Familieconcert organiseren: een praktische checklist

Een familieconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten en stoelen klaarzetten. Je moet aanmeldingen en dieetwensen verwerken, het programma vastleggen en techniek, catering en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Begin met locatie, muzikanten en geluidsapparatuur; werk daarna de indeling en benodigdheden uit. Op de dag zelf draait alles om een goede opbouwvolgorde: eerst de ruimte vrijmaken, daarna meubels en podium plaatsen, vervolgens geluid testen en pas dan versiering en ontvangst klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Muzikanten bevestigen
Locatie reserveren
Catering bestellen
Geluidsapparatuur reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Plattegrond maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Entreebord plaatsen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Muzikanten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Deuren openen
3 personen
Gasten verwelkomen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderhoek begeleiden
2 personen
Pauze aankondigen
Buffet aanvullen
2 personen
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
Tafels afruimen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
Derde concertblok begeleiden
3 personen
Publieksvragen begeleiden
Finale aankondigen
Finale begeleiden
3 personen
Afscheid aankondigen
Gasten uitzwaaien
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen inklappen
4 personen
Tafels afbreken
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Voorraad terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 4
Kleedkamertafelaantal 2
Klapstoelenaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Kinderstoelenaantal 8
Podiumdelenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 130
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 140
Vorkenaantal 140
Lepelsaantal 140
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Menubordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 130

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 3
Audiokabelsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 8
Pianokruk
Gitaarstandaardsaantal 4
Muziekinstrumentenaantal 8
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4
Nachtlampenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Tangenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het geluid minstens 60 minuten vóór de inloop. Sluit luidsprekers, mengpaneel, microfoons, microfoonstatieven en DI-boxen aan en test elk kanaal afzonderlijk.
Maak de plattegrond vóór je tafels en stoelen opstelt. Houd een duidelijke route vrij naar de entree, kapstokken, kinderstoelen en de podiumruimte.
Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vóór het concert. Geef het definitieve aantal en de menu-informatie daarna door aan de catering, zodat hapjes en dranken niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Reserveer extra tijd voor instrumenten en kleedkamer. Zet instrumenten pas klaar nadat de podiumruimte is vrijgemaakt en richt de kleedkamertafel in voordat muzikanten arriveren.
Controleer de ontvangstmaterialen de dag ervoor. Leg naamkaartjes, menuborden en het entreebord klaar en koel de dranken vooraf, zodat vrijwilligers bij opening niet meer hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familieconcert organiseren?: Leg de locatie, muzikanten en geluidsapparatuur idealiter 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma en locatie definitief zijn en verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor het concert.
Hoeveel tijd heb je nodig om een familieconcert op te bouwen?: Reken op minimaal 3 uur voor meubels, podium, techniek, instrumenten en aankleding. Reserveer daarnaast 60 minuten voor een volledige soundcheck vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
Wat moet ik regelen voor het geluid bij een familieconcert?: Gebruik luidsprekers, een mengpaneel, microfoons, microfoonstatieven en luidsprekerstatieven; voor instrumenten kunnen DI-boxen nodig zijn. Sluit alles uiterlijk 60 minuten voor aanvang aan en test ieder microfoon- en instrumentkanaal afzonderlijk.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een familieconcert?: Plan minimaal 4 vrijwilligers voor ontvangst, zaal, catering en artiestenbegeleiding bij een klein concert. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en wijs per taak een vervanger aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.