Organiser une journée en famille sans rien oublier

Une journée en famille demande plus qu’un repas et quelques jeux. Il faut fixer le lieu, suivre les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires et organiser un programme adapté aux enfants comme aux adultes. Cette checklist rassemble les préparatifs dans le bon ordre, du choix de la date jusqu’à l’accueil des invités. Elle vous aide aussi à anticiper la météo, les livraisons, le matériel de jeu et les détails souvent réglés trop tard, comme les badges, les panneaux et la trousse de premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
Créer le programme d'activités
2 personnes
Répartir les encadrants de jeu
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Réserver des tentes de réception
Vérifier les prévisions météo
Définir le scénario en cas de mauvais temps
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le stock de produits non périssables
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
Préparer les prix pour les jeux
Trier la décoration
Préparer les badges nominatifs
Imprimer le programme et les plans d’itinéraire
Composer la playlist musicale
Vérifier la trousse de premiers secours
Partager la liste de contacts des bénévoles
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades et le pain
3 personnes
Préparer le barbecue
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Marquer les stations d'activités
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer les jeux pour enfants
6 personnes
Animer les jeux traditionnels
3 personnes
Encadrer l'activité créative
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Servir les plats de barbecue
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Animer la mini-disco pour enfants
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le buffet et le bar
3 personnes
Ranger le matériel de jeu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rendre le terrain propre
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Table d'inscription
Couverture de pique-niqueqté 8
Glacièreqté 4
Poubelleqté 6
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 100
Petits bolsqté 80
Verres à boireqté 120
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Panneaux directionnelsqté 8
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Chargeur de batteriesqté 2
Thermosqté 6
Bouilloireqté 2
Machine à caféqté 2
Barbecueqté 2
Brasero

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Korfbalqté 2
Frisbeesqté 6
Cordes à sauterqté 8
Cerceauxqté 10
Cônesqté 20
Témoins de relaisqté 8
Balles d'eauqté 200
Corde de tir à la corde
Set de lancer d’anneauxqté 2
Set de cornholeqté 2
Craie de trottoirqté 12

Nettoyage

Savon pour les mainsqté 6
Liquide vaisselleqté 3
Éponges de nettoyageqté 12

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 6
Lampe LEDqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Couverture anti-feuqté 2
Tapis antidérapantqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 6 semaines avant la journée, puis envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les réponses et les besoins alimentaires avant de calculer les quantités.
Arrêtez le nombre définitif d’invités 7 à 10 jours avant l’événement. Prévoyez ensuite les tables, les chaises, la vaisselle et les boissons selon ce chiffre, plutôt qu’à l’estimation initiale.
Préparez le programme des activités avec des créneaux de 30 à 45 minutes et attribuez chaque jeu à un encadrant. Prévoyez aussi les petits prix et rassemblez le matériel dans une seule zone avant l’arrivée du public.
Vérifiez les prévisions météo 3 jours avant, puis confirmez le scénario de repli la veille. Une tente, des couvertures de pique-nique, des panneaux directionnels et une rallonge doivent être accessibles sans devoir refaire toute l’installation.
Achetez les produits frais 1 à 2 jours avant et contrôlez le stock non périssable la même semaine. Le jour J, gardez une glacière, des sacs-poubelle, un thermos et la trousse de premiers secours près des zones d’accueil et de repas.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 10 jours avant afin de connaître le nombre de participants et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée en famille ?: Comptez environ 6 semaines pour réserver le lieu, envoyer les invitations et organiser les activités. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les livraisons, faire les courses et préparer le matériel.
Quand confirmer le nombre final d’invités ?: Fixez le nombre définitif 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai permet d’ajuster le traiteur, les boissons, les tables, les chaises et la vaisselle sans acheter trop tôt les produits frais.
Que prévoir en cas de mauvais temps pour une journée en famille ?: Décidez d’un scénario de repli au plus tard 3 jours avant, après avoir vérifié les prévisions. Prévoyez un espace couvert ou une tente, ainsi qu’un programme d’activités réalisable à l’abri pour éviter les changements de dernière minute.

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