Fackelzug organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Fackelzug braucht mehr Vorbereitung als eine gewöhnliche Gruppenveranstaltung: Eine sichere Route, Genehmigungen und klare Zuständigkeiten müssen früh feststehen. Plane zuerst Datum, Start und Ziel und erkunde die Strecke bei ähnlichen Lichtverhältnissen wie beim Umzug. Danach folgen Verkehrsmaßnahmen, Helfer, Brandschutz und die Teilnehmerkommunikation. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und zeigt, was häufig zu spät organisiert wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Datum festlegen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
Route vorab erkunden
2 Personen
Risiken entlang der Route notieren
2 Personen
Alternative Route festlegen
2 Personen
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
Versicherungsdaten prüfen
Startort bestätigen
Endlocation bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Betreuer einteilen
2 Personen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Verkehrshelfer einteilen
2 Personen
Kontaktdaten der Teilnehmer sammeln
Notrufnummern sammeln
Fackeln bestellen
Feuerlöscher reservieren
Tische und Zelte reservieren
Routenplan erstellen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen schreiben
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Teilnehmerinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Schlechtwetterentscheidung kommunizieren
2 Personen
Fackeln und Brennstoff prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Route tagsüber markieren
3 Personen
Anmeldelisten vorbereiten
Namensaufkleber vorbereiten
2 Personen
Armbänder bereitlegen

Event

Start- und Zielpunkt einrichten
5 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Sicherheitskegel aufstellen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Fackelausgabestelle einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Fackeln austeilen
3 Personen
Fackeln sicher anzünden
4 Personen
Vorderreihe positionieren
2 Personen
Nachhut positionieren
2 Personen
Fackelzug betreuen
8 Personen
Verkehrsposten besetzen
4 Personen
Streckenbeleuchtung prüfen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Ankunft der Teilnehmenden betreuen
3 Personen
Brennende Fackeln einsammeln
3 Personen
Fackelreste sicher löschen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Dekoration abholen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Wegweiser entfernen
3 Personen
Sicherheitskegel entfernen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien zählen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Fackeln verstauen
2 Personen
Route auf zurückgelassenen Müll kontrollieren
2 Personen
Beschädigungen an Materialien notieren
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappTischeAnz. 6
StühleAnz. 24
BarhockerAnz. 4
TischdeckenAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 10
StirnlampenAnz. 8
AA-BatterienAnz. 24
AAA-BatterienAnz. 24
Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 4

Ausstattung

Mobile Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2

Sportmaterial

FackelnAnz. 180
FackelhalterAnz. 180
FeuerzeugeAnz. 12
Lange StreichhölzerAnz. 6

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
LöschdeckenAnz. 4
EimerAnz. 8
WasserkanisterAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12
SchutzbrillenAnz. 12
SicherheitskegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
Reflektierende ArmbänderAnz. 30

Wegweisung

WegweiserAnz. 18
WegweiserAnz. 24
HolzpflöckeAnz. 50
KabelbinderAnz. 100
ReflexbandAnz. 4
RoutenpläneAnz. 220

Registrierung

RegistrierungsformulareAnz. 220
NamensaufkleberAnz. 220
ArmbänderAnz. 220
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 8
Portemonnaie-BoxenAnz. 2

Dekoration

WillkommensbannerAnz. 2
StehtischschilderAnz. 8
WindlichterAnz. 12
SeilAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
TablettsAnz. 8
KaraffenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
ThermometerAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Besen und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 2
PutzeimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchhalterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage Genehmigungen und stimme Verkehrsmaßnahmen möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Fackelzug ab. Halte außerdem eine alternative Route bereit, falls einzelne Straßen kurzfristig nicht nutzbar sind.
Erkunde die Strecke mindestens 2 Wochen vorher und notiere enge Stellen, unübersichtliche Kreuzungen, Baustellen und Bereiche ohne ausreichende Beleuchtung. Lege für jede kritische Stelle eine zuständige Person fest.
Teile Betreuer, Verkehrshelfer und Ersthelfer spätestens 7 Tage vorher ein. Sammle die Kontaktdaten der Teilnehmer und Helfer in einer Liste und verschicke Notrufnummern sowie Sicherheitsanweisungen vor dem Termin.
Bestelle Fackeln nicht erst in der Veranstaltungswoche. Reserviere Feuerlöscher, Löschdecken, Eimer und Wasserkanister und prüfe am Startort, ob sie während des gesamten Zuges schnell erreichbar sind.
Plane für Start und Endlocation ausreichend Licht und Strom ein: Taschen- oder Stirnlampen, Ersatzbatterien, Powerbanks und akkubetriebene Arbeitsleuchten werden oft vergessen. Teste Beschallungsanlage und Mikrofon spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Fackelzug anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Genehmigungen und der Abstimmung von Verkehrsmaßnahmen. Je nach Route und örtlichen Vorgaben kann die Bearbeitung länger dauern.
Wie viele Helfer braucht ein Fackelzug?: Das hängt von Teilnehmerzahl und Route ab. Plane mindestens eine verantwortliche Person pro kritischem Streckenabschnitt, zusätzlich Betreuer, Verkehrshelfer und eine festgelegte Ersthelfer-Besetzung.
Was braucht man für den Brandschutz bei einem Fackelzug?: Halte Feuerlöscher, Löschdecken, Eimer und Wasserkanister bereit und bestimme dafür verantwortliche Helfer. Prüfe die Ausrüstung am Start und Ziel sowie an Stellen, an denen Fackeln ausgegeben oder gelöscht werden.
Wann sollen die Teilnehmer die Informationen zum Fackelzug bekommen?: Verschicke Route, Treffpunkt, Startzeit, Sicherheitsanweisungen und Kontaktdaten spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Weise zusätzlich auf geeignetes Schuhwerk, das Verhalten mit der Fackel und das Vorgehen bei Notfällen hin.

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