Fanconventie organiseren: checklist en planning

Een fanconventie vraagt meer voorbereiding dan alleen gasten uitnodigen. Je regelt tegelijk een programma met panelen en quiz, standhouders, entree, catering, techniek en de publieksstroom door de locatie. Begin met datum, locatie en programma, en werk daarna toe naar aanmeldingen, indeling en een draaiboek. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke details vaak pas op het laatste moment problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Gasten en panelleden benaderen
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Plattegrond uitwerken
2 personen
Standindeling bevestigen
2 personen
Draaiboek afdrukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Routebordjes maken
2 personen
Quizvragen voorbereiden
2 personen
Prijzentafel samenstellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Standplaatsen markeren
3 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Goodiebags vullen
4 personen
Quizruimte klaarzetten
2 personen
Prijzentafel klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Briefing van vrijwilligers
3 personen
Gasten ontvangen
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programma toelichten
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Handtekeningensessie begeleiden
3 personen
Cosplaywedstrijd begeleiden
4 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Quizronde presenteren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Fotohoek begeleiden
2 personen
Avondprogramma presenteren
2 personen
Laatste bestelling aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Standmaterialen verzamelen
3 personen
Afval inzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 170
Statafelsaantal 8
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Afzetpalenaantal 12
Podiumdelenaantal 6
Spreektafel
Kleedkamerschermaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Themadecoratieaantal 12
Postersaantal 20
Bannersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 18
Fotowand
Decoratieve rekwisietenaantal 15
Papiertapeaantal 8
Ducttapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Scharenaantal 8
Stiftenaantal 24
Kabelbindersaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4

Catering

Goodiebagsaantal 170
Naamkaartjesaantal 220
Polsbandjesaantal 220
Stembiljettenaantal 200
Quizformulierenaantal 100
Pennenaantal 80
Prijzenaantal 12
Polaroidfilmaantal 6
Consumptiemuntenaantal 500
Boodschappen
Stemurneaantal 2
Clipboardsaantal 20
Presentatiestandaardsaantal 12
Kassadozenaantal 3
Polaroidcamera
Pionnenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Handdoekrollenaantal 8

Tips

Leg programmaonderdelen, panelleden en standhouders uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer daarna ruimte voor minstens 2 programmawijzigingen, zodat een afzegging niet meteen je hele dagschema omgooit.
Test projector, scherm, luidsprekers, microfoons, mengpaneel en laptop minimaal 7 dagen vooraf op de locatie. Controleer ook of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn; techniek werkt zelden vanzelf op de plek waar je die nodig hebt.
Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 5 werkdagen voor de conventie door aan de catering. Houd een aparte lijst bij voor allergieën, zodat die niet tussen algemene voorkeuren verdwijnen.
Maak de plattegrond vóór je standindeling bevestigt. Plan naast tafels en stoelen ook ruimte voor wachtrijen, afzetpalen, garderoberekken en een vrije route naar entree, panelruimte en toiletten.
Bouw de entreebalie minstens 60 minuten voor opening op en leg naambadges, draaiboek, routebordjes en USB-sticks daar direct klaar. Wijs vooraf één persoon aan voor aanmeldingen en één voor onverwachte vragen; anders blijft de entree onbeheerd zodra het programma start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fanconventie organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Benader panelleden en standhouders uiterlijk 8 weken voor de conventie, zodat je nog tijd hebt voor wijzigingen en promotie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fanconventie?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers, naast een aparte coördinator. Voor entree, techniek, garderobe en publieksbegeleiding heb je tijdens drukke momenten minstens 4 vaste rollen nodig.
Wanneer moet ik de techniek van een fanconventie testen?: Doe een volledige test uiterlijk 7 dagen vooraf en nogmaals bij de opbouw. Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor aansluiten, geluidscontrole, projectie en het klaarzetten van presentaties op USB-sticks.
Hoeveel drank en eten moet ik bestellen voor een fanconventie?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Geef het definitieve catering-aantal 5 werkdagen vooraf door en bestel extra porties voor panelleden en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.