Checklist para organizar una convención de fans

Una convención de fans necesita mucho más que invitados y decoración. Hay que coordinar el programa, los paneles, los expositores, las inscripciones, el catering y la circulación del público en el recinto. Esta checklist reúne 68 tareas y 76 materiales para avanzar en orden, desde reservar el lugar hasta probar los micrófonos y abrir la entrada. También te ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento, como las acreditaciones, la señalización y la distribución de los stands.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Contactar a los invitados y panelistas
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar anuncio en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Hacer reservas
Pedir el catering
2 personas
Desarrollar el plano
2 personas
Confirmar la distribución del stand
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer carteles de ruta
2 personas
Preparar preguntas del quiz
2 personas
Montar la mesa de premios
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar la zona del escenario
3 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colocar el equipo de iluminación
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Rellenar las bolsas de regalo
4 personas
Preparar la sala del quiz
2 personas
Preparar la mesa de premios
2 personas
Comprobar los baños
Briefing de voluntarios
3 personas
Recibir a los invitados
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Moderación del panel de debate
2 personas
Acompañar la sesión de firmas
3 personas
Coordinar el concurso de cosplay
4 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Presentar la ronda del quiz
2 personas
Entregar premios
2 personas
Atender el rincón fotográfico
2 personas
Presentar el programa de la noche
2 personas
Anunciar el último pedido
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
4 personas
Reunir materiales del stand
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 170
Mesas altascant. 8
Taburetescant. 12
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 12
Piezas de escenariocant. 6
Mesa de oradores
Biombo para vestuariocant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 4
Mesa de mezclas
Soportes de micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Memorias USBcant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Lámparas de bateríacant. 8

Decoración

Decoración temáticacant. 12
Cartelescant. 20
Bannerscant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 18
Photowall
Atrezzo decorativocant. 15
Cinta de papelcant. 8
Cinta americanacant. 6
Bridascant. 200
Tijerascant. 8
Rotuladorescant. 24
Bridascant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Abrebotellascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4

Catering

Bolsas de regalocant. 170
Tarjetas de nombrecant. 220
Pulserascant. 220
Boletascant. 200
Hojas del quizcant. 100
Bolígrafoscant. 80
Premioscant. 12
Película Polaroidcant. 6
Tiquets de consumocant. 500
Compras
Urna de votacióncant. 2
Portapapelescant. 20
Soportes de presentacióncant. 12
Cajas de cajacant. 3
Cámara Polaroid
Conoscant. 12

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Rollos de toallacant. 8

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de anunciar la convención: necesitas margen para confirmar invitados, panelistas y expositores, además de preparar el formulario de inscripción.
Publica el programa cuando ya tengas confirmados los paneles principales. Reserva al menos 2 semanas para recoger inscripciones y preferencias dietéticas antes de encargar el catering.
Diseña el plano antes de colocar mesas y sillas. Comprueba que los stands, la mesa de entrada, el escenario y las rutas de paso no bloqueen los accesos ni las colas.
Prepara acreditaciones, carteles de ruta y el plan de trabajo con varios días de antelación. Imprimirlos el mismo día deja poco margen para corregir nombres, horarios o salas.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables y regletas deben funcionar juntos, no solo por separado.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una convención de fans?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, elaborar el programa, contactar con invitados y abrir las inscripciones. Si participan muchos expositores o panelistas, deja entre 3 y 6 meses.
¿Cuántas mesas y sillas necesito para una convención de fans?: Depende del plano, el aforo y el número de expositores, pero calcula cada zona por separado: entrada, stands, paneles, catering y descanso. Define las cantidades en el plano antes de hacer reservas para evitar añadir mobiliario a última hora.
¿Cuándo debo pedir el catering para una convención?: Confirma el pedido entre 7 y 14 días antes, cuando tengas una cifra bastante estable de asistentes y sus preferencias dietéticas. Reserva algunas raciones adicionales para cubrir cambios y registros de última hora.
¿Qué hay que probar antes de abrir una convención de fans?: Haz una prueba completa entre 2 y 4 horas antes de la apertura. Comprueba presentaciones en el portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, iluminación, cables y regletas; después revisa la mesa de entrada y la señalización.

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