LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een veilige fakkeltocht

Een fakkeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen fakkels bestellen. Je legt eerst de route, toestemmingen en verkeersmaatregelen vast en werkt daarna de deelnemersregistratie, vrijwilligers en veiligheidsbezetting uit. Plan tijd voor een proefronde overdag én een controle in de schemering. Op de dag zelf moeten brandveiligheid, communicatie, verlichting en een duidelijk start- en eindpunt geregeld zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Route vastleggen

    2 personen

  • Route vooraf lopen

    3 personen

  • Vergunning aanvragen

  • Route melden bij hulpdiensten

  • Toestemming grondeigenaren vragen

    2 personen

  • Verzekering controleren

  • Risicoanalyse van de route maken

    2 personen

  • Verkeersplan uitwerken

    2 personen

  • Oversteekplaatsen bepalen

    2 personen

  • Verkeersregelaars inplannen

  • EHBO-bezetting inplannen

  • Start- en eindlocatie vastleggen

    2 personen

  • Toiletten reserveren

  • Fakkels bestellen

  • Deelnemersregistratie openen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Route-informatie publiceren

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Veiligheidsinstructie opstellen

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Route opnieuw controleren

    3 personen

  • Fakkels en brandstof controleren

    2 personen

  • Deelnemerslijst bijwerken

  • Polsbandjes en nummers klaarleggen

    2 personen

  • Routekaarten printen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Materialen per post verdelen

    3 personen

  • Telefoonnummers uitdelen

  • Startterrein afzetten

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Verlichting ophangen

    3 personen

  • Informatieborden plaatsen

    2 personen

  • Routepijlen plaatsen

    4 personen

  • Oversteekposten inrichten

    4 personen

  • EHBO-post inrichten

    2 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Fakkeluitgifte klaarzetten

    3 personen

  • Drank- en snacktafel inrichten

    3 personen

  • Toiletten controleren

  • Geluidsinstallatie testen

    2 personen

Event

  • Vrijwilligersposten bemannen

    8 personen

  • Deelnemers registreren

    3 personen

  • Fakkels uitdelen

    3 personen

  • Veiligheidsregels toelichten

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Route vrijhouden

    4 personen

  • Verkeersposten bezetten

    6 personen

  • Fakkels veilig aansteken

    4 personen

  • Groepen laten vertrekken

    3 personen

  • Achterblijvers begeleiden

    2 personen

  • EHBO beschikbaar houden

    2 personen

  • Fakkels bijvullen

    2 personen

  • Aankomst begeleiden

    3 personen

  • Fakkels doven en innemen

    4 personen

  • Laatste deelnemers opvangen

    2 personen

  • Deelnemers veilig laten vertrekken

    4 personen

Nazorg

  • Routepijlen verwijderen

    4 personen

  • Verkeersmaterialen verwijderen

    4 personen

  • Afval opruimen

    5 personen

  • Tafels en stoelen afbouwen

    4 personen

  • Partytenten afbouwen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Startterrein schoonmaken

    5 personen

  • Fakkels veilig opslaan

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende materialen reinigen

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Afval naar inzamelpunt brengen

    2 personen

  • Route op schade controleren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Deelnemers informeren over vondsten

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Inklaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 12
  • Tafelkledenaantal 8
  • Afvalbakkenaantal 6

Verlichting

  • Fakkelsaantal 150
  • Reservefakkelsaantal 20
  • LED-lichtsnoerenaantal 6
  • LED-lantaarnsaantal 12
  • Zaklampenaantal 10
  • Hoofdlampenaantal 8

Veiligheid

  • Blusdekensaantal 4
  • Brandblussersaantal 4
  • EHBO-koffersaantal 2
  • Veiligheidshesjesaantal 16
  • Afzethekkenaantal 12
  • Verkeerskegelsaantal 20
  • Afzetlintaantal 6
  • Reflecterende routepijlenaantal 30
  • Nooddekensaantal 10

Communicatie

  • Portofoonsaantal 10
  • Powerbanksaantal 6
  • Megafonenaantal 2
  • Routekaartenaantal 150
  • Deelnemersnummersaantal 150
  • Polsbandjesaantal 150

Decoratie

  • Startboog
  • Informatiebordenaantal 6
  • Pijlbordjesaantal 30

Apparatuur

  • Geluidsinstallatie
  • Microfoonaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 200
  • Koffiekopjesaantal 100
  • Bordenaantal 150
  • Besteksetsaantal 150

Keuken

  • Waterkokersaantal 3
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 6
  • Schenkkannenaantal 4
  • Snijplankenaantal 3
  • Messenaantal 6
  • Serveerlepelsaantal 8
  • Bakken met dekselaantal 12

Schoonmaak

  • Emmersaantal 4
  • Bezemsetsaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Handzeepdispensersaantal 4
  • Handdoekdispensersaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Loop de volledige route minimaal twee keer: eerst overdag voor afstanden en obstakels, daarna bij weinig licht. Controleer vlak voor de tocht opnieuw of afzettingen, routepijlen en oversteekplaatsen nog kloppen.
  • Begin vroeg met vergunningen en toestemming van grondeigenaren. Neem ook de route tijdig door met hulpdiensten; wijzigingen in route of startlocatie kunnen extra afstemming vragen.
  • Plan verkeersregelaars en EHBO niet alleen bij de start en finish. Bezet vooral kruisingen en oversteekplaatsen en gebruik portofoons, veiligheidshesjes en duidelijke afspraken over noodsituaties.
  • Regel reserveverlichting naast de fakkels. Houd reservefakkels, zaklampen of hoofdlampen en extra brandblusmiddelen beschikbaar, zodat een defect of uitvallende fakkel de tocht niet stillegt.
  • Publiceer route, starttijd, eindlocatie en veiligheidsinstructies vóór de aanmelddeadline. Verzamel dieetwensen en contactgegevens bij de registratie en geef vrijwilligers uiterlijk enkele dagen vooraf hun taak en positie door.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fakkeltocht organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de route vastleggen, vergunningen aanvragen, hulpdiensten informeren, vrijwilligers werven en materiaal reserveren.
Hoeveel fakkels heb ik nodig voor een fakkeltocht?
Reken minimaal één fakkel per deelnemer en bestel daarnaast ongeveer 10 procent reserve. Bij 100 deelnemers betekent dat 110 fakkels, exclusief fakkels voor begeleiders of posten langs de route.
Wanneer moet ik de route van een fakkeltocht controleren?
Loop de route eerst bij de voorbereiding en nogmaals in de week van de tocht. Doe op de dag zelf een laatste controle voordat deelnemers arriveren, vooral bij kruisingen, obstakels en tijdelijke wegwerkzaamheden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fakkeltocht?
Plan naast de organisatie minimaal één begeleider per oversteekplaats en aparte bezetting voor EHBO, start, finish en achtervang. Maak de definitieve indeling uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf en instrueer iedereen gezamenlijk.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!