluidsinstallatie en richt ingang en kassa uiterlijk 15 minuten vóór opening af.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!