Een fakkeltocht organiseren: zo pak je het aan

Begin met de route en datum, niet met het bestellen van fakkels. Verken het traject overdag en noteer donkere stukken, kruisingen, smalle doorgangen en plekken waar deelnemers moeten wachten. Regel daarna vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering en een alternatieve route. Pas wanneer de veiligheid en begeleiding staan, leg je de start- en eindlocatie vast en informeer je deelnemers over tijd, kleding, route en veiligheidsregels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Route vooraf verkennen
2 personen
4
Risico’s langs de route noteren
2 personen
5
Alternatieve route bepalen
2 personen
6
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
7
Verzekeringsgegevens controleren
8
Startlocatie bevestigen
9
Eindlocatie bevestigen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Begeleiders indelen
2 personen
15
EHBO-bezetting vastleggen
16
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
17
Contactgegevens deelnemers verzamelen
18
Noodnummers verzamelen
19
Fakkels bestellen
20
Brandblussers reserveren
21
Tafels en tenten reserveren
22
Routekaart opstellen
2 personen
23
Veiligheidsinstructies schrijven
2 personen
24
Draaiboek afdrukken
25
Deelnemersinformatie versturen
26
Weersverwachting controleren
27
Slechtweerbesluit communiceren
2 personen
28
Fakkels en brandstof controleren
2 personen
29
Boodschappen doen
2 personen
30
Materialen naar locatie brengen
3 personen
31
Route overdag markeren
3 personen
32
Registratielijsten voorbereiden
33
Naamstickers voorbereiden
2 personen
34
Polsbandjes klaarleggen

Event

35
Start- en eindpunt inrichten
5 personen
36
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
37
Partytenten opzetten
4 personen
38
Verlichting ophangen
3 personen
39
Routeborden plaatsen
3 personen
40
Veiligheidskegels plaatsen
3 personen
41
Registratiebalie inrichten
2 personen
42
Fakkeluitgiftepunt inrichten
2 personen
43
Eerstehulppost inrichten
2 personen
44
Dranken koud zetten
2 personen
45
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
46
Hapjes klaarzetten
2 personen
47
Vrijwilligers instrueren
2 personen
48
Deelnemers registreren
3 personen
49
Naamstickers uitdelen
2 personen
50
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
51
Fakkels uitdelen
3 personen
52
Fakkels veilig aansteken
4 personen
53
Voorhoede positioneren
2 personen
54
Achterhoede positioneren
2 personen
55
Fakkeltocht begeleiden
8 personen
56
Verkeerspunten bemannen
4 personen
57
Routeverlichting controleren
2 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Hapjes serveren
2 personen
60
Aankomst deelnemers opvangen
3 personen
61
Brandende fakkels innemen
3 personen
62
Fakkelresten veilig doven
3 personen
63
Koffie en thee serveren
2 personen
64
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
65
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

66
Decoratie afhalen
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
68
Partytenten afbreken
4 personen
69
Routeborden verwijderen
3 personen
70
Veiligheidskegels verwijderen
2 personen
71
Servies afwassen
2 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Afval afvoeren
2 personen
74
Materialen tellen
2 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Overgebleven fakkels opslaan
2 personen
77
Route op achtergebleven afval controleren
2 personen
78
Beschadigingen aan materialen noteren
79
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Barkrukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-lantaarnsaantal 12
Zaklampenaantal 10
Hoofdlampenaantal 8
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24
Oplaadbare werklampenaantal 4

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2

Sportmateriaal

Fakkelsaantal 180
Fakkelhoudersaantal 180
Aanstekersaantal 12
Lange lucifersaantal 6

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
Blusdekensaantal 4
Emmersaantal 8
Waterjerrycansaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsbrillenaantal 12
Veiligheidskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 6
Reflecterende armbandenaantal 30

Routeaanduiding

Routebordenaantal 18
Pijlbordenaantal 24
Houten pikettenaantal 50
Kabelbindersaantal 100
Reflecterende tapeaantal 4
Routekaartenaantal 220

Registratie

Registratieformulierenaantal 220
Naamstickersaantal 220
Polsbandjesaantal 220
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 8
Portemonneeboxenaantal 2

Decoratie

Welkomstbannersaantal 2
Statafelbordjesaantal 8
Windlichtenaantal 12
Touwaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Dienbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Thermometersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 4
Dweilenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routeverkenning minimaal 4 weken voor de tocht. Controleer de hele route lopend en bepaal vooraf waar verkeersbegeleiders, EHBO en een alternatieve route nodig zijn.
Maak één contactlijst met deelnemers, begeleiders en noodnummers. Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat dieetwensen, afmeldingen en praktische vragen nog verwerkt kunnen worden.
Tel voor elke fakkel een houder en een veilige manier van aansteken mee. Leg daarnaast brandblussers, blusdekens, emmers en waterjerrycans klaar bij de start, het eindpunt en andere afgesproken risicoplekken.
Gebruik verlichting voor de organisatie, ook als de fakkels branden. Neem zaklampen of hoofdlampen, opgeladen werklampen en extra AA- en AAA-batterijen mee voor routecontrole, opbouw en noodgevallen.
Druk het draaiboek en de routekaart af en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan. Plan een briefing vóór de start waarin je het tempo, wachtpunten, noodprocedure en wie de tocht kan stilleggen kort doorneemt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fakkeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering en het werven van begeleiders kunnen meerdere weken kosten; houd de laatste 7 dagen vrij voor deelnemersinformatie en controle.
Heb ik een vergunning nodig voor een fakkeltocht?: Dat hangt af van de gemeente, route en openbare ruimte. Neem uiterlijk 6 weken voor de gewenste datum contact op met de gemeente en vraag welke vergunningen of meldingen nodig zijn, vooral bij kruisingen en verkeersmaatregelen.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een fakkeltocht?: Er is geen vast aantal zonder deelnemersaantal en routeprofiel. Deel begeleiders in op start, eindpunt, wachtpunten en risicovolle kruisingen; zorg daarnaast voor een aparte EHBO-bezetting en verkeersbegeleiders waar dat nodig is.
Wat moet je doen als een fakkel uitgaat of er brand ontstaat?: Laat deelnemers afstand nemen en gebruik water, een brandblusser of blusdeken volgens de veiligheidsinstructies. Spreek vóór de start af wie de tocht stillegt en bel bij acuut gevaar direct 112; neem de brandveiligheidsmaterialen uiterlijk op de opbouwdag door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.