Fackelzug organisieren: die praktische Checkliste

Ein Fackelzug braucht mehr Vorbereitung als eine gewöhnliche Gruppenveranstaltung: Route, Genehmigung und Brandschutz müssen vor dem Einladungsversand geklärt sein. Plane außerdem feste Rastpunkte, Verantwortliche für einzelne Streckenabschnitte und eine gut sichtbare Anmeldung am Start. Prüfe die Strecke mindestens einmal bei ähnlichen Lichtverhältnissen wie am Veranstaltungstag. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung, damit Fackeln, Verpflegung und Sicherheitsausrüstung rechtzeitig bereitstehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Strecke und Rastpunkte festlegen
2 Personen
Genehmigung für die Route einholen
Start- und Zielort reservieren
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
Betreuer und Posten einteilen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
Fackeln und Sicherheitsmaterial bestellen
Catering bestellen
Route im Voraus prüfen
2 Personen
Überquerungsstellen prüfen
2 Personen
Fackeln trocken lagern
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Teilnehmerlisten ausdrucken
Wegkarten und Anweisungen drucken

Event

Startort prüfen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Route markieren
4 Personen
Ruhebereich einrichten
3 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Fackeln und Becher bereitlegen
3 Personen
Sicherheitsausrüstung prüfen
2 Personen
Betreuer einweisen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Fackeln austeilen
3 Personen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Fackelzug betreuen
10 Personen
Straßenquerungen begleiten
4 Personen
Ruhebereich betreuen
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fackeln sicher löschen
4 Personen
Verbliebene kontrollieren
2 Personen
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiserpfeile und Absperrungen entfernen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Startort reinigen
3 Personen
Fackelreste entfernen
3 Personen
Materialien trocken lagern
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
Übrig gebliebenes Material verstauen
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
AnmeldetischeAnz. 2
AusgabetischeAnz. 3
KlappstühleAnz. 12
TischdeckenAnz. 5

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 20
StirnlampenAnz. 12
Reflektierende WegweiserpfeileAnz. 30

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 8
Megafon
PowerbanksAnz. 4

Sicherheit

FackelnAnz. 100
FackelhalterAnz. 100
FeuerlöscherAnz. 4
LöschdeckenAnz. 4
WassereimerAnz. 8
WarnwestenAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 8
VerkehrskegelAnz. 16
TaschenlampenAnz. 10

Registrierung

AnmeldeordnerAnz. 3
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 20
ArmbänderAnz. 100
RoutenpläneAnz. 100
HinweisschilderAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 120

Catering

ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Wiederverwendbare SuppenschalenAnz. 100
Wiederverwendbare LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
Einkäufe

Küche

WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
KüchenrollenhalterAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
SpülwannenAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4

Werkzeug

HammerAnz. 2
PionierschaufelnAnz. 2
KabelbinderAnz. 100
GewebeklebebandAnz. 4
SeilAnz. 2

Tipps

Kläre die Genehmigung der Route frühzeitig und reserviere Start- und Zielort, bevor du Einladungen verschickst. Für die Abstimmung mit Behörden und Eigentümern solltest du mehrere Wochen Vorlauf einplanen.
Teile die Strecke in überschaubare Abschnitte auf und besetze jeden Abschnitt mit einer verantwortlichen Person. Prüfe besonders Überquerungsstellen, enge Wege und dunkle Bereiche bei einer Vor-Ort-Begehung.
Bestelle Fackeln, Halter und Brandschutzmaterial nicht erst am Veranstaltungstag. Lagere die Fackeln trocken und lege Feuerlöscher, Löschdecken sowie Wassereimer an Start, Ziel und den vorgesehenen Rastpunkten bereit.
Plane die Anmeldung mit ausgedruckten Teilnehmerlisten, Routenplänen und Namens- oder Erkennungsmarkierungen. Lege Ersatzstifte, zusätzliche Listen und eine Möglichkeit zum Laden von Funkgeräten oder Mobiltelefonen bereit.
Kläre Ernährungswünsche vor der Catering-Bestellung und stelle Getränke rechtzeitig kalt. Richte am Ziel einen Ruhebereich mit Sitzgelegenheiten ein, damit die Gruppe nach dem Lauf nicht im Weg von Ausgabe und Abbau steht.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Fackelzug anmelden?: Beginne die Anfrage für Route und Genehmigung mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Bei öffentlichen Straßen, vielen Teilnehmenden oder mehreren beteiligten Stellen solltest du zusätzlichen Puffer einplanen.
Wie viele Betreuer braucht ein Fackelzug?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Streckenabschnitt sowie zusätzliche Helfer für Start, Ziel und Anmeldung ein. Bei einer Route mit 4 Abschnitten brauchst du also mindestens 4 Streckenposten plus die zentralen Funktionen.
Wie lagert man Fackeln vor dem Fackelzug?: Lagere sie trocken, gut belüftet und getrennt von Wärmequellen oder offenem Feuer. Kontrolliere die Lieferung spätestens am Vortag und lege nur die benötigte Menge an den Ausgabestellen bereit.
Was gehört beim Fackelzug zur Sicherheitsausrüstung?: Für jeden Einsatzbereich sollten passende Löschmittel, Wassereimer, Erste-Hilfe-Material und Taschenlampen verfügbar sein. Lege Warnwesten, Funkgeräte und Absperrmaterial spätestens vor dem Einlass an die zuständigen Posten.

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