Familienkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen mindestens vier Wochen vor dem Konzert und bearbeite Anmeldungen laufend. Erfasse dabei Ernährungswünsche spätestens zehn Tage vorher, damit du das Catering verbindlich bestellen kannst.
• Bestätige Musiker, Location, Tonanlage und Helfer spätestens zwei Wochen vor dem Termin. Prüfe dann auch das finale Programm und erstelle einen Lageplan für Bühne, Sitzplätze, Eingang und Catering.
• Plane für den Aufbau zwei bis drei Stunden ein: Bühne freiräumen, Tische und Stühle aufstellen, Technik anschließen, Beleuchtung und Dekoration anbringen. Öffne die Location nicht erst kurz vor Einlass.
• Teste jedes Mikrofon zusammen mit Mischpult, Lautsprechern, Mikrofonständern und DI-Boxen mindestens 60 Minuten vor Beginn. Ein kurzer Soundcheck mit den Instrumenten zeigt Kabel- oder Stromprobleme, bevor Familien eintreffen.
• Kühle Getränke mindestens vier Stunden vor dem Konzert und bereite Snacks sowie Geschirr vor dem Einlass vor. Lege Namensschilder, Menükarten und ein deutliches Eingangsschild sichtbar bereit; diese Kleinigkeiten werden beim Aufbau oft zu spät erledigt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Familienkonzert organisieren?

Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher. Einladungen sollten vier Wochen vor dem Termin verschickt werden; Catering, Location, Musiker und Tonanlage sollten spätestens zwei Wochen vorher bestätigt sein.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Familienkonzert?

Rechne mit mindestens zwei bis drei Stunden für Möbel, Bühne, Beleuchtung, Dekoration und Technik. Plane zusätzlich 60 Minuten vor Beginn für Mikrofon- und Soundcheck ein.

Wann muss ich das Catering für ein Familienkonzert bestellen?

Bestelle das Catering ungefähr zehn bis vierzehn Tage vorher, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend erfasst sind. Aktualisiere die endgültige Personenzahl nach dem Anmeldeschluss.

Was muss beim Soundcheck eines Familienkonzerts geprüft werden?

Teste jedes Mikrofon, Instrument und Kabel über das Mischpult und die Lautsprecher. Der Soundcheck sollte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass stattfinden, damit du bei Störungen noch reagieren kannst.

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