Checklist para organizar una feria sin dejar nada para el último día

Organizar una feria requiere coordinar reservas, actividades, voluntariado, comida y cobros en un orden claro. Empieza por fijar la fecha, dibujar el plano del recinto y cerrar proveedores; después puedes abrir inscripciones y repartir responsabilidades. Durante la última semana conviene centrarse en premios, señalización, materiales de juego y compras. Esta checklist reúne 66 tareas y 77 artículos para que el montaje y la jornada sean más fáciles de controlar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Hacer el plano del recinto
2 personas
Seleccionar juegos y actividades
3 personas
Registrar proveedores y reservas
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Abrir inscripciones
Reclutar voluntarios
3 personas
Comprar premios para los juegos
2 personas
Recopilar premios de la rifa
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Colgar los carteles promocionales
3 personas
Preparar efectivo y cambio
2 personas
Probar el dispositivo de pago
2 personas
Redactar las reglas del juego
3 personas
Imprimir plano y señalización
2 personas
Hacer la compra
4 personas
Preparar boletos de lotería
2 personas
Ordenar las mesas de regalos
3 personas
Comprobar el material de juego
3 personas
Preparar los premios por juego
3 personas
Preparar aperitivos
5 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar los sobres de caja
2 personas
Montar mesas y sillas
6 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar las estaciones de juegos
6 personas
Colgar la decoración
4 personas
Ambientar el rincón del escenario
3 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Montar mesas de buffet y bebidas
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
Montar la mesa de la rifa
2 personas
Colocar las tarjetas con nombres y los programas
2 personas
Revisar y reponer los baños
2 personas
Comprobar las rutas de seguridad y circulación
2 personas
Instruir a los voluntarios
4 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Vender entradas y boletos
3 personas
Atender los puestos de juego
10 personas
Repartir premios del juego
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el buffet regularmente
2 personas
Comprobar las mesas y los contenedores de basura
2 personas
Anunciar el programa
Preparar el sorteo de la lotería
3 personas
Entregar los premios de la rifa
3 personas
Anunciar la última ronda
Cerrar la caja
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Guardar la comida y la bebida de forma segura
3 personas
Reunir el material de juego
5 personas
Retirar la decoración
4 personas
Clasificar y retirar residuos
4 personas
Lavar la vajilla y los cubiertos
4 personas
Limpiar mesas y sillas
3 personas
Barrer y fregar los espacios
4 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los artículos sobrantes
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 120
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de cajacant. 2
Bancos de terrazacant. 8
Mantelescant. 20
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 240
Tazascant. 120
Cuchilloscant. 160
Tenedorescant. 160
Cucharascant. 160
Cucharonescant. 12
Bandejascant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Lámparas recargablescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Cucharillas para heladocant. 4

Decoración

Globoscant. 300
Bombas para globoscant. 4
Guirnaldascant. 20
Guirnaldascant. 12
Decoraciones de mesacant. 20
Rollos de cinta adhesivacant. 10
Rollos de cuerda de atarcant. 4
Sets de tijerascant. 4
Rotuladorescant. 24
Pizarrascant. 10

Material de juego

Sets de lanzamiento de aroscant. 3
Sets de lanzamiento de latascant. 3
Cuerdas para tira y aflojacant. 2
Mesas de tejocant. 2
Cartones de bingocant. 200
Bombo de bingo
Dadoscant. 20
Cartascant. 10
Aroscant. 12
Pufscant. 12
Vasos de plástico para el juegocant. 60
Conoscant. 30
Cronómetroscant. 6

Catering

Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Terminales de pagocant. 2
Porta-servilletascant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Bolsitas de carameloscant. 180
Bolsitas de premiocant. 200
Caja de la lotería
Ruleta de lotería
Boletos de la loteríacant. 1000
Mesas de premioscant. 3

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Papeleracant. 12

Iluminación

Tiras de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el plano antes de enviar invitaciones: así sabrás dónde colocar las carpas, las mesas de buffet, las cajas y las zonas de juegos.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recopilar preferencias dietéticas y calcular comida, vajilla y bebidas. Revisa los datos una semana antes y vuelve a comprobarlos el día anterior.
Prepara los premios de cada juego y los de la rifa por separado, con etiquetas claras. Haz el recuento al menos 48 horas antes para detectar faltantes sin tener que improvisar compras.
Prueba el dispositivo de pago y prepara efectivo y cambio antes del montaje. Guarda el dinero en sobres de caja separados y asigna una persona responsable por cada punto de cobro.
Haz una prueba completa del material de juego y de los equipos eléctricos el día anterior. Comprueba altavoces, micrófonos, cables alargadores, regletas y lámparas recargables antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar proveedores, reclutar voluntarios y diseñar las invitaciones. Deja la última semana para confirmar inscripciones, compras, premios y señalización.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones de una feria?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes si necesitas inscripciones. Cierra el registro aproximadamente 7 días antes para ajustar la comida, las mesas y el número de voluntarios.
¿Cuántas bebidas calcular por persona en una feria?: Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y después 1 por hora adicional. Mantén las bebidas frías en neveras portátiles y prepara una reserva separada para el montaje.
¿Cuándo hay que preparar los premios de los juegos y la rifa?: Haz el recuento y separa los premios 48 horas antes de la feria. Prepara también los boletos de lotería y coloca los regalos en mesas ordenadas para que la entrega no bloquee otras actividades.

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