Checklist para una marcha con antorchas segura y bien organizada

Una marcha con antorchas requiere más preparación que una simple caminata nocturna. Antes de abrir las inscripciones, tendrás que definir la ruta, solicitar los permisos y coordinar la seguridad en cruces y zonas oscuras. También conviene reservar con tiempo los aseos, las antorchas y el personal de primeros auxilios. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que el recorrido, los participantes y los voluntarios estén preparados el día del evento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Registrar la ruta
2 personas
Recorrer la ruta con antelación
3 personas
Solicitar permiso
Comunicar la ruta a los servicios de emergencia
Pedir permiso a los propietarios del terreno
2 personas
Comprobar el seguro
Hacer un análisis de riesgos de la ruta
2 personas
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Determinar los pasos de cruce
2 personas
Planificar a los reguladores de tráfico
Planificar el personal de primeros auxilios
Fijar el lugar de inicio y de fin
2 personas
Reservar los aseos
Encargar antorchas
Abrir el registro de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar información de ruta
Reclutar voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a comprobar la ruta
3 personas
Comprobar las antorchas y el combustible
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Preparar las pulseras y los números
2 personas
Imprimir mapas de ruta
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Distribuir materiales por correo
3 personas
Repartir los números de teléfono
Delimitar el área de salida
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colocar flechas de ruta
4 personas
Montar los puntos de cruce
4 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar la distribución de antorchas
3 personas
Montar la mesa de bebidas y snacks
3 personas
Comprobar los baños
Probar el sistema de sonido
2 personas

Evento

Cubrir los puestos de voluntariado
8 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir antorchas
3 personas
Explicar las normas de seguridad
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener libre la ruta
4 personas
Cubrir los puestos de tráfico
6 personas
Encender las antorchas de forma segura
4 personas
Hacer salir a los grupos
3 personas
Atender a las personas que se quedan atrás
2 personas
Mantener primeros auxilios disponibles
2 personas
Rellenar antorchas
2 personas
Acompañar la llegada
3 personas
Apagar y recoger las antorchas
4 personas
Recibir a los últimos participantes
2 personas
Hacer que los participantes salgan con seguridad
4 personas

Seguimiento

Retirar las flechas de ruta
4 personas
Retirar los materiales de tráfico
4 personas
Recoger la basura
5 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas de fiesta
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la zona de salida
5 personas
Guardar las antorchas de forma segura
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Limpiar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Comprobar daños en la ruta
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los participantes sobre los objetos encontrados
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 12
Mantelescant. 8
Papeleracant. 6

Iluminación

Antorchascant. 150
Antorchas de reservacant. 20
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Faroles LEDcant. 12
Linternascant. 10
Linternas frontalescant. 8

Seguridad

Mantas ignífugascant. 4
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 16
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Flechas reflectantes de rutacant. 30
Mantas de emergenciacant. 10

Comunicación

Walkie-talkiescant. 10
Baterías externascant. 6
Megáfonoscant. 2
Mapas de rutacant. 150
Números de participantecant. 150
Pulserascant. 150

Decoración

Arco de salida
Paneles informativoscant. 6
Carteles de flechascant. 30

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150

Cocina

Teterascant. 3
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Jarras de servircant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Cucharones de servircant. 8
Bandejas con tapacant. 12

Limpieza

Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Recorre la ruta completa con antelación y vuelve a comprobarla el mismo día: la iluminación, las obras o las condiciones del terreno pueden haber cambiado. Marca los cruces, las salidas y los puntos donde necesitarás personal.
Empieza los trámites varias semanas antes. Registra la ruta, solicita los permisos necesarios, informa a los servicios de emergencia y confirma por escrito la autorización de los propietarios de los terrenos.
Prepara una reserva de antorchas y combustible, además de mantas ignífugas y extintores. Comprueba cada antorcha antes de la salida y guarda el material de repuesto en un punto accesible, no dentro de una caja cerrada al fondo del almacén.
Asigna voluntarios a funciones concretas: cruces, cabeza y final del grupo, primeros auxilios y atención en la salida. Haz una reunión de instrucciones antes de empezar y entrega chalecos reflectantes y walkie-talkies a quienes coordinen el recorrido.
Publica la información de la ruta antes de abrir el registro e incluye la hora de inicio, el lugar de llegada, la distancia, las normas de seguridad y qué ocurre si cambia el tiempo. Cierra las preferencias dietéticas con suficiente antelación para poder preparar la atención posterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una marcha con antorchas?: Empieza al menos 8 semanas antes, porque los permisos, el plan de tráfico y la coordinación con emergencias pueden tardar. Reserva cuanto antes las antorchas, los aseos y el personal de primeros auxilios.
¿Cuántas antorchas de reserva necesito?: Prepara entre un 10 % y un 15 % de antorchas adicionales sobre el número de participantes inscritos. Así tendrás margen para pérdidas, fallos o personas que se incorporen a última hora.
¿Qué hay que comprobar el día de la marcha?: Comprueba la previsión meteorológica, recorre de nuevo la ruta y revisa antorchas, combustible, cruces y señalización. Haz esta verificación entre 3 y 6 horas antes de la salida para poder corregir problemas.
¿Qué información deben recibir los participantes?: Envía antes del evento la ruta, los horarios, los puntos de inicio y final, las normas con fuego y las indicaciones de seguridad. Repite las instrucciones principales en la salida y deja una persona disponible para resolver dudas durante al menos 30 minutos antes de comenzar.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.