Checklist para organizar un Día familiar sin olvidar nada

Organizar un Día familiar requiere coordinar invitados de distintas edades, comida, juegos y un espacio cómodo para pasar varias horas juntos. Empieza fijando la fecha y el lugar, y trabaja después con un número de asistentes cada vez más preciso. Las confirmaciones de última hora, el material para las actividades y el plan para mal tiempo suelen quedarse para el final. Esta checklist te ayuda a ordenar las decisiones, las compras y la preparación del día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
Crear programa de actividades
2 personas
Asignar monitores del juego
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reservar mesas y sillas
Reservar carpas de fiesta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Determinar el escenario para mal tiempo
2 personas
Confirmar entregas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el stock de productos no perecederos
Comprar productos refrigerados
2 personas
Reunir el material de juego
2 personas
Preparar los premios para los juegos
Clasificar la decoración
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir el programa y los mapas de ruta
Crear lista de reproducción musical
Comprobar el botiquín
Compartir la lista de contactos de voluntarios
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar ensaladas y pan
3 personas
Preparar la barbacoa
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Marcar estaciones de actividades
2 personas
Preparar el material del juego
3 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Abastecer los baños
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Coordinar los juegos infantiles
6 personas
Acompañar juegos populares
3 personas
Coordinar la actividad creativa
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Encender la barbacoa
2 personas
Servir platos de barbacoa
5 personas
Reponer el bufé
3 personas
Coordinar la discoteca infantil
2 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el buffet y el bar
3 personas
Recoger el material del juego
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6
Mesa de inscripción
Manta de picniccant. 8
Nevera portátilcant. 4
Papeleracant. 6
Percherocant. 2

Vajilla

Platoscant. 100
Cuencoscant. 80
Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 50
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Mantelescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 100
Señales de orientacióncant. 8
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófono inalámbrico
Cable alargadorcant. 4
Regletacant. 4
Cargador de bateríascant. 2
Termocant. 6
Hervidor de aguacant. 2
Cafeteracant. 2
Barbacoacant. 2
Brasero

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Bandejas de servircant. 12

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Korfbalcant. 2
Frisbeescant. 6
Cuerdas para saltarcant. 8
Aroscant. 10
Conoscant. 20
Testigos de relevocant. 8
Globos de aguacant. 200
Cuerda para tira y afloja
Set de lanzamiento de anillascant. 2
Set de cornholecant. 2
Tiza para aceracant. 12

Limpieza

Jabón de manoscant. 6
Lavavajillascant. 3
Esponjas de limpiezacant. 12

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 6
Lámpara LEDcant. 8

Seguridad

Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Manta ignífugacant. 2
Alfombrilla antideslizantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados al menos 7 días antes. Hasta entonces, recoge las preferencias dietéticas y separa las confirmaciones de las respuestas pendientes para calcular mejor el catering.
Prepara el programa de actividades con horarios y responsables concretos. Asigna al menos un monitor por cada juego y deja una persona encargada de explicar las reglas y controlar los materiales.
Comprueba el lugar 3 o 4 días antes: mesas, sillas, carpas, zonas de sombra, enchufes y recorrido señalizado. Si el encuentro es al aire libre, decide ese mismo día qué harás si llueve, en lugar de esperar a la previsión final.
Divide las compras en dos momentos. Revisa primero los productos no perecederos y compra los refrigerados entre 24 y 48 horas antes; confirma también las entregas y el material alquilado.
Prepara una caja de coordinación el día anterior con tarjetas de nombre, cinta adhesiva, cuerda, señales, cargadores y el botiquín. Imprime el programa y los mapas de ruta antes de empezar, porque buscar una impresora durante el montaje retrasa todo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, lugar, invitaciones y reservas de mobiliario o carpas. Deja la confirmación definitiva de invitados para unos 7 días antes.
¿Cuándo enviar las invitaciones para un Día familiar?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del encuentro e indica una fecha límite de respuesta. Pide las preferencias dietéticas desde el principio y haz un recordatorio 10 días antes si faltan respuestas.
¿Cuánta comida y bebida calcular para un Día familiar?: Calcula las raciones a partir del número definitivo de invitados, separado por adultos y niños, y añade un margen del 10 %. Para la bebida, prevé aproximadamente 2 o 3 consumiciones por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración y el tiempo.
¿Qué hacer si llueve el día del Día familiar?: Define un escenario alternativo al menos 3 días antes y comprueba la previsión la víspera. Confirma si las carpas, mesas y sillas pueden mantenerse o trasladarse, y comunica cualquier cambio a los invitados antes de la hora de salida.

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