Checklist voor een familiegoochelshow organiseren
Een familiegoochelshow vraagt meer voorbereiding dan alleen een goochelaar en stoelen regelen. Je moet bezoekers op tijd laten aanmelden, dieetwensen verzamelen en de zaal geschikt maken voor publiek én optreden. Plan techniek, catering en ontvangst apart, zodat de show niet wordt opgehouden door een lege batterij, ontbrekende kabel of niet-gekoelde drank. Met deze checklist werk je van reservering en uitnodiging naar de laatste controle op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Goochelaar boeken
Locatie reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Bezoekerslijst afdrukken
Leveringen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Podiumvlak vrijmaken
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Goochelaar ontvangen
Goochelmaterialen klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Entree bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Goochelshow begeleiden
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen
Nazorg
Goochelaar uitzwaaien
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Kledingrekkenaantal 2
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 4
Apparatuur
- Draadloze microfoon
- Draagbare speaker
- Microfoonstandaard
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Koelboxenaantal 3
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelelementenaantal 12
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 6
- Tangenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 60
- Plakbandaantal 4
- Schaaraantal 3
Verlichting
- Led-lichtsnoerenaantal 4
- Batterijlampenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Boek de goochelaar en reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg daarna het programma vast, inclusief aanvang, pauze en eindtijd, zodat bezoekers weten waarvoor ze zich aanmelden.
- Verstuur een herinnering enkele dagen vooraf en verwerk de aanmeldingen in één bezoekerslijst. Neem dieetwensen daarin mee en druk de lijst vóór de ontvangst af, in plaats van namen op losse briefjes te verzamelen.
- Test microfoon, draagbare speaker en aansluitingen vóór de eerste bezoeker binnenkomt. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar, maar controleer ook of het podiumvlak vrij blijft van kabels en tafels.
- Zet voor de show het buffet, koffiepunt en de dranken apart klaar. Reken per onderdeel op eigen servies en opschepgerei; zo voorkom je dat bezoekers tijdens de voorstelling door het speelvlak of langs de goochelaar lopen.
- Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst zaal, tafels en stoelen, daarna podium en techniek, vervolgens versiering en catering. Laat vrijwilligers vóór de entree-inloop weten wie de goochelaar ontvangt, wie de entree bemant en wie vragen over dieetwensen opvangt.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een goochelaar boeken voor een familiegoochelshow?
- Regel de goochelaar voordat je de uitnodigingen verstuurt en het programma definitief maakt. Zo voorkom je dat je een datum communiceert waarop de voorstelling niet beschikbaar is.
- Hoeveel dagen voor de familiegoochelshow verstuur ik een herinnering?
- Stuur de herinnering enkele dagen vóór de show, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Vraag daarin alleen om wijzigingen die nog relevant zijn, zoals afmelding of een dieetwens.
- Wanneer test ik de microfoon en speaker voor de goochelshow?
- Test de geluidsapparatuur vóór de bezoekers binnenkomen en houd tijd over om kabels of batterijen te vervangen. Controleer de microfoon opnieuw nadat de zaal gevuld is, omdat publiek het geluid kan dempen.
- Hoe vroeg moet de zaal klaar zijn voor een familiegoochelshow?
- Zorg dat tafels, stoelen, podiumvlak, techniek en catering klaarstaan vóór de entree bemand wordt. Plan de controle als laatste stap vóór ontvangst, zodat een ontbrekend onderdeel nog kan worden aangevuld.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!