Checklist para organizar un concierto familiar sin olvidos

Un concierto familiar necesita más que confirmar a los artistas: hay que coordinar inscripciones, preferencias alimentarias, sonido, mobiliario y la recepción del público. Esta checklist reúne el trabajo desde la fecha y el programa hasta la apertura del espacio. Reserva tiempo para comprobar las necesidades técnicas y preparar la comida, porque suelen ser los puntos que se quedan para el último momento. El día del concierto, trabaja con un plan impreso y una persona responsable de cada zona.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Confirmar a los artistas
Elaborar el programa
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Recopilar información de los artistas
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
Hacer carteles de ruta
Preparar la decoración
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Comprar bebidas y alimentos no perecederos
2 personas
Comprar alimentos frescos
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar sándwiches
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Limpiar el suelo y las mesas
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Probar luces y sonido
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar carteles de alérgenos
Comprobar los baños
Colocar cubos de basura
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Recibir al público
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Guiar el guardarropa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar la primera parte del concierto
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Guiar al público al descanso
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Servir la cena
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Acompañar la tercera parte del concierto
3 personas
Manejar la iluminación
Acompañar al público a la salida
3 personas
Despedir a los artistas

Seguimiento

Enfriar los restos de comida
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Empacar instrumentos
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el suelo y los baños
3 personas
Hacer la revisión final del lugar
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Devolver los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de recepción
Percheroscant. 2
Taburetescant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 40
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Micrófonos de instrumentocant. 2
Cajas DIcant. 2
Portátil
Atrilescant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 8
Pilas AAcant. 12
Pilas AAAcant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Guirnaldas de luces ambientalescant. 6
Alargadores para iluminacióncant. 4

Decoración

Mantelescant. 12
Globoscant. 100
Guirnaldas de papelcant. 8
Arreglos floralescant. 6
Folletos del programacant. 100
Tarjetas de nombrecant. 30
Carteles de rutacant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Bandejascant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12
Tarjetas de alérgenoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 6
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Esponjascant. 6
Guantes de gomacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Confirma la fecha, el lugar y los artistas antes de enviar las invitaciones. Pide también la información técnica de cada actuación para saber con antelación qué micrófonos, cajas DI, atriles y conexiones harán falta.
Cierra las inscripciones varios días antes del concierto y pregunta por las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Así puedes ajustar las compras, las reservas y la cantidad de aperitivos y sándwiches.
Prepara el programa y la información de los artistas antes de imprimir el plan de trabajo. Incluye horarios de llegada, pruebas de sonido, actuaciones y pausas para que el equipo no tenga que resolverlo durante la recepción.
Comprueba el sonido antes de abrir las puertas: altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos y de instrumento, soportes, cables, regletas y pilas AA y AAA. Coloca canaletas en los cables que atraviesen zonas de paso.
El día del concierto, llega con varias horas de margen para ventilar, limpiar, montar mesas y llenar las neveras portátiles. Deja preparada la mesa de recepción, los carteles de ruta, las tarjetas con nombres y una zona clara para bebidas, café y té.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto familiar?: Empieza al menos 4 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar y los artistas. Deja los últimos 7 días para cerrar inscripciones, preferencias dietéticas, compras y detalles técnicos.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones del concierto familiar?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del concierto. Fija una fecha límite de respuesta al menos 7 días antes para conocer el número de asistentes y preparar la comida y los asientos.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el sonido?: Reserva como mínimo 2 horas antes de la llegada del público para montar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes y cables. Añade tiempo para una prueba con cada artista y comprueba las pilas de repuesto.
¿Cuándo se prepara la comida para un concierto familiar?: Compra los alimentos no perecederos con varios días de margen y los frescos el día anterior o la misma mañana. Prepara aperitivos, sándwiches, café y té antes de abrir el espacio, y llena las neveras portátiles justo antes de recibir a los invitados.

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