Checklist pour organiser un concert familial

Un concert familial demande de coordonner les invités, les musiciens, le repas et l’installation technique dans le bon ordre. Cette checklist rassemble 69 tâches et 58 fournitures, de l’envoi des invitations au test des microphones. Commencez par confirmer le lieu, le programme et les besoins alimentaires, puis réservez le catering et la sonorisation. Le jour J, prévoyez assez de temps pour libérer la scène, installer les chaises et effectuer un vrai test audio avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les musiciens
Réserver le lieu
Commander le catering
Réserver le matériel de sonorisation
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le panneau d’entrée
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer l’espace enfants
2 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas adaptés
2 personnes
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
Animer les questions du public
Annoncer la finale
Encadrer la finale
3 personnes
Annoncer le départ
Raccompagner les invités
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Plier les chaises
4 personnes
Démonter les tables
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rapporter le stock
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Distribuer les restes
2 personnes
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 4
Table de logeqté 2
Chaises pliantesqté 8
Porte-manteauxqté 3
Chaises hautes pour enfantsqté 8
Éléments de podiumqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 130
Bols réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 160
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 140
Fourchettesqté 140
Cuillèresqté 140
Louchesqté 12

Décoration

Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 8
Panneaux de menuqté 4
Badges nominatifsqté 130

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Boîtiers DIqté 3
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8
Pupitres de musiqueqté 8
Tabouret de piano
Supports de guitareqté 4
Instruments de musiqueqté 8
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampadairesqté 4
Lampes de nuitqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 4 semaines avant le concert et fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant, afin de connaître le nombre de repas et de chaises à prévoir.
Confirmez les musiciens et le programme au plus tard 2 semaines avant. Une modification tardive peut changer les besoins en microphones, pieds de micro, boîtiers DI et temps de balance.
Répartissez les bénévoles avec des horaires précis : prévoyez une équipe pour l’accueil, une pour le catering et une pour l’installation. Faites arriver les personnes chargées de la technique au moins 2 heures avant le début.
Gardez une heure complète pour l’installation audio : raccordez la table de mixage et les haut-parleurs, testez chaque microphone et vérifiez les instruments avant de décorer la scène.
Ne laissez pas les achats et le refroidissement des boissons au dernier moment. Vérifiez la liste des courses la veille, préparez les en-cas à l’avance et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert familial ?: Envoyez-les 4 semaines avant le concert. Demandez une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant, notamment pour les besoins alimentaires et le nombre de places.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la sonorisation ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour raccorder la table de mixage, les haut-parleurs et les microphones. Gardez ensuite 30 minutes pour tester les voix, les instruments et les éventuels boîtiers DI.
Quand réserver le catering et le matériel de sonorisation ?: Faites les réservations environ 3 à 4 semaines avant le concert. Pour un programme ou un nombre d’invités encore incertain, confirmez les quantités définitives 10 à 14 jours avant.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert familial ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 2 pour le catering et 2 à 3 personnes pour l’installation et le rangement. Ajoutez une personne référente pour coordonner les équipes pendant les 2 heures précédant l’ouverture.

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