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Fackelzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Fackelzug braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Spaziergang: Feuer, Verkehr und eine größere Gruppe müssen gleichzeitig sicher organisiert werden. Lege die Route früh fest, laufe sie ab und kläre Genehmigungen, Eigentümer sowie Rettungsdienste. Plane außerdem Helfer für Kreuzungen und Erste Hilfe ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Routenplanung bis zur letzten Kontrolle von Fackeln, Brennstoff und Wettervorhersage.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route festlegen

    2 Personen

  • Route vorab ablaufen

    3 Personen

  • Genehmigung beantragen

  • Route bei den Rettungsdiensten melden

  • Genehmigung der Grundeigentümer einholen

    2 Personen

  • Versicherung prüfen

  • Routen-Risikoanalyse erstellen

    2 Personen

  • Verkehrsplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Überquerungsstellen festlegen

    2 Personen

  • Verkehrsregelungskräfte einplanen

  • Ersthelferbesetzung einplanen

  • Start- und Endort festlegen

    2 Personen

  • Toiletten reservieren

  • Fackeln bestellen

  • Teilnehmerregistrierung öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Routeninformationen veröffentlichen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisung erstellen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Route erneut prüfen

    3 Personen

  • Fackeln und Brennstoff prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Armbänder und Nummern bereitlegen

    2 Personen

  • Routenkarten ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien nach Posten verteilen

    3 Personen

  • Telefonnummern verteilen

  • Startgelände absperren

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Überquerungsposten einrichten

    4 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Fackelausgabe vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke- und Snacktisch einrichten

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

Event

  • Freiwilligenposten besetzen

    8 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Fackeln austeilen

    3 Personen

  • Sicherheitsregeln erklären

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Route freihalten

    4 Personen

  • Verkehrsposten besetzen

    6 Personen

  • Fackeln sicher anzünden

    4 Personen

  • Gruppen verabschieden

    3 Personen

  • Zurückbleibende betreuen

    2 Personen

  • Erste Hilfe bereithalten

    2 Personen

  • Fackeln nachfüllen

    2 Personen

  • Ankunft begleiten

    3 Personen

  • Fackeln löschen und einsammeln

    4 Personen

  • Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen

    2 Personen

  • Teilnehmer sicher abreisen lassen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Verkehrsmaterialien entfernen

    4 Personen

  • Abfall beseitigen

    5 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Startgelände reinigen

    5 Personen

  • Fackeln sicher lagern

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Strecke auf Schäden prüfen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Teilnehmer über Fundgegenstände informieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappTischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 6

Beleuchtung

  • FackelnAnz. 150
  • ErsatzfackelnAnz. 20
  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 10
  • StirnlampenAnz. 8

Sicherheit

  • LöschdeckenAnz. 4
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • SicherheitswestenAnz. 16
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 6
  • Reflektierende WegweiserpfeileAnz. 30
  • NotfalldeckenAnz. 10

Kommunikation

  • FunkgeräteAnz. 10
  • PowerbanksAnz. 6
  • MegafoneAnz. 2
  • RoutenpläneAnz. 150
  • TeilnehmernummernAnz. 150
  • ArmbänderAnz. 150

Dekoration

  • Startbogen
  • InfotafelnAnz. 6
  • WegweiserAnz. 30

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 200
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150

Küche

  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8
  • Behälter mit DeckelAnz. 12

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Route und den Genehmigungen. Für öffentliche Straßen musst du zusätzlich Verkehrsregelung, Überquerungsstellen und die Meldung an Rettungsdienste einplanen.
  • Laufe die Strecke zweimal ab: zuerst für die Risikoanalyse und später, spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Zug, für eine abschließende Prüfung von Baustellen, Engstellen und Beleuchtung.
  • Plane pro 20 bis 30 Teilnehmende mindestens eine eingewiesene Aufsichtsperson ein. An Kreuzungen braucht es zusätzlich sichtbar gekennzeichnete Verkehrsregelungskräfte; die genaue Besetzung richtet sich nach der Route und den Behördenvorgaben.
  • Bestelle Fackeln und Ersatzfackeln nicht erst in der Veranstaltungswoche. Prüfe Brennstoff, Löschdecken, Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Koffer am Vortag und halte Taschen- oder Stirnlampen für dunkle Abschnitte bereit.
  • Veröffentliche Routeninformationen spätestens 7 Tage vor dem Termin und erfasse bei der Anmeldung Ernährungswünsche sowie Kontaktdaten. Weise Freiwillige am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Start ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Fackelzug anmelden?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit dem Genehmigungsantrag. Je nach Route können zusätzlich die Zustimmung der Grundeigentümer, eine Verkehrsplanung und eine Meldung an Rettungsdienste erforderlich sein.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Fackelzug?
Plane mindestens eine eingewiesene Aufsichtsperson je 20 bis 30 Teilnehmende ein. Für Kreuzungen, Start und Ziel sowie Erste Hilfe kommen weitere Personen hinzu; die konkrete Zahl hängt von Streckenlänge, Straßenquerungen und Behördenauflagen ab.
Wie viele Ersatzfackeln sollte ich einplanen?
Rechne mit etwa 5 bis 10 Prozent Ersatzfackeln zusätzlich zur erwarteten Teilnehmerzahl. Bei 100 Personen bedeutet das 5 bis 10 Ersatzfackeln; prüfe sie zusammen mit dem Brennstoff spätestens am Vortag.
Wann sollte ich die Route vor dem Fackelzug noch einmal prüfen?
Kontrolliere die Strecke ein zweites Mal 3 bis 5 Tage vor dem Termin und zusätzlich am Veranstaltungstag, wenn Baustellen oder Wetterprobleme möglich sind. Achte besonders auf Engstellen, Kreuzungen, Fluchtwege und schlecht beleuchtete Bereiche.

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