Checklist para organizar un espectáculo de magia familiar
Un espectáculo de magia familiar necesita más coordinación de la que parece: artista, sala, asistentes, sonido, comida y voluntarios deben encajar en el mismo horario. Empieza reservando el lugar y contratando al mago; después cierra el programa y controla las inscripciones. En los últimos días conviene confirmar entregas, preferencias dietéticas y asistencia. Esta checklist reúne las 44 tareas y 38 materiales del plan para que puedas preparar la sala sin olvidar los detalles que suelen resolverse demasiado tarde.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Contratar a un mago
Reservar el lugar
Fijar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Imprimir la lista de visitantes
Comprobar las entregas
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Recibir al mago
Dejar listos los materiales de magia
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Atender la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar el espectáculo de magia
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Despedirse de los visitantes
2 personas
Seguimiento
Despedir al mago
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Percheroscant. 2
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 4
Equipo
- Micrófono inalámbrico
- Altavoz portátil
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 70
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharonescant. 6
- Pinzascant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de bateríacant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Indica la hora de llegada, el inicio de la función y cuándo se servirá la comida para que las familias sepan cuánto durará la actividad.
- Controla las inscripciones y las preferencias dietéticas hasta el cierre de la lista. Imprime la lista de visitantes el mismo día o como máximo la noche anterior, y deja una persona atendiendo la entrada.
- Reserva al menos 30 minutos antes del comienzo para comprobar la sala, despejar el espacio del escenario y probar el micrófono inalámbrico con el altavoz portátil. Los cables y las regletas deben quedar fuera de las zonas de paso.
- Monta primero sillas y escenario, y después las mesas del buffet y del café. Deja las bebidas enfriándose con varias horas de antelación y coloca vasos, platos, cubiertos y bandejas antes de recibir a los invitados.
- Recibe al mago con tiempo para revisar sus materiales y explicarle el programa. Si participan voluntarios, dales instrucciones concretas antes de abrir la entrada: quién ayuda en el escenario, quién controla la sala y quién repone el buffet.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de magia familiar?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para contratar al mago, reservar la sala y fijar el programa. Envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y deja los últimos 2 o 3 días para confirmar asistentes y entregas.
- ¿Cuándo se debe probar el micrófono y el altavoz?
- Haz una primera comprobación el día anterior y una prueba completa al menos 30 minutos antes de que lleguen los invitados. Prueba el micrófono desde el escenario y desde la última fila para detectar problemas de volumen o cables.
- ¿Cuántas bebidas preparar para un espectáculo de magia familiar?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen del 10 al 15 % para imprevistos. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y reserva termos para café o té si el programa incluye una pausa.
- ¿Qué hay que preparar el día del espectáculo?
- Ese día debes comprobar la sala, montar mesas y sillas, despejar el escenario, conectar y probar el sonido, preparar el buffet y dejar listas las inscripciones. Reserva al menos 90 minutos antes del inicio para el montaje y la recepción del mago.
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