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Fanconvention organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Fanconvention braucht mehr als ein Programm und ein paar Stände. Du musst Gäste anfragen, Anmeldungen bearbeiten, Technik testen und den Besucherstrom durch die Location planen. Beginne mit Datum und Ort, bestätige danach Programm, Aussteller und Catering und erledige die Beschilderung erst, wenn der Lageplan feststeht. Diese Checkliste hilft dir, Fristen und Aufbau in der richtigen Reihenfolge zu organisieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Gäste und Podiumsteilnehmer ansprechen

    2 Personen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Ankündigung posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Lageplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Standaufteilung bestätigen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Wegweiser erstellen

    2 Personen

  • Quizfragen vorbereiten

    2 Personen

  • Preistisch zusammenstellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Eingangstresen aufbauen

    2 Personen

  • Standplätze markieren

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Lichttechnik aufbauen

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Goodie-Bags füllen

    4 Personen

  • Quizraum vorbereiten

    2 Personen

  • Preistisch aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Einweisung der Freiwilligen

    3 Personen

  • Gäste empfangen

    2 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Podiumsgespräch begleiten

    2 Personen

  • Autogrammstunde begleiten

    3 Personen

  • Cosplay-Wettbewerb betreuen

    4 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Quizrunde moderieren

    2 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Fotoecke betreuen

    2 Personen

  • Abendprogramm moderieren

    2 Personen

  • Letzte Bestellung ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Standmaterial sammeln

    3 Personen

  • Müll einsammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 18
  • StühleAnz. 170
  • StehtischeAnz. 8
  • HockerAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 3
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • BühnenelementeAnz. 6
  • Rednertisch
  • UmkleideschirmAnz. 2

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 4
  • Mischpult
  • MikrofonständerAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • BatterielampenAnz. 8

Dekoration

  • ThemendekorationAnz. 12
  • PosterAnz. 20
  • BannerAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 18
  • Fotowand
  • Dekorative RequisitenAnz. 15
  • PapierklebebandAnz. 8
  • GewebeklebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 200
  • ScherenAnz. 8
  • StifteAnz. 24
  • KabelbinderAnz. 100

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 220
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 4

Catering

  • GoodiebagsAnz. 170
  • NamensschilderAnz. 220
  • ArmbänderAnz. 220
  • StimmzettelAnz. 200
  • QuizformulareAnz. 100
  • StifteAnz. 80
  • PreiseAnz. 12
  • Polaroid-FilmAnz. 6
  • VerzehrmarkenAnz. 500
  • Einkäufe
  • StimmurneAnz. 2
  • KlemmbretterAnz. 20
  • PräsentationsständerAnz. 12
  • KassierboxenAnz. 3
  • Polaroidkamera
  • KegelAnz. 12

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • HandtuchrollenAnz. 8

Tipps

  • Hole Zusagen von Gästen, Podiumsteilnehmern und Standbetreibern frühzeitig ein. Plane für Anmeldungen, Rückfragen und Absagen mindestens 4 bis 6 Wochen Bearbeitungszeit ein.
  • Erstelle den Lageplan erst nach der Standaufteilung. Markiere Bühne, Eingangstresen, Garderobe, Fluchtwege und Absperrungen, damit Tische und Stühle am Veranstaltungstag ohne Umräumen aufgestellt werden können.
  • Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult spätestens am Vortag gemeinsam. Lege außerdem USB-Sticks und Verlängerungskabel bereit; fehlende Kabel werden beim Aufbau besonders häufig bemerkt.
  • Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und gib die endgültige Anzahl an das Catering weiter. Rechne für Nachmeldungen und Helfer eine kleine Reserve ein, statt erst am Veranstaltungstag nachzubestellen.
  • Bereite Namensschilder, Wegweiser, Quizfragen, Preise und das ausgedruckte Drehbuch vor dem Aufbau vor. Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass, damit Eingangstresen, Bühne und Technik getestet werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fanconvention planen?
Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort und Programm. Gäste, Podiumsteilnehmer und Standbetreiber solltest du idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Convention verbindlich anfragen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fanconvention?
Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Eingangstresen, Beschilderung und Dekoration ein. Mit Bühne, Projektor, Lautsprechern und Mikrofonen sind 3 bis 4 Stunden realistischer.
Wann sollte man das Catering für eine Fanconvention bestellen?
Bestelle das Catering etwa 2 bis 3 Wochen vorher, sobald die Anmeldungen eine verlässliche Personenzahl ergeben. Übermittle Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung.
Was muss man bei der Technik einer Fanconvention testen?
Teste am Vortag Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und alle Verlängerungskabel. Plane zusätzlich 30 Minuten am Veranstaltungstag für einen kurzen Funktionstest vor dem Einlass ein.

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