Wat heb je nodig voor een fanconventie?

Een fanconventie vraagt om meer dan tafels en decoratie. Je hebt spullen nodig voor entree, panels, stands, quizzen, catering en duidelijke bewegwijzering. Plan per onderdeel wat je moet kopen, lenen of reserveren en tel kabels, badges en informatiemateriaal ruim mee. Vooral techniek, garderobevoorzieningen en verlichting worden vaak pas op de opbouwdag gemist. Met deze boodschappenlijst kun je de 76 benodigde spullen controleren voordat de locatie opengaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 170
Statafelsaantal 8
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Afzetpalenaantal 12
Podiumdelenaantal 6
Spreektafel
Kleedkamerschermaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Themadecoratieaantal 12
Postersaantal 20
Bannersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 18
Fotowand
Decoratieve rekwisietenaantal 15
Papiertapeaantal 8
Ducttapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Scharenaantal 8
Stiftenaantal 24
Kabelbindersaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4

Catering

Goodiebagsaantal 170
Naamkaartjesaantal 220
Polsbandjesaantal 220
Stembiljettenaantal 200
Quizformulierenaantal 100
Pennenaantal 80
Prijzenaantal 12
Polaroidfilmaantal 6
Consumptiemuntenaantal 500
Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Thee - 200 zakjes
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroensap - 2 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 18 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 36 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Chips naturel - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Salsa - 6 potten
- Borrelnoten - 5 kilogram
- Popcorn - 4 kilogram
- Pretzels - 4 zakken
- Mini-koekjes - 6 pakken
- Brownies - 120 stuks
- Mini-muffins - 120 stuks
- Koffiekoeken - 80 stuks
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Druiven - 6 kilogram
- Mandarijnen - 50 stuks
- Komkommer - 8 stuks
- Cherrytomaten - 5 kilogram
- Wortels - 4 kilogram
- Paprika - 12 stuks
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 8 bakjes
- Kaasplakken - 3 kilogram
- Ham - 2 kilogram
- Kipfiletbeleg - 2 kilogram
- Vegan beleg - 2 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Brood - 20 broden
- Mini-broodjes - 250 stuks
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan broodjes - 30 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Olijven - 3 potten
- Augurken - 3 potten
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Olijfolie - 1 fles
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Servetten - 600 stuks
- Papieren rietjes - 250 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Plasticfolie - 1 rol
- Afvalzakken - 100 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectie - 8 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Theedoeken - 20 stuks
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Toiletreiniger - 3 flessen
- Desinfectiedoekjes - 6 pakken
Stemurneaantal 2
Clipboardsaantal 20
Presentatiestandaardsaantal 12
Kassadozenaantal 3
Polaroidcamera
Pionnenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Handdoekrollenaantal 8

Tips

Reken bij de entree op één werkplek per 100 bezoekers en leg laptop, aanmeldgegevens, naambadges en schrijfmateriaal de avond ervoor klaar. Zo voorkom je opstopping bij de start.
Test projector, projectiescherm, luidsprekers, microfoons en mengpaneel uiterlijk 24 uur vooraf. Neem per technisch onderdeel minstens één reservekabel en twee lege USB-sticks mee.
Leg voor elk panel minimaal één microfoon en één microfoonstatief klaar; bij vragen uit de zaal zijn twee extra microfoons praktischer. Controleer ook of de spreektafel en podiumdelen passen binnen de plattegrond.
Voorzie elke stand van een tafelkleed, poster of banner en voldoende verlichting. Houd per stand minimaal 1 meter loopruimte vrij en gebruik afzetpalen waar wachtrijen kunnen ontstaan.
Koop naambadges, routebordjes en cateringbenodigdheden op basis van de definitieve aanmeldingen, maar bestel verbruiksartikelen uiterlijk 3 dagen vooraf. Voeg 10 procent reserve toe voor extra bezoekers, beschadigde badges en dieetwensen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een fanconventie?: Zorg minimaal voor entree- en bewegwijzeringsmateriaal, naambadges, tafelkleden, themadecoratie, cateringbenodigdheden en techniek. Voor panels heb je onder meer een projector, scherm, luidsprekers, microfoons, mengpaneel, statieven, verlengkabels en stekkerdozen nodig.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een fanconventie?: Gebruik voor een panel met maximaal vier deelnemers minimaal één microfoon per spreker en één extra microfoon voor vragen uit de zaal. Test alle microfoons uiterlijk 24 uur vooraf en neem minstens één reservekabel mee.
Hoeveel naambadges moet ik bestellen?: Bestel voor elke aangemelde bezoeker, elk panellid, elke standhouder en elke vrijwilliger één badge. Voeg 10 procent reserve toe; bij 200 verwachte aanwezigen zijn dat 220 badges, exclusief eventuele extra badges voor organisatie en crew.
Wanneer moet ik de spullen voor een fanconventie regelen?: Reserveer meubilair, podiumdelen en techniek zodra datum en locatie vastliggen, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Bestel catering en verbruiksartikelen uiterlijk 3 dagen voor de conventie en test de techniek 24 uur vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.