Checklist pour organiser une convention de fans

Une convention de fans demande de coordonner les inscriptions, les exposants, les invités, les animations et l’accueil du public. Commencez par bloquer la date et le lieu, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, les besoins alimentaires, le plan des stands et la technique. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre et à repérer les détails souvent réglés trop tard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Accueillir les invités et les panélistes
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Élaborer le plan
2 personnes
Confirmer la disposition des stands
2 personnes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Préparer les questions du quiz
2 personnes
Composer la table des prix
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Marquer les emplacements
3 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Remplir les goodiebags
4 personnes
Préparer la salle de quiz
2 personnes
Préparer la table des prix
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefing des bénévoles
3 personnes
Accueillir les invités
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Animer le débat
2 personnes
Animer la séance de dédicaces
3 personnes
Encadrer le concours de cosplay
4 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Animer le quiz
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Animer le coin photo
2 personnes
Présenter le programme de la soirée
2 personnes
Annoncer la dernière commande
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
Collecter les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 170
Tables hautesqté 8
Tabouretsqté 12
Portantsqté 3
Poteaux de balisageqté 12
Éléments de podiumqté 6
Table de prise de parole
Paravent de logeqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 4
Table de mixage
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 8

Décoration

Décoration thématiqueqté 12
Affichesqté 20
Bannièresqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 18
Mur photo
Accessoires décoratifsqté 15
Ruban de papierqté 8
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200
Ciseauxqté 8
Marqueursqté 24
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Ouvre-bouteillesqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4

Catering

Sacs cadeauxqté 170
Badges nominatifsqté 220
Braceletsqté 220
Bulletins de voteqté 200
Feuilles de quizqté 100
Stylosqté 80
Prixqté 12
Film Polaroidqté 6
Jetons de consommationqté 500
Courses
Urne de voteqté 2
Presse-papiersqté 20
Présentoirsqté 12
Caissesqté 3
Appareil photo Polaroid
Cônesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de lancer les invitations : prévoyez ensuite au moins 6 à 8 semaines pour les inscriptions, les exposants et la communication.
Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires au même moment. Relancez les personnes qui n’ont pas complété leur formulaire 7 à 10 jours avant la convention.
Confirmez le plan des stands au plus tard une semaine avant l’événement. Gardez une copie imprimée pour l’accueil et prévoyez des panneaux de direction visibles dès l’entrée.
Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones 2 à 3 jours avant. Le jour même, vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et les clés USB avant l’arrivée du public.
Préparez les badges nominatifs, le déroulé imprimé et le comptoir d’accueil la veille. Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant le début pour installer les tables, les chaises, les stands et l’éclairage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une convention de fans ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, construire le programme, inviter les exposants et les panélistes, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une convention de fans ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue, dès que le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés. Fixez une date limite 7 à 10 jours avant l’événement pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand tester la technique d’une convention de fans ?: Faites un premier test 2 à 3 jours avant, puis une vérification rapide à l’ouverture du lieu. Contrôlez notamment les microphones, les haut-parleurs, le projecteur, l’écran, les rallonges et les multiprises.
À quelle heure faut-il arriver pour installer une convention de fans ?: Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des visiteurs. Gardez ce temps pour installer les tables et les chaises, le comptoir d’accueil, les stands, la signalétique et le matériel de scène.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.