Organiser un concert familial sans rien oublier

Un concert familial demande de coordonner les artistes, les invités, la technique et l’accueil le même jour. Cette checklist rassemble les préparatifs dans un ordre pratique, de la confirmation du lieu jusqu’à l’installation des tables et du matériel audio. Prévoyez aussi le suivi des inscriptions, les besoins alimentaires et les informations techniques des intervenants. Le jour venu, l’ouverture de la salle, l’aération et la mise en place doivent être confiées à des personnes identifiées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver les artistes
Établir le programme
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Rassembler les informations sur les artistes
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer des badges nominatifs
Créer des panneaux de direction
Préparer la décoration
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Acheter des boissons et des aliments non périssables
2 personnes
Acheter des courses fraîches
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les sandwichs
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Nettoyer le sol et les tables
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dégager la zone de la scène
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
Vérifier les toilettes
Installer les poubelles
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Guider le vestiaire
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer la première partie du concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Accompagner le public à la pause
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
Animer les questions du public
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Encadrer la troisième partie du concert
3 personnes
Gérer l’éclairage
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Dire au revoir aux artistes

Suivi

Refroidir les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Emballer les instruments
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le sol et les toilettes
3 personnes
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 40
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Microphones d’instrumentsqté 2
Boîtiers DIqté 2
Ordinateur portable
Pieds de microqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Piles AAqté 12
Piles AAAqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineuses d’ambianceqté 6
Rallonges pour l’éclairageqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Guirlandes en papierqté 8
Compositions floralesqté 6
Brochures du programmeqté 100
Badges nominatifsqté 30
Panneaux d’orientationqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Plateauxqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Cartes des allergènesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date, le lieu et les artistes au moins 8 semaines avant le concert. Demandez en même temps les horaires d’arrivée, les besoins techniques et la durée de chaque intervention.
Envoyez les invitations 4 à 6 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement. Vous pourrez alors ajuster les réservations, les repas et le nombre de places.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis faites une synthèse 7 jours avant. Prévoyez les aliments non périssables et les boissons à ce moment-là, et achetez les produits frais 1 à 2 jours avant.
Testez la table de mixage, les microphones, les boîtiers DI, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture des portes. Gardez des piles AA et AAA de rechange et protégez les câbles avec des goulottes.
Imprimez le déroulé, les badges et les panneaux de direction au moins 2 jours avant. Le jour du concert, prévoyez 60 à 90 minutes pour aérer, nettoyer, installer les tables, remplir les glacières et préparer l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert familial ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ajoutez une date limite d’inscription située environ 10 jours avant le concert afin de connaître les besoins alimentaires et les quantités à prévoir.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Ce délai couvre l’aération, le nettoyage, l’installation des tables, l’accueil, la signalétique et une vérification rapide du matériel audio.
Quand acheter les boissons et les aliments pour un concert familial ?: Achetez les boissons et les produits non périssables environ 7 jours avant. Faites les courses fraîches 1 à 2 jours avant, puis remplissez les glacières le jour même.
Quand vérifier le matériel technique des artistes ?: Recueillez leurs besoins au moins 3 semaines avant et vérifiez le matériel disponible 7 jours avant. Faites ensuite un test des microphones, de la table de mixage, des câbles et des piles avant l’ouverture de la salle.

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