Familiedag organiseren: een praktische checklist

Een familiedag loopt soepeler als je eerst het aantal gasten en de locatie vastlegt en daarna pas catering, activiteiten en materiaal regelt. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat je hoeveelheden en tafelschikking op tijd kunt aanpassen. Plan naast het programma ook begeleiding, bewegwijzering en een alternatief bij slecht weer. Controleer in de laatste week alle leveringen, koelproducten, spelmaterialen en technische spullen, zoals de speaker, microfoon en verlengkabel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
Activiteitenprogramma maken
2 personen
Spelbegeleiders indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Partytenten reserveren
Weersverwachting controleren
Slechtweerscenario bepalen
2 personen
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Voorraad houdbare producten controleren
Koelproducten inkopen
2 personen
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
Prijzen voor spellen klaarleggen
Decoratie sorteren
Naamkaartjes voorbereiden
Programma en routekaarten printen
Muziek afspeellijst samenstellen
EHBO-doos controleren
Contactlijst vrijwilligers delen
Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades en brood voorbereiden
3 personen
Barbecue voorbereiden
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Activiteitenstations markeren
2 personen
Spelmateriaal klaarzetten
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten bevoorraden
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Kinderspellen begeleiden
6 personen
Volksspellen begeleiden
3 personen
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten serveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Kinderdisco begeleiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet en bar schoonmaken
3 personen
Spelmateriaal opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Inschrijftafel
Picknickkleedaantal 8
Koelboxaantal 4
Afvalbakaantal 6
Kapstokrekaantal 2

Servies

Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 80
Drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Wegwijzerbordenaantal 8
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Batterijladeraantal 2
Thermoskanaantal 6
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Barbecueaantal 2
Vuurkorf

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Korfbalaantal 2
Frisbeesaantal 6
Springtouwenaantal 8
Hoepelsaantal 10
Pionnenaantal 20
Estafettestokkenaantal 8
Waterballonnenaantal 200
Touwtrektouw
Ringwerpsetaantal 2
Cornhole-setaantal 2
Stoepkrijtaantal 12

Schoonmaak

Handzeepaantal 6
Afwasmiddelaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 12

Verlichting

Lichtslingeraantal 6
Ledlampaantal 8

Veiligheid

EHBO-doosaantal 2
Brandblusdekenaantal 2
Antislipmataantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen, dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk één week voor de familiedag te kunnen verwerken.
Maak het activiteitenprogramma met vaste tijdsblokken en wijs per activiteit een begeleider aan. Leg spelprijzen en benodigd spelmateriaal uiterlijk de dag ervoor klaar.
Controleer de weersverwachting 3 tot 5 dagen vooraf en bepaal dan definitief of partytenten, picknickkleden of een binnenlocatie nodig zijn.
Zet de inschrijftafel, naamkaartjes en wegwijzerborden bij aankomst klaar. Print programma’s en routekaarten minstens één dag van tevoren, zodat je niet tijdens de opbouw hoeft te zoeken.
Doe houdbare boodschappen eerder en koop koelproducten zo laat mogelijk. Controleer op de ochtend zelf de koelboxen, thermoskannen, afvalbakken en de stroomvoorziening met verlengkabel en stekkerdoos.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een familiedag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en vraag om aanmelding uiterlijk 2 weken voor de familiedag, zodat je catering en materiaal kunt berekenen.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten bepalen?: Neem het definitieve aantal gasten ongeveer 7 dagen vooraf op basis van de aanmeldingen. Gebruik dat aantal voor catering, tafels, stoelen, servies en activiteiten.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een familiedag?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, partytenten, buffet, bewegwijzering, decoratie en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle voordat de gasten komen.
Wanneer moet ik een slechtweerscenario voor een familiedag regelen?: Bepaal een alternatief uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, wanneer de weersverwachting bruikbaar wordt. Controleer opnieuw op de ochtend zelf en zorg dat betrokken begeleiders weten waar het programma doorgaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.