LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Wohltätigkeitsbasar organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Wohltätigkeitsbasar braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Anmeldungen, Spenden, Spiele und Kasse parallel laufen. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und Geländeplan fest, bevor du Einladungen verschickst oder Helfer einteilst. In den letzten Tagen zählen praktische Details: Wechselgeld, getestetes Bezahlterminal, gekühlte Getränke, vorbereitete Losbriefe und beschriftete Tische. Die Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufräumen durch alle 66 Aufgaben und 77 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Lageplan des Geländes erstellen

    2 Personen

  • Spiele und Aktivitäten auswählen

    3 Personen

  • Lieferanten und Reservierungen festhalten

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    3 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Freiwillige rekrutieren

    3 Personen

  • Preise für Spiele einkaufen

    2 Personen

  • Tombolapreise sammeln

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Werbeplakate aufhängen

    3 Personen

  • Bargeld und Wechselgeld organisieren

    2 Personen

  • Bezahlterminal testen

    2 Personen

  • Spielregeln aufschreiben

    3 Personen

  • Lageplan und Beschilderung drucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    4 Personen

  • Losbriefe vorbereiten

    2 Personen

  • Geschenktische sortieren

    3 Personen

  • Spielmaterial kontrollieren

    3 Personen

  • Preise pro Spiel bereitstellen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    5 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kassenumschläge vorbereiten

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    6 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Spielstationen einrichten

    6 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Bühnenbereich dekorieren

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Buffet- und Getränketische einrichten

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Kasse und Zahlstelle einrichten

    2 Personen

  • Lostisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder und Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren und auffüllen

    2 Personen

  • Sicherheits- und Laufwege kontrollieren

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    4 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Eintritt und Lose verkaufen

    3 Personen

  • Spielstationen besetzen

    10 Personen

  • Spielpreise verteilen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet regelmäßig auffüllen

    2 Personen

  • Tische und Müllbehälter kontrollieren

    2 Personen

  • Programm durchsagen

  • Lotterieziehung vorbereiten

    3 Personen

  • Tombolapreise verteilen

    3 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Speisen und Getränke sicher verstauen

    3 Personen

  • Spielmaterial sammeln

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle abwischen

    3 Personen

  • Räume fegen und wischen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    5 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Sachen aufbewahren

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 18
  • KlappstühleAnz. 120
  • BuffetischeAnz. 4
  • KassentischeAnz. 2
  • TerrassenbänkeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 20
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 180
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 240
  • TassenAnz. 120
  • MesserAnz. 160
  • GabelnAnz. 160
  • LöffelAnz. 160
  • ServierlöffelAnz. 12
  • TablettsAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 8
  • EislöffelAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 300
  • BallonpumpenAnz. 4
  • GirlandenAnz. 20
  • WimpelkettenAnz. 12
  • TischdekorationenAnz. 20
  • KlebebandrollenAnz. 10
  • BindfadenrollenAnz. 4
  • Scheren-SetsAnz. 4
  • FilzstifteAnz. 24
  • KreidetafelnAnz. 10

Spielmaterial

  • RingwurfsätzeAnz. 3
  • DosenwurfsetsAnz. 3
  • TauziehseileAnz. 2
  • SjoelbakkenAnz. 2
  • Bingo-KartenAnz. 200
  • Bingo-Rad
  • WürfelAnz. 20
  • SpielkartenAnz. 10
  • ReifenAnz. 12
  • SitzsäckeAnz. 12
  • Plastikbecher für SpieleAnz. 60
  • KegelAnz. 30
  • StoppuhrenAnz. 6

Catering

  • KassenAnz. 2
  • GeldkassettenAnz. 2
  • BezahlgeräteAnz. 2
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24
  • SüßigkeitentütenAnz. 180
  • PreistütenAnz. 200
  • Lotteriebox
  • Glücksrad
  • LottoscheineAnz. 1000
  • PreistischeAnz. 3

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 12

Beleuchtung

  • LichtschläucheAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Erstelle den Lageplan mindestens 2 Wochen vorher und markiere darin Spielstationen, Geschenktische, Buffet, Kassen und Sitzplätze. So erkennst du früh, ob Partyzelte, Klapptische und Klappstühle ausreichen.
  • Öffne die Anmeldungen erst, wenn Lieferanten, Reservierungen und Ernährungswünsche erfasst werden können. Prüfe die Anmeldungen spätestens 3 Tage vor dem Basar und gib den Helfern eine aktuelle Liste.
  • Plane für jede Kasse eine eigene Geldkassette mit Wechselgeld und bereite Kassenumschläge vor. Teste das Bezahlterminal mindestens 24 Stunden vorher und lege eine Ausweichlösung für einen Netzausfall fest.
  • Sortiere Tombolapreise, Losbriefe und Spielpreise am Vortag nach Station. Kontrolliere dabei Spielmaterial, Spielregeln und die genaue Anzahl der Preise, damit am Veranstaltungstag nichts gesucht werden muss.
  • Kühle Getränke am Vorabend und stelle Kaffee-, Tee- und Serviermaterial gemeinsam an einem Buffet bereit. Rechne für das erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane bei warmem Wetter einen zusätzlichen Vorrat ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Wohltätigkeitsbasar organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Lageplan und Lieferanten. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Basar laufen, damit Helfer, Spenden und Ernährungswünsche rechtzeitig feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Wohltätigkeitsbasar?
Plane mindestens 1 verantwortliche Person pro Spiel- oder Verkaufsstation, zusätzlich 2 Personen für Kasse und 2 für Buffet und Getränke. Für einen kleinen Basar mit 5 Stationen sind damit etwa 9 bis 12 Helfer gleichzeitig nötig; plane Schichten von 2 bis 3 Stunden.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Wohltätigkeitsbasar?
Lege pro Kasse ungefähr 50 bis 100 Euro Wechselgeld in kleinen Scheinen und Münzen bereit, abhängig von den Preisen. Zähle das Geld vor Beginn zu zweit und bewahre Einnahmen in Kassenumschlägen getrennt vom Wechselgeld auf.
Wann sollte man die Tombola für den Wohltätigkeitsbasar vorbereiten?
Sammle die Tombolapreise spätestens 3 Wochen vorher und sortiere sie am Vortag nach Losen oder Gewinnstufen. Bereite Losbriefe, Preise und eine Gewinnübersicht getrennt vor, damit die Ausgabe während des Basars ohne Verzögerung funktioniert.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!