Fakkeltocht organiseren: checklist en planning

Een fakkeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen fakkels bestellen. Je legt eerst de route, rustpunten en locaties vast en regelt toestemming voor het gebruik van de route. Daarna volgen het veiligheidsplan, de begeleiding, inschrijvingen en deelnemersinformatie. In de laatste week controleer je de route, druk je lijsten en kaarten af en richt je start- en rustpunten in. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en rustpunten vastleggen
2 personen
Toestemming voor de route regelen
Start- en eindlocatie reserveren
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Begeleiders en posten indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Fakkels en veiligheidsmateriaal bestellen
Catering bestellen
Route vooraf controleren
2 personen
Oversteekplaatsen beoordelen
2 personen
Fakkels droog opslaan
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
Routekaarten en instructies afdrukken

Event

Startlocatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Route markeren
4 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Fakkels en bekers klaarleggen
3 personen
Veiligheidsmiddelen controleren
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Fakkels uitdelen
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Fakkeltocht begeleiden
10 personen
Verkeersoversteken begeleiden
4 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fakkels veilig doven
4 personen
Achterblijvers controleren
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Routepijlen en afzetting verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Startlocatie schoonmaken
3 personen
Fakkelresten verwijderen
3 personen
Materialen droog opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Overgebleven voorraad opbergen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inschrijftafelsaantal 2
Uitgifte tafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 5

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 20
Hoofdlampenaantal 12
Reflecterende routepijlenaantal 30

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Megafon
Powerbanksaantal 4

Veiligheid

Fakkelsaantal 100
Fakkelhoudersaantal 100
Brandblussersaantal 4
Blusdekensaantal 4
Wateremmersaantal 8
Reflectievestenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Afzethekkenaantal 8
Verkeerskegelsaantal 16
Zaklampenaantal 10

Registratie

Inschrijfmappenaantal 3
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 20
Polsbandjesaantal 100
Routekaartenaantal 100
Instructiebordenaantal 6
Naamstickersaantal 120

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare soepkommenaantal 100
Herbruikbare lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Keukenrollenhoudersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Gereedschap

Hameraantal 2
Pionierschoppenaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Ducttapeaantal 4
Touwaantal 2

Tips

Leg route, rustpunten en oversteekplaatsen uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast. Controleer de route daarna nog een keer te voet, zodat je donkere stukken, smalle doorgangen en onduidelijke kruisingen op tijd markeert.
Regel toestemming voor de route en reserveer de start- en eindlocatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo voorkom je dat deelnemers een andere starttijd of verzamelplek krijgen dan gepland.
Plan minimaal één begeleider bij de start, één bij de laatste deelnemers en een post bij elke belangrijke oversteekplaats. Gebruik portofoons en reflectievesten, zodat posten elkaar ook in het donker kunnen bereiken en herkennen.
Bewaar fakkels droog en leg veiligheidsmateriaal apart klaar: per fakkelgroep moeten houders, wateremmers, brandblussers en blusdekens direct beschikbaar zijn. Test ledlichtsnoeren, batterijlantaarns en reservebatterijen vóór de opbouw.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf met starttijd, route, kledingadvies en veiligheidsinstructies. Leg op de dag zelf routekaarten, instructieborden, polsbandjes en naamstickers klaar bij de inschrijftafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fakkeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 weken van tevoren met route, toestemming en locaties. Reserveer de laatste 7 dagen voor de routecontrole, bestellingen, deelnemersinformatie en de definitieve indeling van begeleiders.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een fakkeltocht?: Plan minimaal 1 begeleider bij de start, 1 bij de achterhoede en 1 per belangrijke oversteekplaats of rustpunt. Bij grotere groepen deel je begeleiders bovendien op in herkenbare posten met portofoons.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid van fakkels?: Leg fakkelhouders, wateremmers, brandblussers en blusdekens klaar voordat de deelnemers arriveren. Controleer ook verlichting en routeafzetting; zet afzethekken en verkeerskegels in bij plekken waar de route extra aandacht vraagt.
Wanneer stuur ik de informatie naar deelnemers van een fakkeltocht?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de startlocatie, starttijd, route, kledingadvies, veiligheidsregels en wat deelnemers bij de inschrijving moeten laten zien of ontvangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.