Checklist pour organiser un défilé aux flambeaux

Un défilé aux flambeaux se prépare d’abord comme un parcours encadré, puis comme un rassemblement. Fixez la date et l’itinéraire assez tôt pour obtenir les autorisations, organiser la circulation et prévoir les secours. Repérez chaque portion à pied, notez les risques et préparez un itinéraire de repli. Dans les derniers jours, concentrez-vous sur les inscriptions, les rôles des bénévoles, les consignes et le matériel de feu, d’éclairage et d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Demander les autorisations
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
Noter les risques le long du parcours
2 personnes
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Vérifier les informations d'assurance
Confirmer le lieu de départ
Confirmer le lieu final
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Assurer la présence des secours
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
Collecter les coordonnées des participants
Rassembler les numéros d’urgence
Commander des torches
Réserver des extincteurs
Réserver tables et tentes
Établir le plan d'itinéraire
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Communiquer la décision en cas de mauvais temps
2 personnes
Vérifier les torches et le combustible
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Balisage du parcours en journée
3 personnes
Préparer les listes d’enregistrement
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
Préparer les bracelets

Événement

Aménager le point de départ et d’arrivée
5 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Placer les cônes de sécurité
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de distribution des torches
2 personnes
Aménager le poste de premiers secours
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Distribuer les flambeaux
3 personnes
Allumer les torches en toute sécurité
4 personnes
Positionner l’avant-garde
2 personnes
Positionner l'arrière-garde
2 personnes
Encadrer la marche aux flambeaux
8 personnes
Occuper les points de circulation
4 personnes
Vérifier l’éclairage du trajet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Accueillir l'arrivée des participants
3 personnes
Récupérer les torches allumées
3 personnes
Éteindre les restes de torches en toute sécurité
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Récupérer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Retirer les cônes de sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les torches restantes
2 personnes
Vérifier l’itinéraire pour les déchets laissés sur place
2 personnes
Noter les dommages sur le matériel
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 24
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 10
Lampes frontalesqté 8
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2

Matériel de sport

Torchesqté 180
Supports de torchesqté 180
Briquetsqté 12
Longues allumettesqté 6

Sécurité

Extincteursqté 4
Couvertures anti-feuqté 4
Seauxqté 8
Bidons d'eauqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12
Lunettes de sécuritéqté 12
Cônes de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 6
Brassards réfléchissantsqté 30

Signalisation

Panneaux de directionqté 18
Panneaux indicateursqté 24
Piquets en boisqté 50
Serre-câblesqté 100
Ruban réfléchissantqté 4
Cartes d'itinéraireqté 220

Inscription

Formulaires d’inscriptionqté 220
Étiquettes nominativesqté 220
Braceletsqté 220
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Boîtes à portefeuillesqté 2

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux de tables hautesqté 8
Lanternesqté 12
Cordeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateauxqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6
Thermomètresqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 4
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports pour serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Repérez le parcours au moins 3 à 4 semaines avant le défilé. Notez les passages étroits, les traversées, les zones mal éclairées et un itinéraire alternatif réellement praticable.
Ne commandez pas seulement les torches : prévoyez aussi leurs supports, des briquets ou de longues allumettes, ainsi que des extincteurs, des couvertures anti-feu, des seaux et des bidons d’eau. Regroupez ce matériel avec les responsables sécurité, pas au fond d’une tente.
Répartissez les accompagnateurs et les régulateurs de circulation avant d’envoyer les informations finales. Donnez à chacun un point précis, une heure d’arrivée et le numéro de la personne à joindre en cas de retard.
Envoyez aux participants le lieu de départ, le lieu d’arrivée, l’horaire, les consignes de sécurité et les vêtements conseillés au plus tard 3 jours avant. Demandez les coordonnées et les besoins alimentaires au moment de l’inscription.
Préparez l’accueil et l’arrivée séparément du défilé : tentes, tables, chaises, éclairage LED, sonorisation, thermos et glacières doivent être affectés à une zone précise. Testez les lampes, le microphone, les rallonges et les batteries la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé aux flambeaux ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, demander les autorisations, coordonner la circulation, recruter les bénévoles et commander les torches et le matériel de sécurité.
Quelles autorisations faut-il demander pour un défilé aux flambeaux ?: Contactez la mairie ou l’autorité compétente dès que la date et le parcours sont définis, idéalement au moins 4 semaines avant. Vérifiez aussi les mesures de circulation et les informations d’assurance demandées pour un cortège avec feu ouvert.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé aux flambeaux ?: Il faut au minimum une personne responsable de la sécurité et un accompagnateur ou régulateur à chaque point sensible du parcours. Ajoutez une équipe à l’accueil et à l’arrivée ; faites la répartition finale 3 à 5 jours avant, avec les coordonnées de chacun.
Que prévoir pour la sécurité des flambeaux ?: Prévoyez des extincteurs, des couvertures anti-feu, des seaux, des bidons d’eau et des trousses de premiers secours, placés à des points accessibles. Expliquez les consignes avant le départ et vérifiez le matériel le jour même, au moins 1 heure avant l’allumage.

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