Familieconcert organiseren: een checklist die werkt

Een familieconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten boeken en stoelen neerzetten. Je regelt tegelijk het programma, de aanmeldingen, techniek, catering en een duidelijke ontvangst. Begin met datum, locatie en artiesten en werk daarna toe naar een draaiboek met vaste tijden. Controleer vooral de technische wensen, dieetwensen en aantallen gasten voordat je boodschappen, servies en meubilair definitief maakt. Zo blijft er op de concertdag tijd over voor opbouw en een rustige ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Artiesten vastleggen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes maken
Routebordjes maken
Decoratie voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Dranken en houdbaar eten kopen
2 personen
Verse boodschappen kopen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Broodjes voorbereiden
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Vloer en tafels reinigen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Podiumvlak vrijmaken
2 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Allergenenkaartjes plaatsen
Toiletten controleren
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Garderobe begeleiden
2 personen
Openingswoord verzorgen
Concertdeel één begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Publiek naar pauze begeleiden
2 personen
Concertdeel twee begeleiden
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
Publieksvragen begeleiden
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Concertdeel drie begeleiden
3 personen
Verlichting bedienen
Publiek begeleiden bij vertrek
3 personen
Artiesten uitzwaaien

Nazorg

Etensresten koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Instrumenten inpakken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Vloer en toiletten schoonmaken
3 personen
Locatie eindcontroleren
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 40
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Instrumentmicrofoonsaantal 2
DI-boxenaantal 2
Laptop
Muziekstandaardsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 8
Batterijen AAaantal 12
Batterijen AAAaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingsslingersaantal 6
Verlengsnoeren voor lichtaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Papieren slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Programmafoldersaantal 100
Naamkaartjesaantal 30
Routebordjesaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Kokskaartmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Dienbladenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Allergenenkaartjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen uiterlijk twee weken voor het concert vast. Controleer hoeveel microfoons, instrumentmicrofoons, DI-boxen en muziekstandaards nodig zijn en test verlengkabels, stekkerdozen en batterijen vooraf.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Tel het aantal gasten opnieuw zodra de inschrijving sluit, zodat je borden, glazen, stoelen en hapjes niet op een oude schatting baseert.
Plan de boodschappen in twee momenten: houdbaar eten en dranken eerder, verse boodschappen kort voor het concert. Vul koelboxen pas nadat de ruimte en buffettafels zijn gecontroleerd.
Maak de ontvangst zichtbaar met een ontvangsttafel, naamkaartjes en routebordjes. Zet garderoberekken en bewegwijzering klaar vóór de eerste bezoekers binnenkomen; daarna heb je daar meestal geen tijd meer voor.
Open de locatie ruim vóór het programma begint. Ventileer, reinig vloer en tafels, stel klaptafels en klapstoelen op en test actieve speakers en draadloze microfoons voordat artiesten en publiek arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familieconcert organiseren?: Begin minimaal 8 weken van tevoren met datum, locatie en artiesten. Verstuur uitnodigingen daarna vroeg genoeg om aanmeldingen en dieetwensen te verzamelen; plan de technische controle uiterlijk 2 weken voor het concert.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een familieconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor de locatie, zeker wanneer je tafels, stoelen, buffet, ontvangst en geluidsapparatuur opbouwt. Plan daarna nog tijd voor een soundcheck met de artiesten.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een familieconcert versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het concert. Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je aantallen, dieetwensen, catering en naamkaartjes kunt afronden.
Hoeveel drankjes moet ik voorzien voor een familieconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur van het programma. Zet koffie, thee en water apart klaar, zodat de ontvangst niet ophoopt bij één tafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.