Wohltätigkeitsbasar organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Saal möglichst 8 bis 12 Wochen vorher und kläre dabei, wie viele Tische, Messetische und Sitzplätze tatsächlich hineinpassen. Plane zusätzlich Platz für Eingang, Kasse und Laufwege ein.
• Bitte Standbetreiber spätestens 3 Wochen vor dem Basar um eine verbindliche Zusage. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und die geplanten Standaktivitäten, damit Tischplan und Beschilderung rechtzeitig fertig werden.
• Sammle Tombolapreise nicht erst in der letzten Woche: Lege mindestens 10 Tage vorher eine Liste an, erstelle Preisetiketten und bereite die Losbriefe vor. So fehlen am Veranstaltungstag weder Lose noch verständliche Preise.
• Kühle die Getränke am Vorabend und bereite Kaffee, Tee und Snacks so vor, dass sie zur Öffnung bereitstehen. Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Besucher und stelle Tassen, Gläser, Teller und Besteck griffbereit.
• Öffne den Saal mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte danach die Stände und die Kasse ein und teste Mikrofon sowie Beschallungsanlage, bevor Besucher eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Wohltätigkeitsbasar organisieren?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit der Saalreservierung und der Einladung der Standbetreiber. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Helferplan und Tischplanung feststehen.

Wie viele Helfer braucht ein Wohltätigkeitsbasar?

Plane mindestens eine Person für Eingang und Kasse, eine für die Koordination und je Stand eine besetzende Person ein. Bei mehr als 10 Ständen sind zwei zusätzliche Helfer für Nachschub, Besucherfragen und Pausen sinnvoll.

Wann sollte man die Tombolapreise und Lose vorbereiten?

Sammle die Preise spätestens 10 Tage vor dem Basar und prüfe, ob jeder Preis eindeutig beschriftet ist. Die Losbriefe und eine vollständige Preisliste sollten spätestens 2 Tage vorher fertig sein.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Wohltätigkeitsbasars?

Rechne für einen kleinen bis mittleren Basar mit mindestens 2 Stunden Aufbauzeit. Für das Aufstellen von Mobiliar, Einrichten der Stände, Dekorieren, Kassenaufbau und den Techniktest solltest du zusätzlich 30 Minuten Puffer einplanen.

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