Familienkonzert organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Familienkonzert braucht mehr als ein Programm und ein paar Stühle. Du koordinierst Künstler, Anmeldungen, Technik, Sitzplätze und Verpflegung so, dass Familien entspannt ankommen und der Ablauf pünktlich beginnt. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zum Öffnen der Location durch die Vorbereitung. Besonders leicht vergessen werden technische Details, Namensschilder, Wegweiser und der Einkauf frischer Lebensmittel am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Künstler festlegen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Künstlerinformationen sammeln
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Namensschilder erstellen
Wegweiser erstellen
Dekoration vorbereiten
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Getränke und haltbare Lebensmittel kaufen
2 Personen
Frische Einkäufe besorgen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Brötchen vorbereiten
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Raum lüften
Boden und Tische reinigen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Bühnenfläche freimachen
2 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Instrumente bereitstellen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Licht und Musik testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Allergenkarten aufstellen
Toiletten kontrollieren
Mülleimer aufstellen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Künstler empfangen
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Garderobe betreuen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Konzertteil eins begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
Publikum in die Pause begleiten
2 Personen
Zweiter Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
2 Personen
Publikumsfragen betreuen
Abendessen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Abendprogramm ankündigen
Konzertteil drei begleiten
3 Personen
Beleuchtung bedienen
Publikum beim Verlassen begleiten
3 Personen
Artiesten verabschieden
Nachbereitung
Essensreste kühlen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Instrumente einpacken
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Boden und Toiletten reinigen
3 Personen
Ort abschließend kontrollieren
2 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 90
- BuffetischeAnz. 3
- Empfangstisch
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 40
- MesserAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- KaraffenAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- InstrumentenmikrofoneAnz. 2
- DI-BoxenAnz. 2
- Laptop
- NotenständerAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 8
- AA-BatterienAnz. 12
- AAA-BatterienAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- Lichterketten für stimmungsvolle BeleuchtungAnz. 6
- Verlängerungskabel für LichtAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- BallonsAnz. 100
- PapiergirlandenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- ProgrammhefteAnz. 100
- NamensschilderAnz. 30
- WegweiserAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- TablettsAnz. 6
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltedosenAnz. 12
- AllergiekärtchenAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
- GummihandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Künstler und Programm möglichst 6 bis 8 Wochen vorher. Frage dabei nicht nur nach dem Auftritt, sondern auch nach Mikrofonen, Instrumenten, Notenständern und weiteren technischen Anforderungen.
- Plane die Einladungsfrist mit mindestens 14 Tagen Rückmeldezeit. Erfasse neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche, damit Snacks, Brötchen und Getränke am Ende für alle reichen.
- Prüfe die Tontechnik spätestens 7 Tage vorher: aktive Lautsprecher, Mischpult, Funk- und Instrumentenmikrofone, DI-Boxen, Kabelkanäle sowie AA- und AAA-Batterien müssen zusammenpassen.
- Bereite Empfang und Orientierung am Vortag vor. Namensschilder, Wegweiser, Garderobenständer und ein eigener Empfangstisch sparen am Einlass mehrere Minuten pro Familie.
- Plane den Aufbau am Veranstaltungstag rückwärts vom Konzertbeginn. Rechne mindestens 90 Minuten für Lüften, Reinigen, Tische und Klappstühle, Technikcheck, Buffet, Kaffee und Tee ein; frische Einkäufe sollten erst danach oder am selben Morgen erfolgen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Familienkonzert planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Künstlern. Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert verschickt werden, damit mindestens 14 Tage für Rückmeldungen bleiben.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Familienkonzert?
- Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Mobiliar, Buffet und Technik ein. Bei mehreren Mikrofonen, Mischpult, Instrumenten und Kabelkanälen sind 2 Stunden deutlich entspannter.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Familienkonzert?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person und 1 bis 2 Getränken pro Kind. Stelle zusätzlich Wasser in Karaffen bereit und kaufe frische Lebensmittel erst nach der finalen Anmeldezahl.
- Wann sollte die Technik für ein Familienkonzert geprüft werden?
- Prüfe die vollständige Technik 7 Tage vorher und teste sie am Veranstaltungstag noch einmal. Lege Ersatzbatterien und mindestens ein passendes Verlängerungskabel direkt am Mischpult bereit.
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