Checklist para organizar una marcha con antorchas

Una marcha con antorchas necesita más preparación que una simple caminata nocturna. Antes de anunciarla, fija la fecha y la ruta, solicita los permisos y recorre el trayecto para detectar cruces, zonas oscuras y otros riesgos. Después tendrás que coordinar el tráfico, los equipos de primeros auxilios, las antorchas y la comunicación con los participantes. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar en el orden correcto, sin dejar la seguridad para la última semana.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la ruta y la fecha
2 personas
Solicitar permisos
Explorar la ruta con antelación
2 personas
Anotar los riesgos a lo largo de la ruta
2 personas
Definir una ruta alternativa
2 personas
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
Comprobar los datos del seguro
Confirmar el lugar de inicio
Confirmar la ubicación final
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Distribuir a los acompañantes
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
Asignar a los reguladores de tráfico
2 personas
Recopilar los datos de contacto de los participantes
Recopilar números de emergencia
Encargar antorchas
Reservar extintores
Reservar mesas y carpas
Elaborar el mapa de ruta
2 personas
Escribir instrucciones de seguridad
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Enviar información a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comunicar la decisión por mal tiempo
2 personas
Comprobar las antorchas y el combustible
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Marcar la ruta de día
3 personas
Preparar listas de registro
Preparar etiquetas con nombres
2 personas
Preparar las pulseras

Evento

Preparar el punto de inicio y de llegada
5 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar carpas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Colocar conos de seguridad
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el punto de entrega de antorchas
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Repartir antorchas
3 personas
Encender las antorchas de forma segura
4 personas
Colocar la vanguardia
2 personas
Posicionar la retaguardia
2 personas
Acompañar la marcha con antorchas
8 personas
Cubrir los puntos de control
4 personas
Comprobar la iluminación del recorrido
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Recibir a la llegada de los participantes
3 personas
Recoger las antorchas encendidas
3 personas
Apagar de forma segura los restos de las antorchas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar los carteles de ruta
3 personas
Retirar los conos de seguridad
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar las antorchas sobrantes
2 personas
Comprobar si quedan residuos en la ruta
2 personas
Anotar daños en los materiales
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 24
Taburetes de barcant. 4
Mantelescant. 6
Percheroscant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Faroles LEDcant. 12
Linternascant. 10
Linternas frontalescant. 8
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24
Lámparas de trabajo recargablescant. 4

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonocant. 2
Baterías externascant. 6
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 2

Material deportivo

Antorchascant. 180
Portafaconescant. 180
Encendedorescant. 12
Cerillas largascant. 6

Seguridad

Extintorescant. 4
Mantas ignífugascant. 4
Cuboscant. 8
Bidones de aguacant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Guantes de trabajocant. 12
Gafas de seguridadcant. 12
Conos de seguridadcant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Brazaletes reflectantescant. 30

Señalización de ruta

Señales de rutacant. 18
Carteles direccionalescant. 24
Estacas de maderacant. 50
Bridascant. 100
Cinta reflectantecant. 4
Mapas de rutacant. 220

Registro

Formularios de registrocant. 220
Pegatinas con nombrecant. 220
Pulserascant. 220
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 8
Cajas para carterascant. 2

Decoración

Banners de bienvenidacant. 2
Carteles para mesas altascant. 8
Farolescant. 12
Cuerdacant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejascant. 8
Jarrascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 6
Cucharonescant. 6
Termómetroscant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Escoba y recogedorcant. 4
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Portatoallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Recorre la ruta completa al menos 2 semanas antes y anota los puntos de riesgo, los cruces y las zonas sin iluminación. Prepara también una ruta alternativa por si el recorrido principal no puede utilizarse.
Solicita los permisos y coordina las medidas de tráfico antes de enviar las invitaciones. La fecha, el punto de inicio y la ubicación final deben estar confirmados antes de abrir las inscripciones.
Cierra las inscripciones con suficiente margen para repartir acompañantes, reguladores de tráfico y personal de primeros auxilios. Recoge al mismo tiempo los teléfonos de contacto, los números de emergencia y las preferencias dietéticas.
Calcula las antorchas, los encendedores y los medios de extinción según el número real de participantes. Reserva extintores, mantas ignífugas, cubos y bidones de agua; no dependas únicamente de los equipos del lugar.
Envía las instrucciones de seguridad y el mapa de la ruta varios días antes. Lleva el plan de trabajo impreso el día de la marcha y comprueba antes de salir que las linternas, las pilas, el sonido y las baterías externas funcionan.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una marcha con antorchas?: Empieza al menos 6 semanas antes si necesitas permisos, coordinación del tráfico y reservas de material. Haz el recorrido de comprobación como mínimo 2 semanas antes y deja varios días para enviar las instrucciones finales.
¿Qué permisos hacen falta para una marcha con antorchas?: Depende del municipio y de si la marcha utiliza calles públicas, pero debes consultar a la autoridad local antes de fijar el recorrido definitivo. Hazlo al menos 6 semanas antes para tener margen de adaptar la ruta o coordinar el tráfico.
¿Cuántos voluntarios se necesitan para una marcha con antorchas?: No hay una cifra única: debes cubrir como mínimo el acompañamiento del grupo, los cruces de tráfico y los primeros auxilios. Reparte estas funciones antes de cerrar las inscripciones y confirma a cada voluntario al menos 7 días antes.
¿Cuándo se deben enviar las instrucciones a los participantes?: Envíalas entre 3 y 7 días antes de la marcha, junto con el mapa, la hora de llegada, el punto de inicio y las normas de seguridad. Si cambia la ruta o la previsión de asistencia, manda una actualización el mismo día.

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