Organiser un défilé aux flambeaux sans rien oublier

Un défilé aux flambeaux demande plus qu’un parcours et des torches. Il faut sécuriser chaque passage, obtenir les autorisations, coordonner les bénévoles et prévoir une solution en cas de météo défavorable. Cette checklist de 80 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières démarches administratives au briefing du jour J. Vous y trouverez aussi le matériel nécessaire pour éclairer le cortège et gérer les imprévus.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l'itinéraire
2 personnes
Reconnaître l’itinéraire à l’avance
3 personnes
Demander une autorisation
Signaler l’itinéraire aux services d’urgence
Demander l’autorisation aux propriétaires du terrain
2 personnes
Vérifier l’assurance
Élaborer l’analyse des risques du trajet
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Déterminer les passages piétons
2 personnes
Prévoir des agents de circulation
Planifier le personnel de premiers secours
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Réserver les toilettes
Commander des torches
Ouvrir l’enregistrement des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier les informations sur le parcours
Recruter des bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Revérifier l'itinéraire
3 personnes
Vérifier les torches et le combustible
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Préparer les bracelets et les numéros
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Distribuer les documents par courrier
3 personnes
Distribuer les numéros de téléphone
Balisage de la zone de départ
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Mettre en place les postes de traversée
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer la distribution des torches
3 personnes
Installer la table des boissons et des snacks
3 personnes
Vérifier les toilettes
Tester le système de sonorisation
2 personnes

Événement

Assurer la présence aux postes des bénévoles
8 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les flambeaux
3 personnes
Expliquer les règles de sécurité
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Dégager le parcours
4 personnes
Occuper les postes de circulation
6 personnes
Allumer les torches en toute sécurité
4 personnes
Faire partir les groupes
3 personnes
Encadrer les retardataires
2 personnes
Garder la trousse de premiers secours disponible
2 personnes
Recharger les flambeaux
2 personnes
Accueillir les arrivées
3 personnes
Éteindre et récupérer les torches
4 personnes
Accueillir les derniers participants
2 personnes
Faire partir les participants en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Retirer les matériaux de signalisation
4 personnes
Ramasser les déchets
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de réception
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la zone de départ
5 personnes
Stocker les torches en toute sécurité
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Vérifier l’itinéraire pour détecter des dommages
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les participants des objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 12
Nappesqté 8
Poubellesqté 6

Éclairage

Torchesqté 150
Fusées de réserveqté 20
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 10
Lampes frontalesqté 8

Sécurité

Couvertures anti-feuqté 4
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 16
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 6
Flèches de parcours réfléchissantesqté 30
Couvertures de survieqté 10

Communication

Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 2
Cartes d'itinéraireqté 150
Numéros des participantsqté 150
Braceletsqté 150

Décoration

Arche de départ
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux de directionqté 30

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Carafesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Bacs avec couvercleqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours : définissez le départ et l’arrivée, puis reconnaissez l’itinéraire à l’avance. Notez les passages piétons, les points étroits et les endroits où des agents de circulation seront nécessaires.
Lancez les démarches administratives plusieurs semaines avant le défilé. Prévoyez le temps d’obtenir l’autorisation, de prévenir les services d’urgence et de recueillir l’accord des propriétaires des terrains concernés.
Ne limitez pas la sécurité aux extincteurs : prévoyez aussi des couvertures anti-feu, des trousses de premiers secours, des gilets de sécurité, des barrières et des cônes de signalisation. Vérifiez l’emplacement de chaque équipement pendant la reconnaissance du trajet.
Organisez les bénévoles avec un briefing concret avant le départ. Donnez-leur les consignes de sécurité, les cartes d’itinéraire et des talkies-walkies, puis vérifiez qu’ils savent qui appeler en cas de problème.
Contrôlez les torches et le combustible juste avant l’événement, et pas uniquement à la livraison. Consultez les prévisions météo, revérifiez l’itinéraire et gardez des fusées de réserve ainsi que des lampes LED pour les zones peu éclairées.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il demander l’autorisation pour un défilé aux flambeaux ?: Déposez la demande plusieurs semaines avant la date prévue, dès que l’itinéraire est défini. Le délai exact dépend de la commune et des rues empruntées ; prévoyez aussi le temps nécessaire pour le plan de circulation et le signalement aux services d’urgence.
Combien de bénévoles faut-il pour encadrer un défilé aux flambeaux ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours, du nombre de participants et des traversées de route. Comptez au minimum une personne par point de circulation à sécuriser, puis ajoutez une équipe dédiée aux premiers secours et un responsable de coordination.
Quand faut-il vérifier les torches et le combustible ?: Faites une première vérification à la réception, puis une seconde le jour du défilé avant l’allumage. Contrôlez également les torches de réserve, les couvertures anti-feu et les extincteurs afin de pouvoir réagir immédiatement.
Que prévoir si la météo devient mauvaise le jour du défilé ?: Consultez les prévisions au moins 48 heures avant, puis à nouveau le jour même. Définissez à l’avance les conditions d’annulation ou de report et protégez le point de départ et d’arrivée avec des tentes de réception si elles peuvent être utilisées en toute sécurité.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.