Fakkeltocht organiseren: complete checklist

Een fakkeltocht vraagt vooral om een veilige route en een strakke voorbereiding. Leg eerst datum, start- en eindlocatie vast en regel daarna vergunningen of meldingen. Controleer de route bij daglicht én in het donker, wijs verkeersbegeleiders aan en deel vrijwilligers duidelijk in. Reserveer fakkels en houders op tijd, test verlichting en portofoons en werk het deelnemersaantal regelmatig bij. Met deze checklist zie je welke taken en spullen je in welke volgorde nodig hebt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Route controleren op veiligheid
3 personen
Start- en eindlocatie bevestigen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersbegeleiders aanwijzen
2 personen
Routekaart maken
Routekaarten laten afdrukken
Fakkels en houders reserveren
2 personen
Verlichting en verlengsnoeren testen
2 personen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersaantallen bijwerken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Fakkels ophalen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Fakkels op veiligheid controleren
3 personen
Polsbandjes en nummers klaarleggen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Startlocatie schoonmaken
3 personen
Eindlocatie schoonmaken
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Uitgiftepunt voor fakkels inrichten
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Afzettingen plaatsen
4 personen
Veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Fakkels uitdelen
4 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Startgroep verzamelen
3 personen
Fakkeltocht starten
3 personen
Voorhoede begeleiden
2 personen
Achterhoede begeleiden
2 personen
Kruispunten beveiligen
6 personen
Deelnemers onderweg informeren
2 personen
Fakkels veilig doven
4 personen
Fakkels innemen
4 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Snacks bij de finish serveren
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Routeborden verwijderen
4 personen
Afzettingen verwijderen
4 personen
Afval verzamelen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen droog en veilig opbergen
3 personen
Fakkels tellen en sorteren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Route nalopen op achtergebleven afval
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijen AAaantal 24
Zaklampenaantal 8
Hoofdlampenaantal 6
Oplaadbare portofoonsaantal 8
Batterijladersaantal 4

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Fakkelsaantal 150
Fakkelhoudersaantal 150
Aanstekersaantal 12
Lange lucifersaantal 4
Metalen blusemmersaantal 8
Waterjerrycansaantal 6
Brandblussersaantal 4
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Megafoon
Handmicrofoon

Decoratie

Routebordenaantal 16
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 6
Touwaantal 100
Kabelbindersaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 8
Dienbladenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Blikopenersaantal 2

Catering

Routekaartenaantal 180
Polsbandjesaantal 180
Deelnemersformulierenaantal 200
Pennensetsaantal 4
Tafelnummerkaartenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalknijpersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4

Tips

Controleer de route minimaal één keer overdag en één keer in het donker. Let op smalle passages, kruisingen, obstakels en plekken waar extra verlichting of een verkeersbegeleider nodig is.
Reserveer fakkels en fakkelhouders zodra de aanmeldingen openen. Houd daarnaast enkele extra exemplaren achter de hand en controleer elke fakkel vóór de tocht op schade.
Maak de veiligheidsinstructies kort genoeg om bij de start voor te lezen. Neem daarin de afstand tussen deelnemers, het gebruik van blusemmers en de procedure bij regen of wind op.
Test ledlichtsnoeren, ledlampen, zaklampen, hoofdlampen en verlengsnoeren uiterlijk één dag vooraf. Laad portofoons en batterijen volledig op en leg reservebatterijen bij de start klaar.
Werk het deelnemersaantal tot 24 uur voor vertrek bij. Gebruik dit aantal voor polsbandjes, routekaarten, warme dranken en de verdeling van vrijwilligers en verkeersbegeleiders.

Veelgestelde vragen

Hoeveel fakkels heb ik nodig voor een fakkeltocht?: Reken één fakkel per deelnemer die zelf een fakkel draagt, plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 50 deelnemers leg je dus 55 fakkels en evenveel passende houders klaar.
Wanneer moet ik een vergunning of melding voor een fakkeltocht regelen?: Neem zodra de route en datum vaststaan contact op met de gemeente. Regel dit bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf, omdat beoordeling en aanvullende verkeersafspraken tijd kunnen kosten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fakkeltocht?: Plan minimaal één coördinator bij de start, één bij het eindpunt en per kruising of risicopunt een verkeersbegeleider. Bij een groep van 50 deelnemers werkt een indeling met ongeveer 6 tot 8 begeleiders meestal overzichtelijk.
Wat moet ik de dag vóór een fakkeltocht controleren?: Controleer de weersverwachting, routeborden, verlichting, portofoons, fakkels, houders en blusemmers. Leg polsbandjes, nummers en routekaarten klaar en doe de laatste deelnemers- en vrijwilligerscontrole uiterlijk 24 uur voor vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.