Fakkeltocht organiseren: checklist en planning
Een fakkeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen fakkels bestellen. Leg eerst route, datum en start- en eindlocatie vast en controleer daarna vergunningen, verkeer en risico’s. Regel vrijwilligers, begeleiders en EHBO voordat je deelnemers uitnodigt. Met een duidelijke routekaart, veiligheidsinstructies en een compleet draaiboek weet iedereen wat er moet gebeuren. Deze checklist helpt je de fakkeltocht stap voor stap voor te bereiden, inclusief materiaal voor licht, communicatie en brandveiligheid.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en datum vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Route vooraf verkennen
2 personen
Risico’s langs de route noteren
2 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Verzekeringsgegevens controleren
Startlocatie bevestigen
Eindlocatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
Contactgegevens deelnemers verzamelen
Noodnummers verzamelen
Fakkels bestellen
Brandblussers reserveren
Tafels en tenten reserveren
Routekaart opstellen
2 personen
Veiligheidsinstructies schrijven
2 personen
Draaiboek afdrukken
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Slechtweerbesluit communiceren
2 personen
Fakkels en brandstof controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Route overdag markeren
3 personen
Registratielijsten voorbereiden
Naamstickers voorbereiden
2 personen
Polsbandjes klaarleggen
Event
Start- en eindpunt inrichten
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Veiligheidskegels plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Fakkeluitgiftepunt inrichten
2 personen
Eerstehulppost inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Fakkels uitdelen
3 personen
Fakkels veilig aansteken
4 personen
Voorhoede positioneren
2 personen
Achterhoede positioneren
2 personen
Fakkeltocht begeleiden
8 personen
Verkeerspunten bemannen
4 personen
Routeverlichting controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Aankomst deelnemers opvangen
3 personen
Brandende fakkels innemen
3 personen
Fakkelresten veilig doven
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Decoratie afhalen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Veiligheidskegels verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven fakkels opslaan
2 personen
Route op achtergebleven afval controleren
2 personen
Beschadigingen aan materialen noteren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Inklaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Barkrukkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Verlichting
- Led-lichtslingersaantal 6
- Led-lantaarnsaantal 12
- Zaklampenaantal 10
- Hoofdlampenaantal 8
- Batterijen AAaantal 24
- Batterijen AAAaantal 24
- Oplaadbare werklampenaantal 4
Apparatuur
- Mobiele geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Powerbanksaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
Sportmateriaal
- Fakkelsaantal 180
- Fakkelhoudersaantal 180
- Aanstekersaantal 12
- Lange lucifersaantal 6
Veiligheid
- Brandblussersaantal 4
- Blusdekensaantal 4
- Emmersaantal 8
- Waterjerrycansaantal 6
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 20
- Werkhandschoenenaantal 12
- Veiligheidsbrillenaantal 12
- Veiligheidskegelsaantal 20
- Afzetlintaantal 6
- Reflecterende armbandenaantal 30
Routeaanduiding
- Routebordenaantal 18
- Pijlbordenaantal 24
- Houten pikettenaantal 50
- Kabelbindersaantal 100
- Reflecterende tapeaantal 4
- Routekaartenaantal 220
Registratie
- Registratieformulierenaantal 220
- Naamstickersaantal 220
- Polsbandjesaantal 220
- Pennenaantal 20
- Klembordenaantal 8
- Portemonneeboxenaantal 2
Decoratie
- Welkomstbannersaantal 2
- Statafelbordjesaantal 8
- Windlichtenaantal 12
- Touwaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 120
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Dienbladenaantal 8
- Schenkkanenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Thermometersaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezem en blikaantal 4
- Dweilenaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekhoudersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verken de route minimaal 4 weken vooraf bij voorkeur op het tijdstip waarop de tocht plaatsvindt. Noteer donkere stukken, kruisingen, smalle doorgangen en een alternatieve route voor slecht weer of onverwachte afsluitingen.
- Vraag vergunningen en stem verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk af: reken op 6 tot 8 weken voorbereiding wanneer je openbare wegen gebruikt. Controleer ook de verzekeringsgegevens voordat je deelnemers uitnodigt.
- Plan per begeleider een duidelijk routegedeelte en wijs verkeersbegeleiders toe aan alle kruisingen. Verzamel vooraf contactgegevens, noodnummers en dieetwensen, zodat de organisatie bij vertrek niet meer hoeft te improviseren.
- Bestel fakkels en houders op basis van het aantal aanmeldingen plus ongeveer 10 procent reserve. Leg aanstekers en lange lucifers apart klaar en zorg dat brandblussers, blusdekens, emmers en waterjerrycans direct bereikbaar zijn.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de tocht met starttijd, route, kledingadvies en veiligheidsregels. Print het draaiboek en de routekaart voor de organisatie en test geluidsinstallatie, microfoon, verlichting en powerbanks vooraf.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fakkeltocht organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met route, datum en vergunningen. Plan de routeverkenning en het regelen van vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de tocht; de deelnemersinformatie kan 3 dagen vooraf worden verstuurd.
- Hoeveel fakkels heb ik nodig voor een fakkeltocht?
- Reken 1 fakkel per deelnemer en bestel ongeveer 10 procent extra voor beschadiging, uitval of late aanmeldingen. Bij 50 deelnemers leg je dus circa 55 fakkels klaar, inclusief houders en aansteekmateriaal.
- Welke veiligheidsmaterialen zijn nodig bij een fakkeltocht?
- Zorg minimaal voor brandblussers, blusdekens, emmers, waterjerrycans en EHBO-koffers. Leg het materiaal bij de start, eindlocatie en eventuele rustpunten klaar en wijs vooraf aan wie de veiligheidsmiddelen beheert.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een fakkeltocht?
- De benodigde bezetting hangt af van route, kruisingen en groepsgrootte. Wijs voor elk risicopunt een verkeersbegeleider aan en deel daarnaast begeleiders over de groep in; leg de indeling uiterlijk 1 week vooraf vast.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!