Checklist para organizar una feria sin olvidar nada
Organizar una feria requiere coordinar expositores, visitantes, puestos, cobros y actividades en el mismo espacio. Empieza por reservar la sala y confirmar quién participa; después podrás distribuir las mesas, preparar la señalización y cerrar las inscripciones. Durante los días previos, controla las preferencias dietéticas, los premios de la rifa y las etiquetas de precios. El día del evento, reserva tiempo suficiente para montar puestos, probar el sonido, enfriar las bebidas y preparar la entrada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
Registrar las actividades del stand
2 personas
Recopilar premios de la rifa
2 personas
Crear etiquetas de precios
2 personas
Preparar boletos de lotería
2 personas
Imprimir señalización
Desarrollar la distribución de las mesas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar los puestos
6 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar la entrada y la taquilla
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Atender los puestos
8 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vender boletos de la lotería
2 personas
Realizar el sorteo
2 personas
Informar a los visitantes sobre el cierre
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 80
- Mesas de puestocant. 8
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Decoración
- Mantelescant. 12
- Globoscant. 80
- Guirnaldascant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Etiquetas de preciocant. 150
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cajas de caudalescant. 3
- Calculadorascant. 3
- Listas de precioscant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de piecant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la sala y confirma a los expositores antes de enviar las invitaciones; así podrás indicar horarios, distribución y condiciones concretas desde el principio.
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Calcula la comida y los aperitivos según el número final de visitantes.
- Dibuja la distribución de las mesas antes del montaje y deja pasillos suficientemente amplios para que la entrada, la taquilla y los puestos no se bloqueen cuando llegue el público.
- Prepara las etiquetas de precios, las listas de precios, los boletos de lotería y la señalización al menos un día antes. Lleva también calculadoras y cajas de caudales listas para la entrada y los puestos.
- Abre la sala con tiempo para montar mesas, sillas y puestos, colgar la decoración y probar el micrófono y el equipo de sonido. Enfría las bebidas y prepara café y té antes de recibir a los visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar la sala, invitar a los expositores y enviar las invitaciones. Deja los últimos 2 o 3 días para cerrar inscripciones, hacer la compra e imprimir la señalización.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una feria?
- Ciérralas entre 3 y 5 días antes del evento. Ese margen permite asignar voluntarios, confirmar las preferencias dietéticas y calcular bebidas, aperitivos, tazas, vasos y platos.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una feria?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes de abrir la sala al público. Ese tiempo cubre el montaje de mesas, sillas y puestos, la decoración, la entrada, la taquilla y la prueba del sonido.
- ¿Qué se suele olvidar al organizar una feria?
- A menudo se dejan para el último momento las etiquetas de precios, los boletos de lotería, los premios de la rifa y los cables alargadores. Compruébalos el día anterior y prueba el equipo de sonido antes de que lleguen los visitantes.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!