Fête foraine : la checklist pour tout organiser

Une fête foraine demande plus qu’une sélection de jeux : il faut coordonner les horaires, les fournisseurs, les inscriptions, les bénévoles et la circulation sur le site. Cette checklist rassemble les 66 tâches et 77 fournitures à prévoir, dans l’ordre où elles deviennent utiles. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés, comme la monnaie, les lots par jeu, les besoins alimentaires et le test du terminal de paiement. Commence plusieurs semaines avant l’ouverture pour éviter les achats et impressions de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Créer le plan du site
2 personnes
Sélectionner des jeux et des activités
3 personnes
Finaliser les fournisseurs et les réservations
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recruter des bénévoles
3 personnes
Acheter les prix pour les jeux
2 personnes
Rassembler les lots de la tombola
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Accrocher les affiches promotionnelles
3 personnes
Gérer l'argent liquide et la monnaie
2 personnes
Tester le terminal de paiement
2 personnes
Rédiger le règlement
3 personnes
Imprimer le plan et la signalétique
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Préparer les billets de tombola
2 personnes
Trier les tables de cadeaux
3 personnes
Vérifier le matériel de jeu
3 personnes
Préparer les lots par jeu
3 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les enveloppes de caisse
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les stations de jeu
6 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Décorer le coin podium
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Mettre en place les tables du buffet et des boissons
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
Installer la table de loterie
2 personnes
Disposer les badges nominatifs et les programmes
2 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Vérifier les itinéraires de sécurité et de circulation
2 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vendre les entrées et les billets de tombola
3 personnes
Tenir les stands de jeux
10 personnes
Distribuer les prix
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner régulièrement le buffet
2 personnes
Vérifier les tables et les poubelles
2 personnes
Annoncer le programme
Préparer le tirage de la loterie
3 personnes
Remettre les prix de la loterie
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Clôturer la caisse
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Rassembler le matériel de jeu
5 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et les couverts
4 personnes
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
Balayer et passer la serpillière dans les espaces
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les affaires restantes
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 120
Tables de buffetqté 4
Tables de caisseqté 2
Bancs de terrasseqté 8
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 240
Tassesqté 120
Couteauxqté 160
Fourchettesqté 160
Cuillèresqté 160
Louchesqté 12
Plateauxqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Cuillères à glaceqté 4

Décoration

Ballonsqté 300
Pompes à ballonsqté 4
Guirlandesqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Décorations de tableqté 20
Rouleaux de ruban adhésifqté 10
Rouleaux de ficelleqté 4
Jeux de ciseauxqté 4
Feutresqté 24
Panneaux en ardoiseqté 10

Matériel de jeu

Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Jeux de lancer de boîtesqté 3
Cordes de tir à la cordeqté 2
Tables de jeu de paletsqté 2
Cartes de bingoqté 200
Boule de bingo
Désqté 20
Cartes à jouerqté 10
Cerceauxqté 12
Poufsqté 12
Gobelets en plastique pour le jeuqté 60
Cônesqté 30
Chronomètresqté 6

Catering

Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Porte-serviettesqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 24
Sachets de bonbonsqté 180
Sachets de prixqté 200
Boîte de tombola
Roue de la loterie
Billets de tombolaqté 1000
Tables des prixqté 3

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 12

Éclairage

Tubes lumineuxqté 6
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Courses

Courses

Conseils

Fixe la date, les horaires d’ouverture et le plan du site avant de réserver les fournisseurs : cela détermine l’emplacement des tentes, des tables de caisse, du buffet et des activités.
Prévois les bénévoles par créneau, pas seulement en nombre total. Il faut notamment couvrir l’accueil, les jeux, la caisse, la tombola et le réassort pendant toute la durée d’ouverture.
Achète les prix des jeux et trie les lots de tombola avant le jour J. Prépare un assortiment séparé pour chaque jeu afin d’éviter de chercher les cadeaux au milieu de l’événement.
Teste le terminal de paiement et prépare les enveloppes de caisse au moins la veille. Garde aussi suffisamment de monnaie pour les premières transactions, quand les billets sont généralement les plus fréquents.
Ne laisse pas les boissons et les en-cas au dernier moment : refroidis les boissons à l’avance, prépare les portions et vérifie les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une fête foraine ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant l’ouverture. La date, le plan du site, les réservations, les invitations et le recrutement des bénévoles doivent être lancés avant les achats et la préparation du matériel.
Quand envoyer les invitations pour une fête foraine ?: Envoie-les environ 4 semaines avant l’événement et ouvre les inscriptions au même moment. Prévois une relance 7 à 10 jours avant la fête pour finaliser le nombre de participants et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une fête foraine ?: Répartis les bénévoles sur plusieurs postes plutôt que de les compter uniquement sur la journée. Prévois au minimum une personne pour l’accueil et la caisse, une par zone de jeux, et une personne de renfort pour le buffet et les pauses, en adaptant le nombre à la fréquentation attendue.
Quand préparer les lots et le matériel des jeux ?: Vérifie le matériel et prépare les lots par jeu la veille. Imprime aussi le plan, la signalétique et les billets de tombola à ce moment-là, puis garde le matin de l’événement pour installer les tables, les tentes, la caisse et le buffet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.