Que faut-il prévoir pour une convention de fans ?

Une convention de fans demande plus que des tables et des badges. Il faut prévoir le matériel des stands, l’accueil, la scène, les panneaux de circulation et la technique des panels. Cette liste vous aide à acheter ou réserver les éléments nécessaires avant le jour J, notamment les rallonges, les multiprises, les microphones et les supports d’affichage. Prévoyez aussi les fournitures liées au quiz, aux prix, à la restauration et aux besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 170
Tables hautesqté 8
Tabouretsqté 12
Portantsqté 3
Poteaux de balisageqté 12
Éléments de podiumqté 6
Table de prise de parole
Paravent de logeqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 4
Table de mixage
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 8

Décoration

Décoration thématiqueqté 12
Affichesqté 20
Bannièresqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 18
Mur photo
Accessoires décoratifsqté 15
Ruban de papierqté 8
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200
Ciseauxqté 8
Marqueursqté 24
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Ouvre-bouteillesqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4

Catering

Sacs cadeauxqté 170
Badges nominatifsqté 220
Braceletsqté 220
Bulletins de voteqté 200
Feuilles de quizqté 100
Stylosqté 80
Prixqté 12
Film Polaroidqté 6
Jetons de consommationqté 500
Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé - 200 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 18 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Chips nature - 8 sacs
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips tortilla - 8 sachets
- Salsa - 6 pots
- Mélange apéritif - 5 kilogrammes
- Pop-corn - 4 kilogrammes
- Pretzels - 4 sacs
- Mini-biscuits - 6 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Couques au café - 80 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 6 kilogrammes
- Mandarines - 50 pièces
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Carottes - 4 kilogram
- Poivrons - 12 pièces
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Tranches de fromage - 3 kilogrammes
- Jambon - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Tartinade végane - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Pain - 20 pains
- Petits pains - 250 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Olives - 3 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Serviettes - 600 pièces
- Pailles en papier - 250 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Film plastique - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Torchons - 20 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
Urne de voteqté 2
Presse-papiersqté 20
Présentoirsqté 12
Caissesqté 3
Appareil photo Polaroid
Cônesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Conseils

Prévoyez au moins une table et deux chaises par stand confirmé, puis gardez 10 % de mobilier supplémentaire pour les exposants ou intervenants ajoutés tardivement.
Pour la technique, comptez au minimum un ordinateur portable, un projecteur, un écran, des haut-parleurs et deux microphones si plusieurs personnes participent aux panels. Testez chaque câble et chaque source au moins 24 heures avant l’ouverture.
Achetez suffisamment de rallonges et de multiprises pour séparer l’espace scène, l’accueil et les stands. Étiquetez-les avant l’installation : cela évite de chercher une prise disponible pendant l’arrivée des invités.
Prévoyez les badges nominatifs et les affiches de direction au plus tard la veille. Imprimez quelques badges vierges supplémentaires et préparez des panneaux pour l’accueil, les panels, les toilettes et la sortie.
Pour la décoration thématique, préparez les nappes, bannières, affiches, accessoires et éléments du mur photo avant l’arrivée du public. Si vous utilisez des ballons, gonflez-les le jour même et gardez une pompe disponible pour les remplacements.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour une convention de fans ?: Prévoyez une table par stand ou espace exposant confirmé, ainsi qu’une table d’accueil et une table pour la prise de parole. Ajoutez environ 10 % de tables de réserve si le nombre d’exposants peut encore changer.
Quel matériel faut-il pour les panels d’une convention ?: Prévoyez un ordinateur portable, un projecteur, un écran de projection, des haut-parleurs, une table de mixage et des microphones avec leurs pieds. Faites un test complet au moins 24 heures avant le début de la convention.
Quand préparer les badges et les panneaux de direction ?: Préparez les badges nominatifs et imprimez les panneaux au plus tard la veille. Gardez 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions tardives, les bénévoles et les intervenants ajoutés au dernier moment.
Combien de temps avant faut-il acheter le matériel ?: Réservez le mobilier, le projecteur, les haut-parleurs et les microphones dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Faites les courses finales et rassemblez le petit matériel la veille.

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