Checklist pour organiser un spectacle de magie familial
Un spectacle de magie familial demande plus qu’un magicien et quelques chaises. Il faut bloquer le lieu, confirmer les inscriptions, prévoir une zone de scène dégagée et tester le son avant l’arrivée du public. Cette checklist suit l’ordre utile, des premières réservations à l’accueil des familles. Elle couvre aussi les oublis fréquents : besoins alimentaires, manteaux, café, rallonges et briefing des bénévoles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver un magicien
Réserver le lieu
Définir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Imprimer la liste des visiteurs
Vérifier les livraisons
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dégager la zone de la scène
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Accueillir le magicien
Préparer le matériel de magie
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Tenir l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner le spectacle de magie
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes
Suivi
Saluer le magicien au départ
Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Portants à vêtementsqté 2
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 4
Équipement
- Micro sans fil
- Enceinte portable
- Pied de microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Glacièresqté 3
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 70
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Pains de glaceqté 12
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Louchesqté 6
- Pincesqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Guirlandesqté 8
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 60
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 3
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Lampes à batterieqté 6
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le magicien et la salle avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins une semaine entre la date limite d’inscription et le spectacle pour traiter les réponses et les besoins alimentaires.
- Prévoyez une vraie zone de scène, dégagée plusieurs heures avant l’ouverture. Placez les chaises face à cette zone et gardez un passage libre pour les enfants, le magicien et le matériel.
- Testez le microphone sans fil, l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public. Faites un essai avec une personne assise au dernier rang : une voix audible près de la scène ne l’est pas forcément au fond.
- Installez le buffet et le point café avant l’accueil, puis mettez les boissons au frais suffisamment tôt. Pour éviter l’attente, préparez les tasses, verres, assiettes, couverts et pinces au même endroit.
- Envoyez un rappel quelques jours avant et imprimez la liste des visiteurs le jour même. Préparez aussi les badges nominatifs, un portant pour les manteaux et une personne dédiée à l’entrée pendant les 15 premières minutes.
Questions fréquentes
- Quand réserver un magicien pour un spectacle familial ?
- Réservez-le dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement au moins 6 à 8 semaines avant le spectacle. Vous pourrez ensuite construire le programme autour de sa durée et de ses besoins techniques.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables et les chaises, dégager la scène, monter le buffet et tester le son. Ajoutez 30 minutes si les livraisons ou la décoration arrivent le même jour.
- Quand envoyer les invitations et le rappel ?
- Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la représentation, avec une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Envoyez le rappel 2 à 3 jours avant, en rappelant l’horaire, l’adresse et les éventuelles informations alimentaires.
- Que faut-il prévoir pour le son d’un spectacle de magie ?
- Prévoyez un microphone sans fil, une enceinte portable, un pied de microphone, des rallonges et des multiprises. Testez tout au moins 60 minutes avant l’accueil et gardez une solution de secours pour l’alimentation électrique.
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