Checklist para organizar un concierto familiar sin olvidos
Organizar un concierto familiar implica coordinar asistentes, músicos, comida, sonido y un montaje seguro para niños y adultos. Empieza por enviar las invitaciones y gestionar las inscripciones; así sabrás cuántas sillas, raciones y nombres necesitas. Después confirma el programa, el lugar, el catering y el equipo técnico. El día del concierto, reserva tiempo para despejar el escenario, colocar las sillas, conectar los altavoces y probar los micrófonos antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Confirmar músicos
Reservar el lugar
Pedir el catering
Reservar equipo de sonido
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer el plano
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
5 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar el cartel de entrada
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Recibir a los músicos
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Abrir las puertas
3 personas
Dar la bienvenida a los invitados
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar el rincón infantil
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé
2 personas
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Servir la cena
4 personas
Entregar comidas especiales
2 personas
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
Gestionar las preguntas del público
Anunciar la final
Coordinar la final
3 personas
Anunciar la despedida
Despedir a los invitados
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Seguimiento
Retirar la decoración
3 personas
Plegar sillas
4 personas
Desmontar las mesas
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empacar el equipo
3 personas
Devolver el stock
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves
Repartir la comida sobrante
2 personas
Devolver los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 120
- Mesas altascant. 4
- Mesa de camerinocant. 2
- Sillas plegablescant. 8
- Percheroscant. 3
- Sillas para niñoscant. 8
- Piezas de escenariocant. 6
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 130
- Cuencos reutilizablescant. 80
- Vasos reutilizablescant. 160
- Tazas de cafécant. 80
- Cuchilloscant. 140
- Tenedorescant. 140
- Cucharascant. 140
- Cucharonescant. 12
Decoración
- Globoscant. 150
- Cinta para globoscant. 2
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 12
- Telones de escenariocant. 4
- Arreglos floralescant. 8
- Carteles del menúcant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 130
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Cajas DIcant. 3
- Cables de audiocant. 12
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Atriles de músicacant. 8
- Taburete de piano
- Soportes para guitarracant. 4
- Instrumentos musicalescant. 8
- Baterías externascant. 4
- Walkie-talkiescant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de piecant. 4
- Lámparas nocturnascant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Bandejas de serviciocant. 12
- Pinzascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Pregunta también por preferencias dietéticas para entregar al catering un número cerrado de raciones.
- Confirma a los músicos, el programa final, el lugar y el equipo de sonido como mínimo 7 días antes. Comprueba que dispones de altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes y cajas DI compatibles.
- Haz el plano antes del montaje: separa el espacio del escenario de las mesas y deja una zona clara para circular. Calcula una silla por asistente inscrito y añade sillas infantiles según las edades confirmadas.
- Prepara nombres, carteles del menú y la decoración el día anterior. Deja listos los manteles, guirnaldas, globos y telones para no tener que decorar mientras se prueban los instrumentos.
- Programa la apertura del lugar al menos 3 horas antes del inicio. Usa la primera hora para mesas y sillas, la segunda para iluminación y decoración, y reserva los últimos 30 minutos para probar micrófonos y revisar bebidas y aperitivos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto familiar?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y cierra las inscripciones 7 días antes para confirmar catering, sillas y necesidades dietéticas.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los músicos y reservar el sonido?
- Confirma a los músicos y reserva el equipo de sonido como mínimo 7 días antes. Haz una prueba completa de altavoces, mesa de mezclas y micrófonos el mismo día, al menos 60 minutos antes de abrir las puertas.
- ¿Cuántas sillas necesito para un concierto familiar?
- Prepara una silla por cada persona inscrita y añade un pequeño margen de 5 a 10 sillas si el espacio lo permite. Cuenta aparte las sillas para niños y comprueba que el plano deje pasillos despejados.
- ¿Qué hay que hacer el día del concierto familiar?
- Abre el lugar unas 3 horas antes. Monta mesas y sillas, despeja el escenario, conecta el sonido, prepara los instrumentos, coloca la decoración y prueba los micrófonos antes de recibir a los asistentes.
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