Organiser un défilé aux flambeaux : la checklist complète
Un défilé aux flambeaux se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un événement d’accueil. Commence par définir l’itinéraire, les points de repos et les lieux de départ et d’arrivée avant de demander les autorisations. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations pratiques doivent être centralisés plusieurs jours à l’avance. Le jour même, prévois un contrôle du parcours, un balisage visible et une équipe clairement répartie entre l’accueil, l’accompagnement et la sécurité.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l’itinéraire et les points de repos
2 personnes
Obtenir l’autorisation pour l’itinéraire
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Répartir les accompagnateurs et les postes
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Commander des torches et du matériel de sécurité
Commander le catering
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes
Évaluer les passages piétons
2 personnes
Stocker les torches au sec
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Imprimer les cartes d’itinéraire et les instructions
Événement
Vérifier le lieu de départ
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Baliser l’itinéraire
4 personnes
Aménager un espace de repos
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les torches et les gobelets
3 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Informer les accompagnateurs
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les flambeaux
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Encadrer la marche aux flambeaux
10 personnes
Accompagner les traversées de route
4 personnes
Tenir le point de repos
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Éteindre les torches en toute sécurité
4 personnes
Vérifier les retardataires
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Suivi
Retirer les flèches de circulation et le balisage
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
Retirer les résidus de torche
3 personnes
Ranger le matériel au sec
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Ranger le stock restant
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables d’inscriptionqté 2
- Tables de distributionqté 3
- Chaises pliantesqté 12
- Nappesqté 5
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 10
- Piles de rechangeqté 20
- Lampes frontalesqté 12
- Flèches de parcours réfléchissantesqté 30
Équipement
- Talkies-walkiesqté 8
- Mégaphone
- Batteries externesqté 4
Sécurité
- Torchesqté 100
- Supports de torchesqté 100
- Extincteursqté 4
- Couvertures anti-feuqté 4
- Seaux d'eauqté 8
- Gilets réfléchissantsqté 20
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Barrières de sécuritéqté 8
- Cônes de signalisationqté 16
- Lampes de pocheqté 10
Inscription
- Classeurs d’inscriptionqté 3
- Presse-papiersqté 6
- Stylos à billeqté 20
- Braceletsqté 100
- Cartes d'itinéraireqté 100
- Panneaux d’instructionsqté 6
- Étiquettes nominativesqté 120
Catering
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Soupes réutilisablesqté 100
- Cuillères réutilisablesqté 100
- Plateaux de serviceqté 10
- Louchesqté 6
- Carafes d’eauqté 8
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Courses
Cuisine
- Bouilloiresqté 3
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Porte-essuie-toutqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Bacs à vaisselleqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Outils
- Marteauqté 2
- Pelles de pionniersqté 2
- Serre-câblesqté 100
- Ruban adhésifqté 4
- Cordeqté 2
Conseils
- Demande l’autorisation du parcours dès que l’itinéraire est fixé : les traversées de routes et les passages piétons peuvent nécessiter des mesures spécifiques. Vérifie chaque portion à l’avance, de jour comme dans les conditions prévues pour le défilé.
- Répartis les accompagnateurs par postes avant l’envoi des informations aux participants. Donne à chaque responsable un moyen de communication et imprime une carte du parcours avec les points de repos et les consignes.
- Stocke les torches au sec et contrôle leur état avant l’installation. Prépare aussi les supports, les seaux d’eau, les extincteurs, les couvertures anti-feu et les trousses de premiers secours au même endroit pour éviter les recherches au dernier moment.
- Installe l’accueil avant l’arrivée du groupe : tables, listes imprimées, bracelets, étiquettes nominatives et stylos doivent être prêts ensemble. Garde une liste à jour des inscrits et des besoins alimentaires pour le départ et le catering.
- Prévois un éclairage indépendant des torches pour les zones fixes et les déplacements de l’équipe. Teste les guirlandes LED, lampes à piles, lampes frontales et batteries externes avant le début, avec des piles de rechange accessibles.
Questions fréquentes
- Quand demander l’autorisation pour un défilé aux flambeaux ?
- Dépose la demande dès que l’itinéraire et les horaires sont arrêtés, idéalement plusieurs semaines avant le défilé. Cela laisse le temps d’adapter les traversées, le balisage et le plan de sécurité si l’autorité compétente le demande.
- Combien de temps faut-il prévoir pour vérifier le parcours ?
- Consacre au moins une visite complète au parcours avant l’événement, en contrôlant chaque passage piéton, point étroit et zone de repos. Prévois ensuite un contrôle final le jour même, avant l’arrivée des participants.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoie les consignes après validation de l’itinéraire et au moins 3 à 5 jours avant le défilé. Indique l’heure et le lieu de départ, la durée prévue, les points de repos, les règles concernant les flambeaux et les coordonnées de l’organisation.
- Combien de responsables faut-il prévoir pour la sécurité ?
- Répartis les accompagnateurs selon les postes nécessaires au parcours, avec au minimum une personne à l’accueil, des responsables en tête et en fin de cortège, et un référent pour les points sensibles. Pour un grand groupe, ajoute un responsable par zone ou point de traversée afin que personne ne doive couvrir deux postes à la fois.
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